”Når det offentlige selv ejer grundfunktionerne i NGDP bliver det forhåbentligt lettere med en løbende tilpasning og udvikling af løsningen,” siger Chefkonsulent Birgitte Hjelm Paulsen, Odense Kommune.
Det offentlige er i gang med den tredje udgave af Digital Post, NGDP, som tages i brug den 5. august 2021. Birgitte Hjelm Paulsen har været med hele vejen inden for Digital Post. Første gang var i 2009 og nu til det kommende NGDP.
”Hver gang, det offentlige har skullet finde penge til en ny udgave af Digital Post, har der ikke været grænser for, hvilke herligheder vi havde muligheder for at få. Virkeligheden har dog hver gang vist sig at være en anden. Digital Post version 2.0 gik i luften i starten af 2016. Forud for dette havde Odense Kommune sammen med en række andre myndigheder deltaget i en dialog med Digitaliseringsstyrelsen om forbedringer af de eksisterende funktioner og udvikling af nye. Af de mange fugle på taget kom dog kun de færreste ned i hånden på os. Nok omkring 20-25 pct. af myndighedernes fælles ønsker var tilbage den dag løsningen gik i luften. Og i tiden mellem de tre udbudsperioder har udviklingen nærmest været sat i stå og fejlrettelser været længe undervejs,” siger Birgitte Hjelm Paulsen.
Det er det, hun håber, nu vil ændre sig i denne tredje omgang. Hun er forventningsfuld, da det nye ved NGDP er, at det er det offentlige, der selv ejer den digitale infrastruktur. Hun mener, der bør være klare fordele forbundet med det.
”Det er forhåbentligt mere agilt. Vi ved jo med sikkerhed, at verden løbende forandrer sig. Derfor vil det være en fordel, at vi ikke skal vente på et nyt udbud for at få tilpasset Digital Post løsningen til en ny virkelighed. Forhåbentligt kan vi fremover undgå tovtrækkerierne mellem systemejerne og os myndigheder, der anvender løsningen,” siger Birgitte Hjelm Paulsen.
Erfarings- og idéudveksling er vejen frem
Til lanceringen af NGDP er der knyttet en gruppe på otte pilotmyndigheder: Københavns Kommune, Odense Kommune, Aalborg Kommune, Hillerød Kommune, Region Syddanmark, ATP og Danmarks Statistik og Moderniseringsstyrelsen. Pilotmyndighederne understøtter Digitaliseringsstyrelsen og Netcompany’s arbejde med at færdiggøre og teste NGDP-løsningen. De bidrager desuden til de ’Opgavepakker’ (vejledninger), der skal gøre det lettere for øvrige myndigheder at implementere NGDP.
Odense Kommune har desuden sammen med en række andre kommuner etableret et virtuelt NGDP-Kommuneforum. Her drøfter de kommunale opgaver og udfordringer med NGDP. Med er de fem største kommuner samt Vejle, Roskilde og nu også Herning, Bornholm og Kerteminde Kommuner.
”Vi har i Odense Kommune valgt at være med som pilotmyndighed, fordi det giver os mulighed for at få prøvet tingene af i god tid og være forberedt på det, der kommer. Parallelt hermed giver det mening at have et kommuneforum, da vi i det forum kan drøfte specifikke udfordringer for kommunerne. Vi har bl.a. drøftet fælles kontakt til leverandørerne, hvor vi har de samme afsender og modtager systemer. Vi er også optaget af at presse på for at få udnyttet de nye opmærkningsmuligheder, der er i NGDP. Bliver de udnyttet fuldt ud, kan det automatisere sorteringen af den post, kommunerne modtager fra andre myndigheder,” siger Birgitte Hjelm Paulsen.
Hun nævner, at Aalborg og Odense Kommune desuden har drøftet den ”begrænsning”, som der kom fra Digitaliseringsstyrelsen, at hver myndighed maksimalt måtte have fire modtagesystemer til at modtage posten fra borgere og virksomheder, og ét modtagesystem til at modtage posten fra andre myndigheder.
”Vi undrede os over den begrænsning. Hvor kom den fra? Og hvorfor lige fire? Hvorfor ikke otte? Vi synes ikke, vi fik en god forklaring på, hvorfor det forholdt sig sådan. Derfor enedes Aalborg og Odense Kommuner om at bringe sagen op i KL og Digitaliseringsstyrelsen. Det resulterede i, at det ikke længere er et krav, at antallet af modtagersystemer reduceres til 4 +1. Nu er det i stedet en ”kraftig anbefaling”. Det er et godt eksempel på, hvad vi kan bruge et kommunalt samarbejde til,” siger Birgitte Hjelm Nielsen.
MeMo
Meddelelsesformat MeMo (meddelelsesmodel) er den ny standard for Digital Post meddelelser. Ved hjælp af MeMo kan myndighederne ”highlighte” nogle ting for borgere og virksomheder på borger.dk og virk.dk. Ved at opmærke i MeMo kan myndighederne tilføje en eller flere handlingsknapper, der refererer tilbage til kalenderaftaler, tidsfrister eller betalingsanmodninger i Digital Post meddelelserne. Det betyder, at modtageren med et klik på en kalender-handlingsknap kan få aftalen om at møde i Jobcenteret eller til undersøgelse på hospitalet lagt automatisk ned i sin digitale kalender. Andre handlingsknapper linker til en betalingsløsning, hvor bøder kan betales, eller til dokumenter eller websider med kørselsvejledninger eller anden supplerende information.
Netcompany udvikler den nationale del af NGDP-løsning. Myndighederne
skal så integrere deres brevdannende og brevmodtagende systemer til den nationale løsning enten direkte eller via en broker som eksempelvis Serviceplatformen.
I Odense har de 33 systemer samt enkelte bagvedliggende systemer, der skal integreres til den nye NGDP-løsning.
”Når det handler om integrationen mellem vores brevdannende fagsystemer og den nationale Digital Post-løsning, skal kommunen selv forhandle med leverandørerne. Det er op til os selv i kommunerne at få ambitionsniveauet promoveret over for leverandørerne i så god tid, så vi ikke ender i en situation, hvor det er for sent.”
Odense Kommune er gået sammen med de to pilotkommuner Aalborg og Hillerød, om at få lavet den integration, der skal bruges mellem tandplejesystemet og NgDP, da de tre kommuner har den samme tandplejeløsning.
”Det er mit indtryk, at leverandørerne af de kommunale fagsystemer godt ved, at de skal have ”hul igennem” fra deres eget system og til Netcompanys nationale system. Men de er mindre opmærksomme på mulighederne for at opmærke i MeMo, så myndighedernes automatiske sorteringsmuligheder øges og borgere og virksomheder tilbydes handlingsknapper, når de tjekker deres post på borger.dk og virk.dk. Det skal vi kæmpe lidt for,” siger Birgitte Hjelm Paulsen.
Nogle af Netcompanys snitflader er i luften nu og kan tilgås af pilot- og frontløbermyndigheder og meget snart af øvrige myndigheder. Hele
NGDP-løsningen går i luften i august 2021, hvor den overtager fra den Digital Post-løsning, der er leveret af E-boks.
”Jeg synes brugergrænsefladen ser rigtig lækker ud. Sammenlignet med brugergrænsefladen fra E-boks går vi fra noget ingeniøragtigt til noget mere menneskeligt. Vi har dog endnu til gode at opleve snitflader, som vi kan kalde stabile. Et systems børnesygdomme må man acceptere, når man har valgt at være pilotmyndighed, men vi satser da på, at det bliver bedre med tiden,” siger Birgitte Hjelm Paulsen.
”Hver gang, det offentlige har skullet finde penge til en ny udgave af Digital Post, har der ikke været grænser for, hvilke herligheder vi havde muligheder for at få. Virkeligheden har dog hver gang vist sig at være en anden. Digital Post version 2.0 gik i luften i starten af 2016. Forud for dette havde Odense Kommune sammen med en række andre myndigheder deltaget i en dialog med Digitaliseringsstyrelsen om forbedringer af de eksisterende funktioner og udvikling af nye. Af de mange fugle på taget kom dog kun de færreste ned i hånden på os. Nok omkring 20-25 pct. af myndighedernes fælles ønsker var tilbage den dag løsningen gik i luften. Og i tiden mellem de tre udbudsperioder har udviklingen nærmest været sat i stå og fejlrettelser været længe undervejs,” siger Birgitte Hjelm Paulsen.
Det er det, hun håber, nu vil ændre sig i denne tredje omgang. Hun er forventningsfuld, da det nye ved NGDP er, at det er det offentlige, der selv ejer den digitale infrastruktur. Hun mener, der bør være klare fordele forbundet med det.
”Det er forhåbentligt mere agilt. Vi ved jo med sikkerhed, at verden løbende forandrer sig. Derfor vil det være en fordel, at vi ikke skal vente på et nyt udbud for at få tilpasset Digital Post løsningen til en ny virkelighed. Forhåbentligt kan vi fremover undgå tovtrækkerierne mellem systemejerne og os myndigheder, der anvender løsningen,” siger Birgitte Hjelm Paulsen.
Erfarings- og idéudveksling er vejen frem
Til lanceringen af NGDP er der knyttet en gruppe på otte pilotmyndigheder: Københavns Kommune, Odense Kommune, Aalborg Kommune, Hillerød Kommune, Region Syddanmark, ATP og Danmarks Statistik og Moderniseringsstyrelsen. Pilotmyndighederne understøtter Digitaliseringsstyrelsen og Netcompany’s arbejde med at færdiggøre og teste NGDP-løsningen. De bidrager desuden til de ’Opgavepakker’ (vejledninger), der skal gøre det lettere for øvrige myndigheder at implementere NGDP.
Odense Kommune har desuden sammen med en række andre kommuner etableret et virtuelt NGDP-Kommuneforum. Her drøfter de kommunale opgaver og udfordringer med NGDP. Med er de fem største kommuner samt Vejle, Roskilde og nu også Herning, Bornholm og Kerteminde Kommuner.
”Vi har i Odense Kommune valgt at være med som pilotmyndighed, fordi det giver os mulighed for at få prøvet tingene af i god tid og være forberedt på det, der kommer. Parallelt hermed giver det mening at have et kommuneforum, da vi i det forum kan drøfte specifikke udfordringer for kommunerne. Vi har bl.a. drøftet fælles kontakt til leverandørerne, hvor vi har de samme afsender og modtager systemer. Vi er også optaget af at presse på for at få udnyttet de nye opmærkningsmuligheder, der er i NGDP. Bliver de udnyttet fuldt ud, kan det automatisere sorteringen af den post, kommunerne modtager fra andre myndigheder,” siger Birgitte Hjelm Paulsen.
Hun nævner, at Aalborg og Odense Kommune desuden har drøftet den ”begrænsning”, som der kom fra Digitaliseringsstyrelsen, at hver myndighed maksimalt måtte have fire modtagesystemer til at modtage posten fra borgere og virksomheder, og ét modtagesystem til at modtage posten fra andre myndigheder.
”Vi undrede os over den begrænsning. Hvor kom den fra? Og hvorfor lige fire? Hvorfor ikke otte? Vi synes ikke, vi fik en god forklaring på, hvorfor det forholdt sig sådan. Derfor enedes Aalborg og Odense Kommuner om at bringe sagen op i KL og Digitaliseringsstyrelsen. Det resulterede i, at det ikke længere er et krav, at antallet af modtagersystemer reduceres til 4 +1. Nu er det i stedet en ”kraftig anbefaling”. Det er et godt eksempel på, hvad vi kan bruge et kommunalt samarbejde til,” siger Birgitte Hjelm Nielsen.
MeMo
Meddelelsesformat MeMo (meddelelsesmodel) er den ny standard for Digital Post meddelelser. Ved hjælp af MeMo kan myndighederne ”highlighte” nogle ting for borgere og virksomheder på borger.dk og virk.dk. Ved at opmærke i MeMo kan myndighederne tilføje en eller flere handlingsknapper, der refererer tilbage til kalenderaftaler, tidsfrister eller betalingsanmodninger i Digital Post meddelelserne. Det betyder, at modtageren med et klik på en kalender-handlingsknap kan få aftalen om at møde i Jobcenteret eller til undersøgelse på hospitalet lagt automatisk ned i sin digitale kalender. Andre handlingsknapper linker til en betalingsløsning, hvor bøder kan betales, eller til dokumenter eller websider med kørselsvejledninger eller anden supplerende information.
Netcompany udvikler den nationale del af NGDP-løsning. Myndighederne
skal så integrere deres brevdannende og brevmodtagende systemer til den nationale løsning enten direkte eller via en broker som eksempelvis Serviceplatformen.
I Odense har de 33 systemer samt enkelte bagvedliggende systemer, der skal integreres til den nye NGDP-løsning.
”Når det handler om integrationen mellem vores brevdannende fagsystemer og den nationale Digital Post-løsning, skal kommunen selv forhandle med leverandørerne. Det er op til os selv i kommunerne at få ambitionsniveauet promoveret over for leverandørerne i så god tid, så vi ikke ender i en situation, hvor det er for sent.”
Odense Kommune er gået sammen med de to pilotkommuner Aalborg og Hillerød, om at få lavet den integration, der skal bruges mellem tandplejesystemet og NgDP, da de tre kommuner har den samme tandplejeløsning.
”Det er mit indtryk, at leverandørerne af de kommunale fagsystemer godt ved, at de skal have ”hul igennem” fra deres eget system og til Netcompanys nationale system. Men de er mindre opmærksomme på mulighederne for at opmærke i MeMo, så myndighedernes automatiske sorteringsmuligheder øges og borgere og virksomheder tilbydes handlingsknapper, når de tjekker deres post på borger.dk og virk.dk. Det skal vi kæmpe lidt for,” siger Birgitte Hjelm Paulsen.
Nogle af Netcompanys snitflader er i luften nu og kan tilgås af pilot- og frontløbermyndigheder og meget snart af øvrige myndigheder. Hele
NGDP-løsningen går i luften i august 2021, hvor den overtager fra den Digital Post-løsning, der er leveret af E-boks.
”Jeg synes brugergrænsefladen ser rigtig lækker ud. Sammenlignet med brugergrænsefladen fra E-boks går vi fra noget ingeniøragtigt til noget mere menneskeligt. Vi har dog endnu til gode at opleve snitflader, som vi kan kalde stabile. Et systems børnesygdomme må man acceptere, når man har valgt at være pilotmyndighed, men vi satser da på, at det bliver bedre med tiden,” siger Birgitte Hjelm Paulsen.