Dansk IT er kommet med en række nye anbefalinger om en ny udbudspraksis til staten, som kommunerne måske også kan bruge, siger formanden for Dansk IT`s udvalg for Offentlig IT, CFO og strategi-direktør i cBrain, Ejvind Jørgensen.
Der er behov for en helt ny praksis omkring udbud af offentlige digitaliseringsprojekter. Der skal mere fokus på forretning og værdiskabelse. Vi skal nulfejlskulturen og den manglende risikovilje til livs. Desuden skal rammevilkårene ændres, så der kommer mere fokus på hands-on-forprojekter, der reducerer usikkerheden om, hvad der kan lade sig gøre, inden store komplekse it-løsninger kommer i udbud.
Det er i kort form Dansk IT´s budskab til politikerne i en diger rapport, ”Statens Udbudspraksis på digitaliseringsområdet”, som kom i fjor. Dansk IT arbejder nu hårdt politisk for at skabe forståelse for rapportens budskaber. Og med betydelig succes.
”Vores anbefalinger falder i tre grupper. I de to første efterlyser vi større fokus på værdiskabelse og en ny ledelseskultur. Her taler vi først og fremmest til det gode i menneskene. Den tredje anbefaling om ændringer i rammevilkårene kan bidrage til at styre tingene i den rigtige retning. Det afgørende er, at vi får skabt en kultur, hvor vi formår at træffe beslutninger i et usikkert rum”.
”Vi skal så at sige give beslutningstagerne et kosteskaft i ryggen. I den forbindelse er det af stor betydning, at vi får gjort det obligatorisk at lave små hands-on-projekter, pilotprojekter, eller prøveboringer som jeg kalder dem, inden store, komplekse it-systemer sendes i udbud. På den måde mindsker vi usikkerheden og letter beslutningsprocesserne,” siger formanden for Dansk IT`s udvalg for offentlig IT, Ejvind Jørgensen, CFO og strategi-direktør i den børsnoterede software-virksomhed, cBrain.
Han vedgår, at Dansk IT’s store rapport især fokuserer på staten af ressourcemæssige årsager, men tænker dog, at den også kan tjene til inspiration i kommuner og regioner.
”Af ressourcemæssige årsager har vi ikke haft mulighed for at gå i dybden med kommunerne og regionerne, men jeg haft samtaler med såvel kommuner som regioner om emnet og ved herfra, at der er stor interesse for rapporten alligevel. Mange af de problemstillinger, vi beskriver, er også relevante i kommuner og regioner”, siger Ejvind Jørgensen.
Allerede nu har Dansk IT´s rapport sat sit aftryk. Det kan bl.a. ses i Digitaliseringspartnerskabets rapport fra oktober 2021. Her hedder det, at ”komplicerede udbudsregler og rigide fortolkninger trækker adskillige ressourcer på begge sider af bordet, og små slåfejl kan vælte et udbud. Hos mange it-leverandører er det således for udgiftskrævende og risikofyldt at deltage i offentlige udbud. Derved går det offentlige glip af nye løsninger på velfærdssamfundets problemer.”
Stigende transaktionsomkostninger
Baggrunden for DANSK IT´s rapport er bl.a. de stigende transaktionsomkostninger ved offentlige udbud af it-løsninger. Der er eksempler på, at omkostningerne til at gennemføre udbud og håndtere klagesager udgør op til halvdelen af de samlede projektomkostninger.
Det er egentlig ikke fordi, antallet af klagesager i Udbudsankenævnet er voldsomt stort. Men frygten for, at store udbud ender i klage-bureaukrati, gør de offentlige udbud unødvendigt komplicerede.
Som Ejvind Jørgensen udtrykker det: ”Der er kommet mere fokus på at gøre tingene rigtigt i stedet for at gøre de rigtige ting. Den offentlige sektor er blevet verdensmester i compliance, men du kan ikke styre dig til storhed”.
Topledelsen skal på banen
Han peger på flere forhold som gør sig gældende:
Således ser han en tendens til, at it-udbud ikke i tilstrækkelig grad er forankret hos forvaltningscheferne. Beslutninger forberedes og træffes i praksis for langt nede i organisationerne.
I sager, hvor der er markedsdialog som led i en udbudsproces, foregår dialogen ofte mellem hyrede konsulenter og personer fra indkøbsafdelingen, mens det er personer fra topledelsen, der møder op, når en kontakt skal underskrives.
”Men det er forvaltningscheferne, der skal sætte mål og stå på mål for, hvad man vil have ud af en anskaffelse”, siger Ejvind Jørgensen.
Han peger på, at de fleste leverandører vil sige, at de kan leve op til en kravspecifikation, men kravene kan opfyldes med forskellig effekt. Det er topledelsens opgave at sikre, at der opnås den størst mulige effekt pr. investeret krone. Det skal afspejle sig i det valg man træffer.
Ejvind Jørgensen oplever, at man i den offentlige sektor i for høj grad deponerer sin ledelsesret i regneark, når det gælder om at træffe afgørelser om tildeling af opgaver.
”Der skrives vurderingsregneark så langt som et ondt år. Der opstilles op til 700 kriterier. Så giver man point og tildeler opgaven til den leverandør, der får bedst score. Man henholder sig til en udregning for at dække sig ind mod forventede klager. Men man får ikke nødvendigvis det rigtige resultat. Processen får sit eget liv, men undervejs glemmes den sunde fornuft”.
Dansk IT slår også et slag for nødvendigheden af flere ”prøveboringer”.
”Af frygt for at begå fejl undlader vi prøveboringer – vi undlader at lære noget, der driver usikkerheden ud inden indkøbet sker og kontrakten underskrives. Det er faktisk lovligt at lave forhåndsprojekter, blot man efterfølgende stiller den viden, man har opnået, til rådighed for samtlige de leverandører, der indgår i en udbudsproces”.
Finansminister bakker op
Det øgede forretningsmæssige fokus og en ny ledelseskultur omkring udbud af digitaliseringsprojekter søger Ejvind Jørgensen og hans kolleger først og fremmest at udbrede via organiserede rundbordssamtaler, hvor bestillere, leverandører, konsulenter og andre eksperter deltager.
Men han noterer sig også, at Nicolai Wammen (S) og Finansministeriet offentligt har taget en række af Dansk IT`s anbefalinger til sig.
”På nogle områder skal vi have en større risikovillighed, hvis det giver et bedre produkt. Der er en tendens til nulfejlskultur, fordi der politisk er meget fokus på, at vi får det vi har bestilt til den aftalte tid og til den aftalte pris”. Sådan har Wammen bl.a. kommenteret Dansk IT`s rapport.
De ændrede rammevilkår har Dansk IT opnået i forbindelse med forberedelserne til den bebudede nye statslige udbudslov.
Foreslår fast udvalg i Folketinget for digitalisering
Folketinget diskuterer ivrigt nye vejprojekter, men forsømmer at lægge strategier for den digitale infrastruktur. Det skal et nyt fast folketingsudvalg lave om på, mener Dansk IT.
Corona-epidemien har vist, hvor betydningsfuld digitaliseringen af den offentlige sektor er.
På rekordtid er der udviklet coronapas, systemer til tidsbestilling og validering af vacciner og test, digitale sundhedskort og meget andet. Det har betydet, at Danmark er kommet lettere gennem epidemien end de fleste af de lande, vi normalt sammenligner os med.
Men alligevel fylder digitaliseringen af den offentlige sektor forsvindende lidt på Christiansborg.
De fleste af partierne har ganske vist en ”it-ordfører”, men at være it-ordfører er ikke særligt eftertragtet, og derfor tiltrækker posten heller ikke de mest indflydelsesrige politikere. Og it-ordførerne beskæftiger sig for øvrigt ikke nødvendigvis med digitalisering.
For at få de store digitaliseringsprojekter i den offentlige sektor sat på den politiske dagsorden vil Dansk IT have nedsat et permanent digitaliseringsudvalg.
”Når vi skal lave nye veje er det nemt at rejse en politisk debat, men den digitale infrastruktur er ikke et hot emne blandt politikere. Det skal vi have lavet om på. Der er jo tale om store investeringer, som i de fleste tilfælde rækker langt ud over en valgperiode. Det er her et fast digitaliseringsudvalg kommer ind i billedet,” siger formanden for Dansk IT´s udvalg for Offentlig IT, CFO og strategidirekør i cBrain, Ejvind Jørgensen.
Et sådant udvalg kunne f. eks. en gang om året lave en rapport om digitaliseringens tilstand, foreslår Ejvind Jørgensen.
Han erkender, at der er lavet en digitaliseringspartnerskab mellem den offentlige sektor og IT-faglige interesse-
organisationer og foreninger, men der er ikke tale om et permanent partnerskab. Han erkender også, at staten har et IT-råd, men her koncentrerer man sig om vurderingen af konkrete it-projekter. Rådet har ikke en strategisk funktion på digitaliseringsområdet .
Konkrete anbefalinger fra Dansk IT
• Gebyr for klagesager skal hæves fra 20.000 kr. til 50.000 kr. – med undtagelser for SMV:
• Digitalt kompentenceløft til 100 mio. kr.
• Digitaliseringsudvalg i Folketinget, der skal følge digitaliseringsprojekter.
• Fasttrack- udbudsplatform
• Små hands on-projekter - forprojekter før større udbud.
• Modenhedskrav til leverandører ved større projekter over 30 mio. kr.
• Nye smarte ting udvikles først, når det nye system har bevist, at det kan overtage det gamle systems funktioner. Bevillingspraksis indrettes herefter.
• Ny statslig strategi for sourcing og udbud af statslige it-systemer
Mere innovative forløb
De seneste år har der været stort fokus på agile udviklingsforløb. Agile projekter fører ofte til de bedste resultater, og man mindsker samtidig faren for, at et givent it-system allerede er blevet forældet, før det går i luften. Det er nemlig set før med offentlige it-projekter. På grund af det store fokus på priser lægger den nuværende udbudslov stadig op til omfattende kravspecifikationer. Selvom det gang på gang er bevist, at det ikke sikrer succes. Det bør i stedet være projektets natur, der afgør metode – ikke loven.
Det mener Lise Bach Vestergaard, salgsdirektør for den offentlige sektor, i den mellemstore danske IT-virksomhed, Commentor, der både har kunder i staten og kommunerne. Hun mener, at den nye udbudslov, som regeringen arbejder med, i højere grad bør muliggøre innovative projektforløb.
”Det offentlige er bedst tjent med, at der arbejdes mere med innovative projektforløb, der efterfølgende kan danne grundlag for valget af leverandør. Det er bedre at lave pilotprojekter, hvor man udvikler i en trial and errorproces og sikrer sig, at det kunden ønsker rent faktisk kan efterkommes og måske justeres i forhold til de oprindelige forventninger. Det bliver billigere i sidste ende”, siger hun til Magasinet KITA, Kommunernes IT-magasin.
Lise Bach Vestergaard påpeger desuden, at det omkostningstunge og ressourcekrævende udbudsarbejde med kravspecifikationer er en fordel for de virksomheder, som er gode til at søge udbud og skrive løsningsbeskrivelser, fremfor at belønne de ofte mindre it-leverandører, der er dygtige til at udvikle værdiskabende systemer.