Overalt i kommunerne arbejdes der i disse år med digitale løsninger, som skal frigøre ressourcer til andre formål. Mulighederne og løsningerne er mangfoldige, men mange af løsningerne frigør kun arbejdskraft og tid, hvis de implementeres i stor skala. Og hvis ikke besparelserne tages allerede ved budgetlægningen, realiseres de aldrig, siger professor Kim Normann Andersen, CBS.
På et plejehjem i Viborg har man etableret en elektronisk vejviserskærm ved indgangen, hvor besøgende kan slå en beboers navn op og få anvist hvilket værelse beboeren bor, og hvordan man finder derhen. I princippet kan sådan en skærm spare plejehjems
personalet 20 timer om ugen, fordi de fremover ikke skal guide de besøgende til beboerens opholdssted.
Men et er teori, et andet praksis. For hvis de besøgende ikke bruger skærmen, men kalder på en medarbejder, frigøres der ikke tid. I det konkrete tilfælde er besparelsen først opnået, når personalet ændrer praksis og i stedet for at lede den besøgende hen til beboeren, leder dem hen til skærmen og lærer dem at bruge den i håb om, at besøgende på den måde gradvis vænner sig til det nye system. Præcis som når kunderne i Føtex skal lære selvscanning af varerne. Men et plejehjem har ikke samme kritiske masse af besøgende som et supermarked. Og konkret er det svært at sige, hvad den forholdsvis beskedne frigjorte tid så bliver brugt på.
Løber ind i serviceloftet
Der er to udfordringer ved at realisere besparelsen.
For det første er det en ledelsesopgave at sikre, at personalet ændrer praksis. Hvis den ikke løftes, kan det hele være ligegyldigt. For det andet kræver realiseringen af besparelsen skalering. Skal det for alvor batte, skal flere plejehjem måske slås sammen til et, eller flere skal tage den samme løsning i brug.
Alternativet er, at besparelsen enten ikke realiseres, eller at den i stedet øger serviceniveauet, og det er jo ikke målet med øvelsen. For i så fald er investeringen i vejviserskærmen ikke finansieret.
Og sådan er det ofte med de mange nye digitale løsninger, der står til rådighed for kommunerne. Konsulentvirksomheden Deloitte har for KL lavet et omfattende inspirationskatalog med sådanne løsninger. De sparer minutter her eller timer der. Politikerne siger disse løsninger skal bidrage til at ”redde velfærden” ved at frigøre ressourcer, både i administrationen og i de ”tunge” velfærdsområder som plejesektoren, skolerne og børne og unge-området.
Men i praksis er det svært at realisere gevinsterne uden at øge serviceniveauet og dermed nærme sig det serviceloft, man har i kommunerne. Et loft man har, da man ellers risikerer at løbe ind i økonomiske problemer, fordi efterspørgslen på “gratis” service er uendelig.
To hovedforklaringer
Kim Normann Andersen, professor på CBS, forsker i implementeringen af teknologiske løsninger i den offentlige sektor.
Ligesom mange politikere tror han på, at digitale løsninger kan frigøre ressourcer/arbejdskraft i den offentlige sektor, men han påpeger, at det ikke er ligetil.
Det er der, ifølge Kim Normann Andersen, to hovedforklaringer på.
For det første bliver de digitale løsninger spredt ud på for få og små enheder, der gør det svært at realisere besparelsen – der mangler skalering.
For det andet betyder indførelsen af digitale løsninger, at man begynder at bruge dem mere, fordi de er lette at bruge. Risikoen er, at man øger servicen i stedet for at realisere besparelsen.
Derfor ser professoren heller ingen anden vej end at kommunerne i deres budgetlægning så at sige ”på forhånd ” indkasserer besparelserne.
”Det er svært at koble digitale løsninger direkte til besparelser. Umiddelbart letter de ofte personalets arbejde, men hvis besparelserne ikke indkasseres på forhånd i budgetlægningen, bliver de ikke nødvendigvis til noget,” siger Kim Normann Andersen.
Sådan gør de i Vejle
I Vejle kommune, der i nogle kommunekredse anses som en blandt flere ”frontløbere”, når det drejer sig om digitalisering, er det i flere tilfælde den metode, der benyttes.
Digitaliserings- og IT-chef, Brian Slot, Vejle, fortæller, at man i kommunen har implementeret en del softwarerobotter, RPA-løsninger, der letter det administrative arbejde. Det er en robot, der hjælper det administrative personale med at indsamle de straffeattester, som skal bruges i forvaltningens arbejde.
”Der har været en generel reduktion i budgetterne til administrative funktioner, og her har besparelsen i tid ved at bruge RPA-robotter været en af mulighederne, til at imødekomme besparelserne. Det er måske en af årsagerne til at robotterne er blevet positivt modtaget. Den personalereduktion, der er sket, er opnået ved naturlig afgang eller på anden vis. RPA-robotterne bliver taget positivt imod, fordi de opfattes som en hjælp, der kan gøre arbejdet lettere for det administrative personale,” forklarer Brian Slot.
Få medarbejderne med
Kontorchef i KL, Frederik Nordentoft, understreger behovet for, at man ved implementering af digitale løsninger i kommunerne engagerer medarbejdere og det politiske niveau i de strategiske beslutninger om, hvad den tid, der frigøres ved løsningerne, skal bruges til. Det er efter hans opfattelse af stor vigtighed for at skabe motivation til at gennemføre løsningerne. Det gælder, hvad enten tidsbesparelsen skal anvendes individuelt eller på kollektivt niveau. Her ligger en stor ledelsesopgave.
Han fortæller, at kommunerne i mange tilfælde starter rejsen med robotsoftware via central finansiering af dele udviklingsopgaven, men også med en klar forventning om at kunne realisere tid ude i forvaltningerne. Nøglen til succes er commitment i forvaltningerne, forandringsledelse og engagement blandt medarbejderne.
Der ligger desuden ifølge Frederik Nordentoft, en opgave for kommunerne i at håndtere den forskydning, der skal realiseres, hvis fx digitale løsninger frigør tid i kulturforvaltningen, som i stedet skal anvendes i fx hjemmeplejen. Her kommer kommunernes HR-strategier ind i billedet.
Frederik Nordentoft oplyser, at det særlige inspirationskatalog fra Deloitte med digitale løsninger, der har en dokumenteret effekt, er tænkt ind som en del af ”Gentænk Velfærden”, der er KL’s digitaliseringspolitik. Her hedder det i punkt 5: Brug det, der virker.
Han tilføjer, at KL nu følger op på kataloget ved at etablere et teknologipartnerskab. Det kommunale partnerskab skal sikre reel forandring, så langt flere kommuner kommer i mål med at bruge teknologi til automatisering eller til at løfte velfærden og samtidig frigøre tid hos medarbejdere. Kommuneklynger, partnerskabsdage og hjælp til den konkrete implementering af en teknologi er nogle af de greb som skal hjælpe på skaleringen af de løsninger, der virker.
Digitale løsninger – mange eksempler
Der er masser af eksempler på digitale løsninger, som i princippet sparer penge eller frigør ressourcer i kommunerne. Nedenfor er nævnt nogle stykker – dels fra et idekatalog, som konsulentvirksomheden Deloitte har lavet for KL, dels andre eksempler, som Magasinet KITA har samlet op.
Digitale nøgler
Bekey og flere konkurrerende firmaer udvikler software til
administration og distribution af digitale nøgler. Bekeys system bruges i hjemmeplejen i 31 kommuner i Danmark. Den digitale smart Lock, der kan kobles til en app, gør det muligt at få adgang til plejekrævende patienters hjem. Løsningen giver angiveligt en hjemmehjælper mulighed at udføre et til to hjemmebesøg mere pr. dag end ellers. Løsningen sparer også kommunen for administration af fysiske nøgler.
Aktindsigt
J. O. Information og andre softwarefirmaer giver i dag kommunerne mulighed for at købe arkiverings-software, der letter administrationen af sager om aktindsigt. Systemerne letter fremfindelsen og redigeringen af det materiale, der skal sendes til den, der søger om aktindsigt.
En kompliceret aktindsigts-sag kan tage flere uger at behandle for en administrativ medarbejder.
Skærmbesøg
På tværs af to hjemmeplejedistrikter har Vejle Kommune samlet opnået en gevinst på cirka 1 mio. kr. årlig ved anvendelse af skærmbesøg hos cirka 40 borgere, hvilket svarer til cirka 2,4 årsværk.
Vejle Kommune har oplevet, at skærmbesøg i gennemsnit er 5,3 minutter kortere samt mere fokuserede end fysiske besøg. Ugentlig er i gennemsnit 223 fysiske besøg blevet omlagt til skærmbesøg, hvilket frigiver tid til mere kritiske besøg og giver mere fleksibilitet i planlægningen.