Kan kontrakterne følge med, når it-driften flytter?

Kommunerne har fundet sammen i fem nye fælleskommunale it-serviceorganisationer. Senest den 1. januar 2027 skal organisationerne være etableret.

Lige nu fylder organisering, opgavefordeling og placering naturligt meget. Men når driftsopgaverne flytter, følger ikke kun servere, netværk og software med. Det gør kontrakter om drift, support, vedligeholdelse, licenser og rådgivning også.

De nye organisationer skal derfor skabe overblik over kommunernes løsninger, leverandører og kontraktlige bindinger. De skal vide, hvilke aftaler der kan fortsætte, og hvilke leveringskontrakter der eventuelt skal overdrages.

Det fortæller Peter Godiksen, chefkonsulent i SKI og kontaktperson for flere af de kommende it-serviceorganisationer:

“Den enkelte kommune kan godt have styr på sit eget setup. Men når mange kommuners løsninger skal samles, bliver kompleksiteten og forskellene tydelige. Der vil være forskellige leverandører, kontraktformer og måder at placere ansvaret på. Før it-serviceorganisationerne kan vælge en retning, skal de vide, hvad de faktisk får ansvaret for.”

Tidlig afklaring kan forebygge bindinger

Kontrakterne står måske ikke øverst på dagsordenen, mens de nye it-serviceorganisationer tager form. Men de organisatoriske beslutninger, der træffes nu, får betydning for organisationernes senere indkøbsmuligheder, påpeger Peter Godiksen.

Mulighederne for at videreføre kommunernes adgang til eksisterende SKI-aftaler er overordnet gode. Det afhænger dog af aftaletypen, kommunernes tilslutning og det enkelte indkøb. Derfor skal hver leveringskontrakt vurderes særskilt, understreger han:

”It-serviceorganisationerne overtager ikke kun tekniske løsninger. De overtager også et kontraktlandskab. Derfor skal de tidligt have kortlagt deres it-landskab og afklaret, hvad der kan fortsætte, hvad der skal overdrages, og hvor der kan blive behov for en anden løsning. Ellers risikerer de at opdage væsentlige bindinger for sent i processen.”

Indkøbs- og omsætningsdata kan være et afsæt for kortlægningen

En del af kortlægningen er at samle oplysninger fra kommuner, der hidtil har organiseret deres it-drift og indkøb forskelligt.

SKI har aftaler på en stor del af de områder, der indgår i kommunernes it-drift, blandt andet servere og storage, software, netværk, driftsydelser og konsulentbistand.

”SKI har omsætningsdata fra egne aftaler. Derudover har vi gennem det kommunale indkøbsdatasamarbejde data om kommunernes øvrige indkøb. Tilsammen kan oplysningerne bidrage til et første overblik,” fortæller Peter Godiksen.

Data fra det kommunale indkøbsdatasamarbejde udleveres som udgangspunkt kun til kommunen selv, men kommunen kan give tilladelse til, at dens indkøbsdata deles med den it-serviceorganisation, den indgår i.

Når data fra de deltagende kommuner samles, kan de blandt andet bruges til at identificere leverandører, aftaleområder og indkøbsmønstre på tværs af de kommuner, der skal indgå i samme it-serviceorganisation.

”Data giver ikke et færdigt kort over it-landskabet. Men det kan give et sted at begynde: Hvilke leverandører går igen? Hvor ligger de største indkøb? Og på hvilke områder bør kontrakter og mulige afhængigheder undersøges nærmere? Det mindsker risikoen for, at en leverandør eller en central ydelse bliver overset i kortlægningen,” siger Peter Godiksen.

Indkøbsdata kan dog ikke stå alene. De viser hverken, hvordan en løsning indgår i driften, hvem der har ansvaret for den, eller hvilke tekniske afhængigheder der følger med. Derfor skal data kombineres med kommunernes egne kontrakter, deres tekniske dokumentation og viden om den nuværende opgavefordeling, understreger han.

Sparring om aftaler og kommende indkøb

Ifølge Peter Godiksen skal kortlægningen først og fremmest give it-serviceorganisationerne et bedre beslutningsgrundlag:

”Hvis man ikke ved, hvad man har, er det umuligt at træffe gode beslutninger om, hvad man skal have. Det vil være ærgerligt først at investere i at videreføre en løsning og bagefter opdage, at den ikke understøtter den sikkerhed eller handlefrihed, man ønsker. Den første opgave er ikke at vælge det hele om. Den er at skabe et tilstrækkeligt præcist billede, så organisationerne kan se, hvad de bør bevare for at opretholde en sikker drift, og hvor der er grund til at vælge en anden vej,” siger han.

Hver it-serviceorganisation har en fast kontaktperson i SKI. Kontaktpersonerne kan svare på spørgsmål om konkrete SKI-aftaler, tilslutning og overdragelse af leveringskontrakter. Kommunale medarbejdere, der arbejder med etableringen af og overgangen til de nye organisationer, kan også henvende sig til SKI om forhold, der vedrører deres kommune.