KOMBIT: Nye udbud giver kommunerne mere for pengene

Alt fra kontanthjælp, ejendomsregistrering og sagsbehandling foregår over it-systemer og applikationer, som KOMBIT har haft ansvaret for de sidste ti år. Et net af leverandører både udvikler og driver det elektroniske nervesystem, så kommunernes medarbejdere kan passe deres arbejde rundt om i Danmark. Og det er ikke billigt. De samlede udgifter for alle kommunernes it-systemer løber op i omegnen af syv milliarder kroner om året.
Men nu ændrer KOMBIT på sine udbud af it-systemerne, der på sigt skal give kommunerne mere værdi i det daglige, lyder det fra Poul Ditlev Christiansen, CMO i KOMBIT.

Tættere på infrastrukturen

Kort fortalt har KOMBIT siden starten udbudt udvikling og drift af it-systemer som en samlet pakke, en såkaldt full stack-kontrakt, som it-leverandører kunne byde på. Ofte udliciterede leverandøren driften til en underleverandør, som KOMBIT ikke har haft direkte kontakt med.
Men nu hvor KOMBIT står overfor at skulle sende de fleste af sine systemer i udbud igen, har KOMBIT valgt at skille udbuddet af systemdriften fra selve udviklingsopgaverne. Ifølge Poul Ditlev Christiansen vil KOMBIT i den nye model komme langt tættere på også de leverandører, der har ansvaret for systemernes drift.
”Vi håber på, at vi ved kun have en driftsleverandør, som vi har direkte kontrakt med, kan sikre mere driftsstabilitet og måske på sigt får lavere udgifter på drift.,” siger han.
Kort sagt vil KOMBIT med den nye udbudsstrategi tage en langt mere aktiv rolle blandt andet i forhold til kvalitetssikring og test af systemerne, elementer, der i dag udgør store udgiftsposter.
”Vi kan få et meget mere agilt samarbejde med leverandørerne, og dermed en lavere risiko for dem, og lavere udgifter til udvikling. Leverandøren behøver kun at afregne for den tid, der rent faktisk er blevet brugt. Når vi kommer tættere på leverandørerne, kan vi også se, hvor trimmet den enkelte er sammenlignet med de andre,” siger Poul Ditlev Christiansen.

Bedre at videreudvikle

Ud over dette peger den teknologiske udvikling på, at AI kan mindske omkostningerne yderligere. Kunstig intelligens kan overtage dele af udvikling af de kommunale it-systemer, vurderer han.
Hvor meget der reelt er at spare, er det endnu for tidligt at sætte kroner eller procenter på, men ifølge KOMBIT har man flere indikationer på, at der er penge at spare ved at ændre på den måde, opgaver bliver sat i udbud på. En anden gevinst ved at træde et eller flere skridt tættere på leverandørerne, er, at nye funktioner kan udvikles og sættes i drift hurtigere, fremhæver Poul Ditlev Christiansen.
”Frem for at have få og meget store systemændringer vil vi hellere have det, vi kalder continuous improvement, hvor vi har flere men mindre releases,” siger Poul Ditlev Christiansen. Det vil gøre det nemmere for medarbejderne i det daglige, simpelthen fordi systemændringerne vil være nemmere at overskue. Samtidig skal man være klar over, at det at udskifte store, komplekse systemer som f.eks. kontanthjælpssystemet kræver mange ressourcer ude i kommunerne.
”Faktisk giver det ofte bedre mening at bygge videre på de eksisterende løsninger, og det vil også afspejle sig i udbuddene,” siger Poul Ditlev Christiansen.

Før den nye leverandør er i gang

For leverandørerne betyder det, at de opgaver, der bliver sat i udbud – uanset om det er drift eller applikationsudvikling – i højere grad vil bestå af løbende vedligeholdelse og videreudvikling frem for at udvikle et helt nyt system fra bunden.
Efter sommerferien regner Poul Ditlev Christiansen med, at processen går i gang. Han understreger, at i udbudssager som disse ikke er noget, som kan ordnes på kort tid. Efter udbudsreglerne tager selve udbuddet seks måneder, mens der efterfølgende går endnu et halvt år, før den nye leverandør er i gang.