Kommunerne har store ambitioner om nye digitale løsninger, der kan reducere behovet for arbejdskraft. Men ude i kommunerne er det svært i praksis. ”Vi møder ofte en mur”, siger praktiker. ”Hvis blot løsningerne medfører et øget serviceniveau, bruges pengene forkert,” advarer professor.
Frem til 2030 kommer kommunerne ifølge flere prognoser til at mangle yderligere 44.000 medarbejdere, hvis serviceniveauet er det samme som idag. De har kun udsigt til at kunne få 10.000, hvis kommunernes andel af den samlede rekruttering af arbejdskraft bliver som nu.
Den udfordring skal bl.a. imødegås via et stærkt fokus på nye digitale løsninger, der letter arbejdsgange, frigør hænder og samtidig gør det nemmere for borgerne at komme i kontakt med kommunen. Det er hovedbudskadet i Kommunernes Landsforenings nye digitaliseringspolitik. Men det er lettere sagt end gjort, når f.eks. Aalborg borgmester Thomas Kastrup Larsen, formand for KL´s Arbejdsmarked- og borgerserviceudvalg, drømmer om plejehjem hvor ”de prøver sensorbleer, der registrerer om bleen skal skiftes, hvor de har sensorer, som automatisk registrerer om beboerne falder, hvor de har medicindoserings-maskiner, som automatisk doserer pillerne efter lægens anvisninger, og hvor de har intelligent vagtplanlægning, der reducerer behovet for vikarer”. Som han siger: Der er ikke noget sluttidspunkt for digitalisering.
Men faktum er, at digitalisering er svært, og det medfører ikke altid frigørelse af ressourcer.
Pilotprojekter forbliver piloter
Skal man tro divisionsdirektør Johnny Iversen fra den nordiske software leverandør EG, der har mange kunder i den kommunale sektor, er der gode pilotprojekter rundt om i kommunerne. Men de forbliver ofte pilotprojekter.
”I en hårdt presset hverdag i kommunerne kan det være svært at finde ressourcerne til at digitalisere”, mener Johnny Iversen, der peger på, at de kommuner, hvor det lykkes, har sikret sig, at der er et incitament til at føre pilotprojekterne videre. Det er vigtigt, hvis f.eks en digitaliseringsløsning frigør to fuldtidsstillinger, som så går fra det budget og den afdeling, der har haft besværet med at udvikle og implementere piloten.
Han peger samtidig på, at flere og flere kommuner nu bruger standardløsninger, fordi de er nemmere at implementere, og derfor ikke har det samme ressourcetræk på organisationen.
Han understreger vigtigheden af, at man i kommunerne gennemgår sine processer og arbejdsgange og forenkler dem, inden man giver sig til at digitalisere dem.
”Digitale løsninger kræver nytænkning af den måde, man arbejder på. Det kræver i nogle tilfælde et opgør med de vanlige processer”, siger han og fortsætter: ”Vores stærke nationale it- infrastruktur har heldigvis skabt et godt grundlag for standardløsningerne, der bliver leveret af en række forskellige leverandører. Det sikrer både konkurrence i markedet, innovation, mindre ressourcetræk hos kommunerne og hurtigere implementering”.
Trods små projekter møder man ofte muren
Kim Schaarup Sørensen, IT-supportchef i Hjørring kommune, er en af kommunernes praktikere, der er med til at implementere nye digitale løsninger. Eksempelvis har de i Hjørring indført et digitalt selvvisiteringssystem for borgere i ældreområdet, der er berettiget til at få leveret varm mad. Her kan borgerne bestille måltider og aflyse leverancen. Desuden har kommunen lavet en bookingløsning til tidsbestilling af samtaler med byggesagsbehandlere i Teknik og Miljø.
”Vores egne mindre projekter er drevet nedefra af et behov, som er opstået i egen baghave. I sådanne situationer kan vi lave forholdsvis enkle løsninger, som eventuelt også kan eksporteres til andre kommuner, som vi samarbejder med”:
”Men jeg kunne godt tænke mig, at vi fik tid og penge til at eksperimentere lidt mere”, tilføjer han.
I hvor høj grad de løsninger, som Kim Schaarup har været med til at indføre, frigør ressourcer, har han ikke overblik over. Det ville kræve, at man gik ind og målte på om den kommunale service i områderne blev bedre i kraft af løsningerne.
Han er dog ikke i tvivl om, at et stort projekt i Hjørring kommune som overgangen til Microsoft 365 platformen, hvor mails samt diverse data lægges op i skyen, så alle data kan tilgås af alle medarbejdere fra alle mobile platforme, vil spare tid, som kan bruges bedre på andre formål.
Desuden kommer den fælles kommunale infrastruktur også mere i spil og dermed kan gøre det lettere at gennemføre digitale løsninger på tværs af kommunerne, bl.a. fordi der nu kan stilles krav til leverandørerne om at leve op til infrastrukturen.
Han fremhæver samtidig, at digitaliseringsløsninger – selv de mindre af slagsen – meget ofte løber ind i problemer med GDPR-regler og lovgivning om data-etik. ”Her møder vi tit en mur”, påpeger han.
Et område, hvor der er arbejdet intensivt med nye digitale pædagogiske værktøjer, er dagtilbudsområdet. Her viser en KL-rapport fra 2020, at fokus på den digitale omstilling er trådt i baggrunden til fordel for andre opgaver. Desuden peges der på, at personalet i de kommunale dagtilbud mangler kompetencer til at bruge de digitale værktøjer.
I en anden rapport fra ledelseskonsulenthuset Qvarts om stat, regioner og kommuners vej mod en digital offentlig sektor understreges det, at kommunerne har for lidt fokus på, hvordan nuværende opgaver kan overflødiggøres. ”Det er åbenbart vanskeligt at forholde sig konkret til og betragtes som noget, der sker længere ude i fremtiden,” hedder det i rapporten
Man skal kende målet – ellers brugs pengene forkert
I det nationale forskningscenter for Velfærd, VIVE, peger projektchef cand. oecon. Niels Jørgen Mau Pedersen på, at der ikke efter hans kendskab findes ret megen evidensbaseret viden om, i hvilket omfang digitale løsninger frigør arbejdskraft.
”Der har i de senere år ikke været helt så meget fokus på effektiviserings-dagordenen som tidligere. Det man kan sige, er, at det er helt afgørende ved digitaliseringsprojekter, at man gør sig klart, hvad formålet med dem er. Er det effektivisering eller resulterer projekterne reelt i en forhøjelse af kommunernes service, så de eventuelt overskrider serviceloftet med efterfølgende udgiftsstigninger. Det skal man gøre sig klart, ellers risikerer man at bruge pengene forkert”, siger Niels Jørgen Mau Pedersen.
Han peger samtidig på, at der er en grænse for, i hvor høj grad kommunerne kan ”udlicitere” mere af arbejdet til borgerne selv, i ”digitale Ikea-løsninger”.
Borgernes it-kompetencer skal også kunne følge med”, siger han.
Størrelsen betyder noget
Professor i offentlig økonomistyring ved Aalborg Universitet, Per Nikolaj Bukh, peger på, at man i nogle sammenhænge kan sammenligne en kommune med en bank.
Bankerne har benyttet sig af selvbetjeningsløsninger, hvor kunderne/borgerne gør en stor del af arbejdet selv ved f.eks. en låneansøgning, ligesom borgeren gør det, når man udfylder en ansøgning om en kommunal byggetilladelse.
”På det administrative område er der betydelige gevinster at hente ved at gå videre af den vej.
Der er også robotløsninger, som kan hjælpe administrativt”, siger han.
Når det gælder det faglige niveau og frontlinjepersonalet er det sværere, fordi meget foregår face to face. Desuden er der sikkerhedsaspektet. Er en pilleautomat eksempelvis lige så sikker en metode at tildele patienter piller på som doseringsæsker, hvor borgeren kan se at æsken er tom, når hun har taget sine piller.
Grundlæggende peger han på, at man kan gå til digitaliseringsløsinger på to måder:
Hvis man eksempelvis flytter alt offentlig IT op i skyen, så alle medarbejdere har adgang til alle relevante data, kan man antage, at denne dataadgang alt andet lige sparer x antal årsværk, som man så tager ud af budgettet.
Det er dog en metode der ofte giver anledning til frustrationer på medarbejderplan.
Alternativet er, at man indfører digitale løsninger for at opnå en gevinst og bruger gevinsten til at kunne løse flere opgaver. Det er nemmere at komme igennem med og mere motiverende for medarbejderne.
Desuden peger Per Nikolaj Bukh på, at en kommunes størrelse har betydning for, hvad man kan opnå ved nye digitale løsninger.
”En kommune med mellem 70.000 og 110.000 indbygger har som tommelfingerregel ofte en optimal størrelse, når man skal indføre nye løsninger. Det gælder også på digitaliseringsområdet. Man kan opnå stordriftsfordele ved nye løsninger, men hvis kommunen ikke er så stor, kan man miste overblikket”.