Sønderborg Kommune har taget AI i brug ved aktindsigt i Børn og Unge afdelingen. Det har reduceret tidsforbruget op til 50 pct.
En sag om aktindsigt i Sønderborg kommune begynder med en anmodning. Herefter er medarbejderne gået i gang med en omfattende proces, hvor dokumenter blev printet og gennemgået for oplysninger, som skulle undtages (personoplysninger om en anden part i sagen red.). Herefter blev dokumenterne skannet ind på ny, der blev udarbejdet en aktliste og et afgørelsesbrev, som blev sendt til ansøger. Alt sammen omstændelige og manuelle processer. I praksis foregik meget af sagsbehandlingen på papir.
I dag foregår behandlingen af aktindsigter elektronisk på aktindsigtsplatformen Aktio. Den er videreudviklet med sprogmodeller, der via kunstig intelligens (AI) fremfinder og overstreger såkaldte ”entiteter” som cpr-numre, adresser, telefonnumre og andre personfølsomme oplysninger, som ansøgerne ikke skal kende.
I forvaltningen Børn, Uddannelse og Sundhed i Sønderborg Kommune, hvor man på et år typisk har 250 sager om aktindsigt, vurderer adspurgte ledere og medarbejdere, at den nye platform med AI-funktionerne har reduceret den tid, der bruges på aktindsigter med op til 50 pct. Det er et skøn, da man ikke hidtil har opgjort ressourceforbruget på aktindsigter i kommunen.
Men at der er tale om betydelige ressourcer, er hævet over enhver tvivl.
Det skønnes, at der behandles op til 120.000 aktindsigter om året i danske kommuner.
Signaturprojekt
De AI-baserede sprogmodeller er udviklet i et såkaldt ”Signaturprojekt” med Sønderborg kommune som projektleder. Desuden har Vejen og Fredensborg kommuner deltaget, ligesom leverandøren af Aktio-platformen har været aktiv deltager.
Jesper Schmidt, projektleder i Sønderborg Kommunes Digitalisering, forklarer, at sprogmodellerne (se faktaboks) er udviklet ved at kvalificere et stort sæt data, som algoritmen har kunnet øve sig på. Ved at være tre kommuner har man dels kunne indhente flere data, dels teste om de udviklede sprogmodeller leverede ensartede resultater i de tre kommuner.
Som led i projektet er sprogmodellerne nu stillet til rådighed som open source-software, så andre kommuner og leverandører også kan benytte sig af dem.
Jannie Mathilde Markussen, Afdelingsleder for afdelingen Digitalisering og Udbud i Sønderborg kommune, fortæller, at medarbejderne i Børne- og Ungeafdelingen, hvor Aktio-platformen med AI-sprogmodeller nu er i drift, har taget løsningen i brug og der håndteres i dag rigtig mange sager via løsningen.
”At man kan håndtere sager om aktindsigt digitalt, er en stor hjælp. På Børn og Familieområdet er der ofte tale om komplekse aktindsigtssager. Der er ofte mange entiteter i sagsmaterialet, som skal identificeres og overstreges. Det er et stort arbejde og det er i denne proces, at sprogmodellerne giver værdi. Desuden rummer platformen en drop-down funktion, hvor man kan henvise til de lovparagraffer, som begrunder, hvorfor oplysninger er undtaget. Endelig slipper man for den omfattende udprintning,” siger hun.
Nu går det videre arbejde i Sønderborg kommune på at udbrede anvendelsen af den AI-opgraderede aktindsigts-platform til kommunens øvrige afdelinger. Ligesom der også arbejdes på at få løsningerne til at understøtte håndteringen af tværgående aktindsigter
Her handler det ifølge Jannie Markussen i høj grad om at se på arbejdsgange og afstemme hvordan systemet bruges.
Ifølge Jannie Mathilde Markussen har projektet i høj grad været tiden og ressourcerne værd.
”Dels kan vi håndtere aktindsigtssagerne bedre og hurtigere. Dels har vi i signaturprojektet med AI i aktindsigtssager lært en masse om, hvordan det er at styre AI-projekter. Vi ved nu meget mere om, hvordan vi skal kvalificere de data, der skal bruges. Vi har erfaringer med, hvordan vi skal involvere organisationen i forhold til GDPR, så nu ved vi meget mere om, hvad man kan og hvad man ikke kan”, tilføjer hun.
Projektleder Jesper Schmidt vurderer, at man med fordel kan gå videre med andre AI-projekter i kommunen. Aktuelt er man med i den intelligente flådestyringsløsning, FleetOptimiser, som er omtalt i dette tema.
Man har også udviklet et AI-understøttet værktøj, der gør det hurtigere og nemmere at tage stilling til ansøgninger fra borgere om visitering af kropsbårne hjælpemidler – f.eks. benprotese.
”Erfaringer fra flådestyringsprojektet viser, at det er lettere at starte med AI på områder, hvor der er færre personfølsomme data. – Jo mere personfølsomme data der arbejdes med, desto mere fylder juridiske overvejelser – f.eks. i forhold til GDPR,” fortæller Jesper Schmidt.
Men potentialet er stort på alle områder.
FAKTA
Tre Sprogmodeller til brug for Aktindsigt
1 Kommunal grundmodel
En model, som er trænet på kommunale data, hvilket gør, at modellen effektivt forstår kommunal terminologi og sprogbrug
2 Specialtrænet semantisk søgemodel
Semantisk søgemodel til fremsøgning af informationskæder eller -kontekster (fx beskrivelser af helbredsoplysninger, beskrivelser af produkter og produktnumre).
3 Annonymisering/GDPR model - NER-model (named Entity Recognition).
Fremsøger specifikke tekst- eller numeriske sekvenser (fx navne, CPR-nummer eller adresse).