Om et års tid går en ny version af rammeaftalen for fagsystemer, 02.19, i luften. På aftalen kan kommunerne købe fagsystemer som Software as a Service, som er et af SKI´s største kontraktområder. På den nuværende aftale er enkelte kommuners tildelinger endt i Klagenævnet, og samtidig oplever SKI et stigende behov for fleksibilitet i indkøbet ikke mindst på grund af den teknologiske udvikling. Derfor bliver den nye rammeaftale justeret og suppleret af et dynamisk indkøbssystem.
Den nuværende 02.19 fra 2019 løber frem til slutningen af august 2023 og er en måde for kommuner og andre offentlige kunder at indkøbe fagsystemer som “Software as a Service” (SaaS) gennem en rammeaftale. Det er et af SKI´s største kontraktområder med flere milliarder i omsætning.
SKI har løftet udbudspligten og konkurrenceudsat området, så kommunerne ikke selv skal i EU-udbud. Dermed er der valgt et felt af leverandører, som kommunerne kan købe ind hos – enten via en direkte tildeling, som betyder, at kunderne køber det, der er med på aftalen til den fastsatte pris og på de angivne vilkår eller via miniudbud, hvor de genåbner konkurrencen mellem de leverandører, der er på rammeaftalen.
I løbet af de første tre år af den nuværende 02.19 rammeaftale er enkelte kommuners tildelinger på aftalen havnet i Klagenævnet for Udbud.
Klagenævnet har i nogle tilfælde givet klager medhold. Derfor udsendte SKI en ny vejledning til 02.19 i foråret 2021 med udgangspunkt i en konkret klagesag. Og selvom klagesagerne ikke har omhandlet rammeaftalen, men enkelte konkrete tildelinger, har SKI skelet til disse klagesager i forarbejdet til den nye 02.19, som træder i kraft til august 2023.
Flere muligheder for at købe fagsystemer
Udbudskonsulent Berit Bünger Torp, SKI: “Vi har i forbindelse med den nye 02.19 vendt hver en sten i den nuværende 02.19. Vi kan se, at den nuværende rammeaftale løfter rigtig mange kontrakter og dækker et stort behov hos kunderne, som indkøber deres fagsystemer, men vi kan også se, at der sker en hurtig udvikling på it-området, og at der er et stigende behov for mere fleksibilitet, når det offentlige køber fagsystemer”.
“Vi har haft en omfattende dialog med både kommunerne, KL, KOMBIT og leverandører i markedet, og vi har bl.a. fokuseret på, hvordan SKI med udbuddet kan styrke konkurrencen yderligere samtidig med, at mulighederne for at stille kundespecifikke krav forbedres. Der kommer dermed en ny 02.19 rammeaftale, som på mange måder minder om den rammeaftale, der er I dag. Rammeaftalen vil være baseret på direkte tildeling. Det er nemt for kunderne og relativt hurtigt, og det giver lave transaktionsomkostninger.”
For at imødekomme behovet for fleksibilitet og det hastigt udviklende cloudmarked kommer der også et dynamisk indkøbssystem, som er et supplement til rammeaftalen. Det betyder kort fortalt, at hvis kommunen har nogle særlige krav til f.eks. funktioner eller til sikkerhed – vil løsningen ikke kunne købes via direkte tildeling på rammeaftalen. Her vil det dynamiske indkøbssystem være en vej at gå som alternativ til det miniudbud, der er på den nuværende aftale.
Lars Grelck: “Det er stadig rammeaftalen, man starter med i 02.19. Men hvis kunderne har brug for noget ekstra, eller de køber ind sammen i et indkøbsfællesskab, så kan de bruge det dynamiske indkøbssystem i stedet for rammeaftalen. Uanset hvad, kan kunderne fortsat forvente, at SKI har forberedt kontraktmaterialet, at der stilles relevante krav til leverandørerne, og at vi hjælper, når der er behov.”
Klagesager
Formålet med 02.19 er, at kommunerne kan købe et standardiseret fagsystem som SaaS løsning. Over de seneste år er enkelte tildelinger blevet udfordret i Klagenævnet, fordi kommunerne bl.a. har haft behov for at købe software, som kræver tilpasning og udvikling til organisationen, eller
at der er sket en kunstig begrænsning af konkurrencen i de behovsopgørelser, der har ligget forud for en tildeling.
Den sjællandske Digitaliseringsforening, DIGIT, gennemførte i 2020 et miniudbud på 02.19 om en SaaS-løsning. Der er 11 kommuner med i DIGIT og Systematic som blev nummer to klagede over tildelingen til KMD med den begrundelse, at kommunerne ikke havde vurderet Systematic og KMD’s løsning på lige vilkår. Det gav Klagenævnet for Udbud Systematic medhold i.
Der var også en klagesag i efteråret 2020 mod Egedal Kommune, hvor Fujitsu og EG klagede til Klagenævnet for Udbud over en direkte tildeling til KMD på et nyt løn- og personalesystem og debitorsystem. Det endte med, at Egedal annullerede fire kontrakter på 02.19 og gik i eget udbud.
Lars Grelck: “Det er vigtigt at sige, at Klagenævnets kendelser ikke går på rammeaftalen, men alene på brugen af rammeaftalen. Det ligger i rammeaftalens natur, at den er målrettet indkøb, der imødekommer forholdsvis ensartede behov hos kunderne, og vi har naturligvis skelet til klagesagerne i udformningen af den nye aftale”.
”Med rammeaftalen er der lave transaktionsomkostninger, direkte tildeling og mulighed for hurtigt og nemt at købe standard fagsystemer inden for de største og vigtigste områder. I det dynamiske indkøbssystem kan man få mere specialtilpassede fagsystemer, hvis man har særlige krav til funktionalitet og sikkerhed eller ønsker at købe ind som indkøbsfællesskab”.
Dynamisk indkøbssystem kontra rammeaftale
Et dynamisk indkøbssystem er en elektronisk udbudsproces og et alternativ til den traditionelle rammeaftale. Den nye 02.19 kommer i begge formater.
Hvor en rammeaftale har et fast sortiment og leverandørfelt, kan der i et dynamisk indkøbssystem løbende optages nye leverandører. Når en offentlig kunde placerer en ordre i systemet, kan alle de optagne leverandører byde ind med de varer og ydelser, de aktuelt har i deres sortiment. Kunden tildeler så købet til den leverandør, der giver det bedste tilbud.
I praksis minder det om et miniudbud foretaget på en rammeaftale. Dog er der bedre muligheder for at justere en række betingelser, kravsspecifikationer, evalueringsparametre og lignende end ved et traditionelt miniudbud.
“Det giver god mening på et marked, hvor der sker en hurtig udvikling,” siger Lars Grelck.
“Der er den fordel ved det dynamiske indkøbssystem, at der kan komme nye leverandører med ind i hele aftalens løbetid. På samme måde kan der komme nye teknologier ind, så hvis leverandørerne finder ud af, at der er noget de vil tilføje, eller finder ud af, at der er noget, som kan gøres smartere, kan det i højere grad lade sig gøre i det dynamiske indkøbssystem.”
SKI fortæller, at de har haft en følgegruppe af leverandører koblet på den nye 02.19 for at være i tæt dialog med markedet. Der er samtidig en tæt dialog med en såkaldt ekspertgruppe, der består af indkøbere og fagpersoner fra kommunerne.
SKI vil gøre meget ud af at gøre det så nemt som muligt for kunderne at bruge aftalen, herunder med vejledninger, digitale skabeloner og en sammenhængende værktøjsunderstøttelse – både på rammeaftalen og i det dynamiske indkøbssystem. Derudover vil der også være hjælp at hente, hvis man som kunde er i tvivl om, hvilken aftale der bedst opfylder ens behov.
Tidsplan
Den 1. december 2022 offentliggør SKI efter planen udbudsmaterialet for rammeaftalen, og det er her, potentielle leverandører kan byde ind på udbuddet. Til juni 2023 åbner SKI forventeligt op for, at virksomheder kan ansøge om at blive optaget i det dynamiske indkøbssystem.