Lige nu er kommunerne i fuld gang med at forberede sig til implementeringen af Næste generation Digital Post (NgDP). Odense og Hedensted er to kommuner, der har tradition for at engagere sig aktivt i offentlige Digital Post løsninger, og det gælder også i forhold til NgDP. Begge kommuner er positive over for det nye MeMo-format, men ser tværsektorielle standarder for anvendelsen som en forudsætning for at høste væsentlige effektiviseringsgevinster.
Odense Kommune er også med som pilotkommune i NgDP.
”Rent teknisk ser der ikke ud til at være begrænsninger i formatet og mulighederne for opmærkning af meddelelserne. Vi har været med til at give input og feedback i forbindelse med udviklingen af det og fået nogle ekstra felter med. Så det, der endte med at komme med i udbudsmaterialet, var efter vores mening tilstrækkeligt,” siger Chefkonsulent Birgitte Hjelm Paulsen, Digitalisering og Data i Odense Kommune, der er en af otte pilotmyndigheder i NgDP-projektet.
Jesper Overgaard, digitaliseringskoordinator i Hedensted Kommune, er også tilfreds med selve formatet, men det springende punkt bliver anvendelsen af det:
”Det er fint, at vi får nogle nye tekniske muligheder, men MeMo er jo en tom teknisk skal, så man er også nødt til at tænke på, hvordan vi får anvendt de opmærkningsmuligheder, der er i formatet, på den rigtige måde. De enkelte kommuner kan ikke gøre det selv, så jeg er meget tilfreds med, at KL nu er kommet på banen med et projekt til at understøtte kommunernes brug af de nye funktioner til opmærkning.”
Forskellige ambitionsniveauer
Odense Kommune ser også den faktiske anvendelse af opmærkningen i MeMo som en afgørende faktor.
”I Odense Kommune er vi meget ambitiøse i forhold til at få implementeret en dyb Digital Post integration, så vi kan benytte felterne i MeMo til at automatisere og dermed effektivisere vores håndtering af Digital Post. Jeg oplever, at nogle af mine kolleger i kommunerne ikke nødvendigvis er så optaget af de nye muligheder i MeMo, men mere optaget af at komme igennem med, hvad man kunne kalde en minimumsløsning. Det er selvfølgelig vigtigt, at der er hul i gennem den 30. november 2021, men jeg kunne godt have et ønske om, at der var en bredere interesse for de nye muligheder. I øjeblikket er det mest de store kommuner, der er optaget af det,” siger Birgitte Hjelm Paulsen.
Jesper Overgaard kan godt genkende billedet af forskellen mellem små og store kommuner og ser flere forklaringer på det:
”De store kommuner har flere ressourcer at kaste efter sådan et projekt, og deres incitament i forhold til automatisering og effektivisering er bare større på grund af den meget større mængde Digital Post, de skal håndtere. I de mindre kommuner vil der i en del tilfælde være så få tilfælde af en bestemt meddelelsestype, at det ikke vil kunne betale sig at bruge ressourcer på at automatisere flowet.”
Fælles standarder og best practices
Kommunerne kan selv styre, hvilke felter de vælger at opmærke i den post, de sender ud til borgere og andre offentlige myndigheder. I det scenarie kan feltindholdet eksempelvis anvendes til autorouting til rette medarbejder eller til autojournalisering, når den digitale postmeddelelse fra kommunen bliver besvaret. Begge kommuner peger dog på, at hvis der virkelig skal høstes effektiviseringsgevinster med MeMo, så skal der aftales fællesoffentlige standarder og best practices for opmærkningen, så meddelelser, kommunerne får tilsendt fra andre offentlige myndigheder, er opmærket på en måde, der giver mulighed for effektiviseringer.
”Der ligger nogle effektiviseringsmuligheder og dermed besparelser og venter på os, men forudsæt-ningen er, at de, der sender til os, vælger at udnytte mulighederne i MeMo. Vi er afhængige af, at der kommer en fællesoffentlig enighed på området, der også inkluderer de statslige styrelser. Nogle styrelser har gang i nogle overvejelser, men der er også nogle, vi ikke rigtig hører fra, eller som kun har fokus på minimumsløsningen,” siger Birgitte Hjelm Paulsen.
Ifølge Jesper Overgaard er der nogle grundlæggende problemstillinger i forhold til det incitament, eksempelvis en statslig styrelse vil have til at foretage en opmærkning, der kan anvendes aktivt i kommunerne:
”De, der skal lave opmærkningen, høster jo ikke nødvendigvis gevinsten selv. Det er jo en af de helt store udfordringer i al samarbejde på tværs af sektorer. Så det er vigtigt, at Digitaliseringsstyrelsen sætter et projekt i søen for at skabe incitamenterne til det. Man skal have myndighederne i kommunerne, regionerne og staten til at tale sammen, og jeg så også gerne, at der blev sat en pose penge af til det.”
Jesper Overgaard peger på en anden udfordring, som skal adresseres, og som er af mere teknisk art:
”Vi skal også blive enige om, hvilket ”sprog”, vi opmærker i. Vi har eksempelvis mulighed for at bruge KLE-numrene i det nye format, men de bruges ikke i regionerne og staten, hvilket bidrager til at gøre det hele endnu mere komplekst. Det er også en problemstilling, som vi skal have løst.”
I Hedensted har man allerede omkring 30 robotter kørende til automatisering af administrative opgaver, eksempelvis håndtering af børne- og straffeattester via Digital Post, men de nye muligheder for opmærkning vil give bedre muligheder for automatisering.
”Struktureret opmærkning gør en automatiseringsløsning meget mere robust, da man ikke behøver at søge i selve filen for at finde ud af, hvad den handler om. Dertil kommer, at man med øget automatisering får en gevinst i forhold til GDPR, da man kan undgå, at en Digital Post meddelelse skal igennem for mange hænder,” forklarer Jesper Overgaard.
Kvalitetsløft for borgerne
Både i Odense og Hedensted ser man frem til de muligheder, som MeMo byder på i form af såkaldte handleknapper og mulighed for at trække vigtige informationer ud og tydeliggøre dem over for modtageren.
”Vi ser de mere borgervendte features som handleknapper og at highlighte vigtige informationer som en del af et generelt kvalitetsløft, der kan hjælpe borgerne til hurtigere at gennemskue, hvad meddelelsen handler om, og hvad de skal foretage sig. Det er funktioner, der bør være en stor fordel for alle kommuner,” siger Birgitte Hjelm Paulsen.
Jesper Overgaard forventer, at det nye format kan være med til at give en bedre digital oplevelse for borgeren og kan være med til at skabe nogle mere sammenhængende digitale flows.
”Jeg tror, der er gevinster at hente både for os som kommune og for borgerne. Vi har ret store forventninger til den nye løsning, men lægger os som med mulighederne for automatiseringsgevinster også her i slipstrømmen af de samarbejder, der foregår eksempelvis i KL-regi.”
Udfordring med agil udvikling
I Odense Kommune har man lidt over 30 brevdannende systemer, og deraf har man udvalgt fire, som nu er i gang med et blive koblet på NgDP. Overordnet set skrider arbejdet godt frem, men der er dukket en større udfordring op i selve udviklingsprocessen.
”Det er fint at arbejde agilt og løbende at få leveret nogle delelementer i sprints. Men vi opdagede, at hele sikkerhedsdelen, der allerede var godkendt i et tidligere sprint, var blevet skrevet helt om. Det skaber både frustration og øgede udgifter hos os og hos vores fagsystemleverandører, der allerede havde kodet op imod det, de også regnede med, var færdigt. Så en anden gang vil vi have mere fokus på, hvad man præcist kan forvente sig af kommunikationen i forhold til udviklingsprocessen,” forklarer Birgitte Hjelm Paulsen, der tilføjer, at netop formidlingen af information mellem de to parter: fag-systemleverandøreren og Netcompany, der står for udviklingen af NgDP, har været den største opgave i projektet indtil videre.
NgDP vil i modsætning til den nuværende løsning være offentligt ejet. Birgitte Hjelm Paulsen håber, at det på lidt længere sigt vil give kommunerne en fordel:
”Lige nu er der et fokus på at nå i mål til den 30. november. Derefter skulle det gerne blive en fordel, at det er vores løsning, så vi selv kan vurdere, hvad der giver værdi. Men det kræver, at vi kan blive enige om at bruge penge på de forbedringer, som vi nu får muligheden for selv at beslutte.
Vi må se om et års tid, hvordan det har udviklet sig.”