Flemming Kjærsdam • 24 februar 2022

87 kommuner indgår milliardkontrakt om Microsoft 365

SKI indgår Microsoft-aftale for op mod 2,3 mia. kr. med Atea, som leverer Microsoft licenser til 87 kommuner. De mange kommuner, som bakker op om 50.49 aftalen for standardsoftware, får låst deres nuværende prisniveau, hvis licenserne skal fornys i løbet af 2022. Dermed undgår størstedelen af kommunerne de bebudede prisstigninger fra Microsoft i de kommende tre år.

 

 

It-forretningsudvikler Leon K. Johansen, SKI, er godt tilfreds med at have tildelt Atea den milliardstore Microsoft 365 aftale til i alt 87 kommuner og tre forsyningsselskaber. Det er fjerde gang, han har gennemført 50.49 – også kaldet for Microsoftaftalen - og i 2014 var der 29 kommuner med. Nu er der tre gange så mange kommuner med i 2022, og de store kommuner er begyndt at melde deres ankomst.

“Der har aldrig tidligere været så mange kommuner med, og der har aldrig været så mange store kommuner med. Da 50.49 begyndte i 2014 var det en samarbejdsaftale for de små kommuner, som fik noget ud af at gå sammen og skabe mere volumen. Men nu er Esbjerg, Odense, Aalborg og Randers med i aftalen,” siger Leon K. Johansen.

Et andet interessant perspektiv er, at selv om Københavns Kommune ikke er med i aftalen, har de deltaget i forberedelserne af aftalen.

“Tidligere arbejdede kommunerne hver for sig. Denne gang har de arbejdet tættere sammen, og det har været en stor gevinst, at København har deltaget i samarbejdet og givet sit input. De har valgt at stå uden for aftalen og gennemføre deres eget EU-udbud, da fornyelsestidspunktet for Microsoft licenserne falder ved siden af 50.49 aftalen. Samarbejdet har været en stor gevinst for alle parter,” siger Leon K. Johansen.  

 

Priserne låst i tre år

Microsoft varslede i efteråret 2021 prisstigninger på over 30 pct for Office365 licenser, som skulle træde i kraft 1. marts 2022. Men de kommuner, som har meldt sig under SKI-fanerne i 50.49 aftalen, undgår disse prisstigninger. Kommunerne har repræsenteret så stor en indkøbsvolumen, ­at de ved at gå sammen, har kunnet indgå en samlet kontrakt, der vurderes til at være 2,3 mia. kr. værd.   

“Priserne er blevet låst i tre år, og det er nok det allervigtigste, vi har opnået med aftalen. Den prisstigning på op til 33 pct., som Microsoft annoncerede ville træde i kraft først i marts 2022, den undgår de kommuner der er med i 50.49-aftalen, hvis de står til at skulle forny deres licenser i løbet af 2022 – og det skal langt de fleste,” siger Leon K. Johansen.

SKI har været på turné i KITAs lokale afdelinger for at fortælle de fremmødte it- og digitaliseringschefer om indholdet af 50.49. Ifølge Leon K. Johansen har kommunerne vist stor interesse for den nye aftale.

Udover de attraktive priser, åbner den nye aftale op for større frihedsgrader af valg og tilvalg inden for de enkelte licensgrupper af software.

 

Softwarepakker

På aftalen får kommunerne adgang til hele Microsofts produktportefølje. Der er sammensat fire specielle licenspakker, der er målrettet de forskellige medarbejdergrupper i kommunerne.

”SKI-pakkerne omfatter de mest købte licenser på tværs af kommunerne, og nu er det også muligt at købe de samme typer licenser på tværs af både Academic- og Corporate-licensaftaler. Derved får kommunerne mulighed for at opnå en ensartet softwareprofil på tværs af deres organisation. Det frigiver en del ressourcer, som hidtil har skullet bruges på den administrative håndtering af licenstildelinger,” siger Leon K. Johansen.

Licenspakkerne dækker både de tunge, administrative brugere og de mere lette brugere. Derudover er de justeret, så de taler bedre sammen på tværs af brugerne end hidtil. Eksempelvis kan en let

bruger blive dækket af den samme sikkerhedssoftware, som de tunge, administrative brugere.

 

Ændrer sig hurtigt

”Softwaremarkedet og indkøbsbehovet ændrer sig hastigt, og derfor er aftalen vanskelig at sammenligne med den tidligere aftale. Der er tilbudt mange nye licenspakker med gode vilkår og fordelagtige priser, som i stort omfang friholder kommunerne fra de globale prisstigninger, Microsoft har annonceret,” siger Leon K. Johansen.

Med andre ord har kommunerne opnået økonomiske fordele ved at samle deres indkøbsvolumen, der er blevet væsentligt bedre end forventet.

På aftalen er der også vilkår, der er bedre end standardvilkårene på visse af Microsofts produkter. En kommune kan få rettigheder til on-premise installationer, selvom de køber visse cloud-licenser.

Der er også givet en bedre fleksibilitet for de lette brugere (F-licenserne), hvor de nu kan få lov at tilgå en større skærmstørrelse end hidtil.




 

Brugerprofiler på aftalen:

-   E- brugere - de tunge administrative brugere, sagsbehandlere mv.

-   F-brugere - de lidt lettere brugere, som arbejder i ”marken”, f.eks.

sosu-assistenter og teknikere

-   A-brugere – administrative inden for skoleområdet, f.eks. lærere og pædagoger

-   A-light brugere – Academic-brugere, der ikke har behov for en Office-pakke og måske ikke har egen enhed, f.eks.  børnehavepædagoger

 

En stor del af arbejdet med ekspertgruppen blandt kommunerne har bestået i at få justeret eksisterende licenspakker, så de i højere grad er tilpasset de forskellige brugerprofiler og behov i kommunerne. Det bliver nu muligt at købe de samme typer licenser på tværs af Academic- og Corporate-licensaftalerne, hvilket letter licenshåndteringen i kommunen.