Egedal Kommune har i løbet af de seneste 30 måneder afsluttet og flyttet 38.700 sager fra KMD Sag over til de Fælleskommunale Indexer i SAPA som led i monopolbruddet. KMD Sag er det afsluttende monopolbrudsprojekt i kommunen.
KOMBIT Programleder Nicoline Dollerup med ansvar for monopolbruddet i Egedal Kommune synes, at kommunen har været godt stillet i monopolbruddet med afviklingen af KMD Sag.
“Jeg synes, vi har været heldige. Fordi vi fra starten af projektet har arbejdet målrettet efter at komme ud af KMD Sag, da vi godt vidste, at SAPA ville tage over engang i fremtiden, så da vi startede projektet, var der sat en retning.”
“Samtidig havde vi kun syv andre fagsystemer koblet til KMD Sag. Det betød, vi har haft et mindre antal fagsystemer koblet på, end der ellers kunne have været og som er tilfældet i mange andre kommuner. Det har igen betydet, at vi har skullet lukke færre sager,” siger Nicoline Dollerup.
Egedal Kommune er en fusion af Ledøje-Smørum, Stenløse og Ølstykke kommuner og er en kommune med 44.000 indbyggere nordvest for København. Så selvom monopolbrudsprojektet ikke har været gigantisk, har det alligevel været en stor opgave.
KMD Sag har en lang historie i landets kommuner, og det har været brugt på mange forskellige måder i kommunerne.
Projektleder Mark Erling Petersen, Egedal Kommune: “Projektet har taget lidt længere tid for os end forventet, men det skyldes primært, at vi har skullet vente på, at KOMBITs systemer, som skulle erstatte KMDs systemer, skulle blive færdige. Vi er nogle af de første, der afslutter monopolbruddet, og kunne for så vidt godt have gjort det hurtigere”.
Sidste sag i februar
Sagerne i det sidste fagsystem i monopolbruddet i Egedal Komnnune blev udfaset ved udgangen af februar 2022. Det var sager i pensionssystemet KMD Spk, der indeholder sager i Beskæftigelsesafdelingen. Det er blevet erstattet af KOMBITs system “Kommunernes Pensionssystem”. Nicoline Dollerup betegner det som en festdag, da kommunen lagde den sidste sag fra det gamle pensionssystem, som var koblet op på KMD Sag ,over i de Fælleskommunale Indexer. “Det var et endegyldigt farvel til KMD Sag som det sidste monopolbrudssystem”.
Det er ikke nogen triviel opgave at lukke og flytte 38.700 sager.
“KMD sag bruges også i kommunerne som et overblikssystem, og der er et utal af fagsystemer, der kan være koblet på. Der er visse kommuner som også har anvendt KMD sag som ESDH-system. Det har vi ikke gjort i Egedal Kommune, og vi har i en årrække arbejdet på at komme ud af KMD Sag. Så da vi starter på afviklingen af KMD Sag var der kun syv fagsystemer koblet på KMD Sag.”
De syv fagsystemer, der har været koblet op på KMD Sag, er:
KMD Spk, KMD Aktiv, KMD Liv, KMD Sygedagpenge, KMD Institution, KMD Børn og Unge samt Vita, som er et omsorgssystem fra DXC (tidligere Datacentralen red.)
Med til historien om KMD Sag afviklingen hører også, at alle sagsbehandlere, som ikke har haft et fagsystem til sager, har kunnet oprette sager manuelt i KMD Sag. Det kommer så oveni, da de sager også skulle lukkes eller flyttes over.
“Selv om vores projekt har været mindre end det kunne have været, og vi har været godt stillet fra begyndelsen, så har det stadigvæk været utrolig rodet og utrolig kompliceret, og vi har skullet løbe rundt i hele organisationen tusind gange. Men det har stadig været nemmere end i mange andre kommuner, og nu er det lagt bag os,” siger Nicoline Dollerup.
Når et gammelt KMD-system lukker, overføres alle aktive sager til både det nye KOMBIT-system og de fælleskommunale indekser, hvorfra de bliver hentet op i SAPA.
Herfra kan medarbejderne, som har adgang til data i det nye system via Sags- og Partsoverblik (SAPA) eller Mit Overblik få adgang til data.
Så projektet med KMD Sag har været delt op i to dele. Luk og afslut alle gamle sager i KMD Sag. Få alle de nye data ind i indexerne og udstil dem i SAPA og derfra rulle det ud til medarbejderne.
Når kommunen afslutter eller lukker en sag i et monopolbrudssystem, stopper faktureringen fra KMD, da sagen ikke er åben længere. Derfor har dette projekt i Egedal Kommune økonomiske konsekvenser for KMD.
En hurtig gennemregning viser, at kommunen sparer 7200 kr. pr. måned, svarende til 19 øre pr. åben sag.
“Det er det sidste system i monopolbruddet. Vi har kunnet følge med i, at regningerne er blevet mindre, efterhånden som monopolbruddet er skredet frem. Det var også derfor, at lukningen af de manuelle sager i KMD Sag, var vigtig, fordi det var en rabat i sig selv,” siger Nicoline Dollerup.
Medarbejderne var forberedte
Mark Erling Petersen: “Hele processen blev lettere for os, da der på forhånd var skabt en historie i kommunen om, at KMD Sag skulle lukkes. Det var kun et spørgsmål om tid. Når jeg kiggede forbi, var folk godt klar over, hvad jeg ville snakke om. De var forberedte. I stedet for, hvis man kom og lagde en ekstra opgave på bordet, som ingen anede noget som helst om. Det gør en stor forskel. Det vigtigste for mig var at få overblikket over, hvor mange sager der var, og hvilket KLE-nummer de lå på og hvilken afdeling de tilhørte. Når først man fik fat i det, var der i reglen også en centermedarbejder tilknyttet, som kunne lukke sagen. Og så er det ellers bare gået stærkt.”
”En anden vigtig ting var, at der var få sagsbehandlere, der brugte KMD Sag manuelt og derfor skulle flytte til vores ESDH-system Acadre fra Formpipe. Det har været vigtigt for opgavens omfang. Vi ved, at den del fylder mere for andre kommuner”.
“De mellem 100-150 medarbejdere, som har været med i lukningen og flytningen af sager sidder i det samme rådhus. Vi kender alle hinanden på navn. Så vi har kunnet snakke sammen dagligt eller efter behov. Det har været en fordel for os,” siger Mark Erling Petersen.
Det har været et godt og vellykket forløb med at ophæve konrakten om KMD Sag.