Vedtægter for ”Foreningen af Kommunale IT- og Digitaliseringsansvarlige”
(vedtaget på foreningens generalforsamling
den 6. marts 2014 - Sidst opdateret 3. marts 2022)
§ 1 Foreningens navn
§ 2 Foreningens formål
§ 3 Medlemskab
§ 4 Kontingent samt øvrige indtægter og udgifter.
§ 5 Regionsinddeling
§ 6 Foreningsledelse
§ 7 Aktiviteter og Medlemsinformation
§ 8 Ordinær generalforsamling
§ 9 Ekstraordinær generalforsamling
§ 10 Stemmeret, vedtægtsændringer og opløsning
§ 1 Foreningens navn
Foreningens navn er ”Foreningen af Kommunale IT- og Digitaliseringsansvarlige” – forkortet KITA
§ 2 Foreningens formål
• At deltage aktivt i offentlige beslutningsprocesser vedrørende digitale – og it-relaterede tiltag, som en bredt anerkendt og respekteret repræsentant for den kommunale sektor.
• At styrke kommunerne i det daglige virke.
• At motivere til at forbedre produktion af og støtte til relevant anvendelse af digitale løsninger i kommuner.
• At optimere kvalitet, service og effektivitet i kommunale ydelser med udgangspunkt i digitale løsninger - til glæde for borgere, virksomheder og medarbejdere.
• At udnytte tværgående viden og indsigt i kommunale processer til at kvalificere og påvirke beslutninger.
• At omsætte beslutninger til handling.
• At gennemføre temadage, seminarer, studieture og lignende med informationsteknologisk indhold for foreningens medlemmer
§ 3 Medlemsskab
Stk. 1
Som ordinært medlem af foreningen kan optages danske kommuner, der hver udpeger én repræsentant, som bør være den overordnede daglige leder af It og/eller digitaliseringsfunktionen i kommunen.
Repræsentanterne skal være indstillet på at arbejde aktivt for foreningen formål, samt tiltræde de regler for foreningens arbejde, der følger af disse vedtægter og generalforsamlingens beslutninger.
Hvert medlem har 1 stemme i foreningen, såvel på generalforsamlingen som på regionsmøder.
Generalforsamling kan, efter indstilling fra bestyrelsen, beslutte at fastlægge detaljerede regler for medlemskab, herunder at udvide antallet af repræsentanter pr. kommune.
Stk. 2
Indmeldelse i foreningen sker ved skriftlig henvendelse til foreningen, enten via almindelig post, e-mail eller foreningens hjemmeside.
Stk. 3
Udmeldelse kan ske ved skriftlig henvendelse til bestyrelsen og får virkning fra den dag udmeldelsen er registeret som modtaget. Betalt kontingent refunderes ikke.
Undlader et medlem trods påkrav at betale kontingent, vil det blive betragtet som udmeldt af foreningen.
Opfylder en repræsentant ikke længere betingelserne for udpegelse jvf. stk. 1 skal kommunen udpege en ny repræsentant. Bestyrelsen kan tilkendegive over for et medlem, at man ikke længere opfatter betingelserne for udpegelsen af kommunens repræsentant for opfyldt og kræve at kommunen udpeger en ny repræsentant.
Udelukkelse af et medlem eller en repræsentant kan besluttes i bestyrelsen. Beslutningen skal være begrundet og skal efterfølgende af bestyrelsen forelægges og godkendes på førstkommende generalforsamling.
§ 4 Kontingent samt øvrige indtægter og udgifter.
Stk. 1
Kontingentet opkræves årsvis og fastsættes på generalforsamlingen, med gyldighed fra næste regnskabsår. Ved indmeldelse efter 1. juli betales der et kontingent for et halvt år. Regnskabsåret følger kalenderåret.
Stk. 2.
Foreningens indtægter og udgifter skal anvendes i henhold til foreningens formål.
Stk. 3
Medlemmerne og bestyrelsen hæfter ikke for foreningens forpligtelser.
§ 5 Regionsinddeling
Stk. 1
Foreningens medlemmer er hver tilknyttet den region, hvori de er beliggende. Regionsopdelingen følger det regionale danmarkskort.
Stk. 2
Bestyrelsen udpeger blandt bestyrelsesmedlemmerne en regionsansvarlig for hver region. Den regionsansvarlige er sammen med de øvrige repræsentanter for medlemmer i regionen ansvarlige for afholdelse af regionsmøder efter behov.
Stk. 3
På et regionsmøde inden generalforsamlingen, indstiller hver region emner blandt repræsentanterne til bestyrelsen og suppleanter, til valg på den årlige generalforsamling. Såfremt et regionsmøde ikke kan afholdes, kan valget foretages via afstemning på mail.
Stk. 4
Efter indstilling fra regionerne kan bestyrelsen dele eller sammenlægge regioner midlertidigt eller permanent. En sådan beslutning skal forelægges og bekræftes på førstkommende generalforsamling.
Stk. 5
Ved sammenlægning af regioner bevarer regionens bestyrelsesmedlemmer sine mandater til valgperiodens udløb.
§ 6 Foreningens ledelse
Stk. 1
Foreningen ledes af en bestyrelse. Antallet af bestyrelsesmedlemmer afgøres af, hvor mange regioner, der er på tidspunktet for generalforsamlingens afholdelse. Hertil kommer formand og kasserer.
Stk. 2
Formand og kasserer vælges direkte på generalforsamlingen blandt repræsentanterne. Såfremt formand og/eller kasserer får permanent forfald i løbet af valgperioden konstituerer bestyrelsen sig selv blandt sine medlemmer og indkalder derefter en suppleant.
Stk. 3
Der vælges, ud over formand og kasserer, to bestyrelsesmedlemmer pr. region. Disse vælges efter indstilling fra regionen. Såfremt regionen ikke har indstillet nogen kandidater, kan regionens medlemmer indstille emner til bestyrelsen på generalforsamlingen.
Stk. 4
Umiddelbart efter generalforsamlingen eller senest på første møde efter generalforsamlingen konstituerer bestyrelsen sig efter behov. Konstitueringen indeholder udpegelse af næstformand og sekretær.
Stk. 5
Alle valg er 2-årige. Formand er på valg i lige år. Kasserer er på valg i ulige år. For hver region er ét bestyrelsesmedlem på valg i lige år og ét i ulige år.
Stk. 6
Beslutninger i bestyrelsen træffes med almindelig flertal. I tilfælde af stemmelighed tæller formandens stemme dobbelt.
Stk. 7
Bestyrelsen kan efter behov nedsætte udvalg og ad hoc grupper. Bestyrelsen skal sikre at flest mulige repræsentanter med speciel viden og interesse inddrages i disse. Ligeledes skal sikres en geografisk opgavefordeling, hvor dette er praktisk muligt.
Stk. 8
Formanden repræsenterer foreningen i alle faglige forhold og kan på foreningens vegne rette henvendelse til og besvare spørgsmål fra organisationer m.v. Bestyrelsen kan bemyndige repræsentanter til at udtale sig på foreningens vegne.
Stk. 9
Foreningen tegnes i den daglige drift af formanden og et andet medlem af bestyrelsen. Ved dispositioner af væsentlig betydning, skal beslutning herom være truffet på et bestyrelsesmøde. En beløbsgrænse for væsentlige dispositioner kan fastlægges af bestyrelsen.
Bestyrelsen kan beslutte at danne et permanent lønnet sekretariat. Bestyrelsen kan meddele enkel eller kollektiv tegningsfuldmagt til sekretariats leder og øvrige medarbejdere. En beslutning om dannelsen af et sekretariat skal forelægges og godkendes på den førstkommende generalforsamling.
Stk. 10
Dele af bestyrelsen udgør et forretningsudvalg til varetagelse af den løbende daglige koordinering af foreningens drift. Forretningsudvalget består af formand, kasserer, næstformand og sekretær. Ligeledes deltager sekretariatets leder i forretningsudvalgsmøder.
§ 7 Aktiviteter og medlemsinformation.
Stk. 1
Foreningen skal ved sine aktiviteter understøtte foreningens formål.
Stk. 2
Foreningen udgiver årligt mindst ét magasin og driver hjemmesiden www.it-chefer.dk. Bestyrelsen er ansvarlig for hjemmesiden og magasinets udgivelse og udpeger en redaktion.
Magasinet distribueres til samtlige kommuner, regioner, ministerier og styrelser, samt i abonnement.
Stk. 3
Bestyrelsen udpeger et webudvalg til udvikling og drift af foreningens hjemmeside.
Formanden og udvalgte medlemmer af bestyrelsen udgør redaktionsudvalget. Formanden er ansvarshavende redaktør og ansvarlig iht. Medieansvarsloven.
Stk. 4
Bestyrelsen udsender efter behov information til medlemmerne.
Foreningens møder kan afholdes på virtuelle platforme, således medlemmer kan deltage ad denne kanal.
Stk. 5
Bestyrelsen kan beslutte at iværksætte andre udgiftskrævende aktiviteter og/eller indtægtsdækket virksomhed, herunder at indgå aftaler med private og offentlige virksomheder om sponsorater.
Stk. 6
Såfremt medlemmer eller deres repræsentanter, ved deres deltagelse i foreningens arbejde, har skabt værker omfattet af lovgivningen om ophavsret overdrager medlemmet og repræsentanten en tidsubegrænset, uigenkaldelig brugsret til foreningen.
Stk. 7
Formandens hjemkommune modtager årligt et honorar som fastsættes på generalforsamlingen som kompensation for formandens deltagelse i diverse møder og andet i KITA-regi.
§ 8 Ordinær generalforsamling
Stk. 1
Den årlige generalforsamling er foreningens højeste myndighed. Generalforsamlingen afholdes i 1. kvartal af hvert kalenderår. Generalforsamlingens afgørelser træffes ved simpelt stemmeflertal. Dog kræves der at 2/3 af de på generalforsamlingen stemmeberettigede medlemmer stemmer for forslaget for at ændre vedtægterne eller opløse foreningen.
Stk. 2
Bestyrelsen indkalder til generalforsamling med mindst 1 måneds varsel.
Indkaldelse sker ved almindeligt post, e-mail, foreningens hjemmeside eller andet almindeligt tilgængeligt medie efter bestyrelsens valg.
Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, samt emner til formand eller kasserer, skal være formanden i besiddelse, senest 2 uger før generalforsamlingen.
Stk. 3
Generalforsamlingen åbnes af formanden, der leder valg af dirigent og sekretær.
Dagsorden for den ordinære generalforsamling er følgende:
1. Valg af dirigent og sekretær
2. Formandens beretning.
3. Beretning fra udvalg og evt. ad hoc arbejdsgrupper.
4. Fremlæggelse og godkendelse af revideret regnskab.
5. Indkomne forslag.
6. Forslag til budget, herunder fastsættelse af kontingent.
7. Valg af bestyrelse
a) Valg af formand (lige år)
b) Valg af Kasserer (ulige år)
c) Valg af Bestyrelsesmedlemmer
d) Valg af Bestyrelsessuppleanter for 1 år
8. Valg af revisor
e) Valg af revisor for 2 år
f) Valg af revisorsuppleant for 1 år
9. Eventuelt.
Stk. 4
Såfremt 1/3 af de repræsenterede medlemmer tilslutter sig et forslag herom, skal der vælges en statsautoriseret revisor til at forestå revision af foreningens regnskab for det kommende regnskabsår.
§ 9 Ekstraordinær generalforsamling
Stk. 1
Bestyrelsen kan indkalde til ekstraordinær generalforsamling.
Stk. 2
Bestyrelsen skal indkalde til ekstraordinær generalforsamling, såfremt mindst 1/4 af medlemmerne fremsætter skriftligt ønske herom.
Stk. 3
Den ekstraordinære generalforsamling skal afholdes senest 4 uger efter, at bestyrelsen har behandlet ønsket herom. Sted, tid og varsel (dog ikke under 2 uger) besluttes af bestyrelsen.
§ 10 Stemmeret, vedtægtsændringer og opløsning
Stk.1
Bestyrelsen beslutter formen for generalforsamlingen. Det kunne være
a) Fysisk fremmøde
b) Hybrid – hvor nogle deltagere er fysisk til stede – andre via virtuelt forum
c) Virtuelt – hvor alle deltagere deltager via et virtuelt forum.
Stemmeafgivelse sker normalt ved håndsoprækning, medmindre dirigenten beslutter skriftlig afstemning, eller mindst 10 af de repræsenterede medlemmer stiller krav herom. Personvalg er skriftlige medmindre generalforsamlingen beslutter andet.
Såfremt mødet ikke kan afvikles som et fysisk møde, stiller Bestyrelsen et digitalt afstemningssystem til rådighed.
Stk. 2
Ændringer i vedtægterne og beslutning om foreningens opløsning kan kun ske på en generalforsamling og har alene gyldighed, såfremt 2/3 af de på generalforsamlingen stemmeberettigede medlemmer stemmer for forslaget.
Ændringer i vedtægterne, som foreslås af andre end bestyrelsen, såvel som foreningens opløsning, af hvem denne end foreslås, kan kun vedtages når halvdelen af de stemmeberettigede medlemmer er repræsenteret på generalforsamlingen. Er det fornødne antal medlemmer ikke repræsenteret, træffes med simpelt flertal afgørelse om, hvorvidt forslaget skal forelægges en ekstraordinær generalforsamling, hvor afgørelsen træffes uanset de repræsenterede medlemmers antal.
Stk. 3
Ved foreningens opløsning tilfalder foreningens formue medlemmerne i lige fordeling.