Alle danske myndigheder står overfor en større omlægning med lanceringen af Næste generation Digital Post (NgDP). Omstillingen til det nye postformat MeMo (MeddelelsesModel), som alle myndigheder skal bruge til at afsende post med inden udgangen af november 2023. “Det bliver en større opgave for landets kommuner, alt afhængig af ambitionerne,” siger NgDP -projektleder Henrik Kühlmann Jørgensen, Odense Kommune.
Digitaliseringsstyrelsen lancerede NgDP i marts 2022. Det var en forsinkelse på fire måneder. Lanceringen omfattede udelukkende kravet om at kunne modtage post i det nye MeMo format. Den store omlægning, som kommer nu, består i at få koblet de “brevdannende systemer” til MeMo formatet, så myndigheder kan afsende post i formatet senest i november 2023.
Ifølge en rapport fra KL om “Digital Post og MeMo formatet”, som er skrevet af Netcompany, hedder det, “kommunerne skal tage stilling til ambitionsniveau og prioritering af indsatsområder inden november 2023, hvor alle myndigheder skal kunne sende i MeMo-formatet”.
Henrik Kühlmann Jørgensen: “Der står ikke, at det er alle brevdannende afsendersystemer, der skal anvende MeMo funktionaliteter. Vi skal blot kunne afsende i MeMo formatet. Det er helt op til vores egne ambitioner om at beslutte, hvor avanceret vores opmærkning skal være”.
Han understreger dog, at Odense Kommune er ambitiøs med hensyn til at udnytte potentialet i MeMo formatet. Rent teknisk bestemmer kommunerne selv “opmærkningen” af meddelelserme. At kunne udnytte felterne i MeMo til at målrette, automatisere og dermed effektivisere håndteringen af Digital Post.
Gør døde PDF´er levende
Henrik Kühlmann Jørgensen taler om, at gøre de “døde PDF-filer levende”.
Vi kender allesammen den strøm af PDF-filer, som vi gennem årene har modtaget fra Borger.dk, Virk.dk og e-Boks og som vi ikke kan svare tilbage på. De går kun en vej. Med NgDP og MeMo formatet, vil vi blandt andet komme til modtage opmærkede MeMo beskeder med “aktive, avancerede links”, som modtagerne kan klikke på og dermed besvare, handle på eller betale.
“Hvis jeg sender en mail til en borger om, at han eller hun skal møde op i Jobcenteret på tirsdag kl. 8.30 – og det vigtigste for os er, at borgeren møder op til aftalt tid, så kan systemet berige den Digitale Post besked, med en knap, der fungerer som et aktivt link. Borgeren kan trykke på knappen og beskeden bliver automatisk lagt ind i borgerens kalender. Dét, vi opmærker i beskeden, er det, vi vurderer, er det vigtigste og som dermed giver størst gevinst,” siger Henrik Kühlmann Jørgensen.
MeMo går i gang
Odense Kommune er lige i starten af MeMo implementeringen.
“Vi er i gang med et kirkegårdssystem. Her samarbejder vi med de seks største byer, hvor vi bruger det samme system. Vores aftale er med EG/Brandsoft. Det er dem, der er leverandør. Vi ønsker at sætte den proces i gang nu, men det kræver, at leverandøren er klar. Og vi har et tandplejesystem i et samarbejde med Hillerød, Aalborg og Aarhus. Så i stedet for at vi går ud til leverandørerne hver for sig, finder vi sammen med kommuner, når det giver mening og stiller fælles krav til leverandørerne. Det er både billigere og mere effektivt. MeMo-formatet kan godt gå hen og blive leverandørernes cashcow, hvis ikke vi tænker os godt om i samarbejde med hinanden og KOMBIT,” siger Henrik Kühlmann Jørgensen.
Store potentialer
MeMo er spået en stor rationaliseringsgevinst i det offentliges postgange. Når projektet omtales som en større omlægning, skyldes det, at der findes i tusindvis af forskellige brevskabeloner i kommunerne. Men det er til gengæld også her, rationaliseringerne og gevinsterne findes.
For at hjælpe kommunerne på vej har KL derfor i samarbejde med KOMBIT og Netcompany udarbejdet en rapport, der skal give et bud på, hvor og hvordan kommunerne kan få mest udbytte af det nye MeMo-format. I rapporten er der blandt andet defineret seks arketyper, som skal hjælpe med at afdække forretningsbehov, og der er udviklet et værktøj, som hedder “potentialeberegner”, der skal hjælpe kommunen med at finde ud af, hvor vigtig en konkret brevskabelon er i forhold til MeMo opmærkning. De breve, der sendes oftest ud, og har størst volumen, kan der være størst potentiale i at tage først.
“Jeg taler med fagsystemsejerne og sagsbehandlerne i afdelingerne. De har fingeren på pulsen, og det er med til at prioritere ud fra viden og behov, hvilke brevskabeloner vi tager først. Hvis der er tvivl, er potentialeberegneren et godt værktøj til at hjælpe med at afdække,” siger Henrik Kuhlmann Jørgensen.
Fremtidens Snitflade til afsendelse og modtagelse af Digital Post?
Rent strategisk har Odense kommunen truffet en beslutning om at få så mange systemer udviklet, så de kan anvende KOMBIT´s Serviceplatform, SF 1601 og SF 1606 som henholdsvis afsender og modtager system. Det første system Odense Kommune har fået over på Serviceplatformen er et byggesagssystem fra Geokon, og der arbejdes på at få flere systemer koblet på.
“Vi tager et system ad gangen. Ved at lægge systemer over på Serviceplatformen får vi mulighed for at samle så mange af vores systemer, når det giver mening, i stedet for at have flere brokerløsninger. Vi spørger vores leverandører, om de vil anvende KOMBIT´s snitflader på deres system. Det er der leverandører, som ikke ønsker på nuværende tidspunkt. Her bliver vi så nødt til – næste gang vi går i udbud med systemet – at skrive det ind i vores kravspecifikation. At systemet skal kunne integreres til de fællesoffentlige standarder, herunder serviceplatformen”.