Med coronarestriktionerne blev den fleksible, digitale arbejdsplads med et slag dagligdag for medarbejderne i de kommunale it- og digitaliseringsafdelinger. Mange har trivedes godt med den nye arbejdsform, men både ledelse og medarbejdere har i stadig højere grad skulle tackle de uheldige sideeffekter af den manglende sociale kontakt på arbejdspladsen.
Erfaringerne viser, at mange medarbejdere i de kommunale it- og digitaliseringsafdelinger har været glade for den fleksibilitet i hverdagen, som hjemmearbejde under coronakrisen har givet. Det generelle billede er også, at onlinemøder ofte har været mere effektive end fysiske møder, og at man særligt på det rent driftsmæssige område helt overordnet har kunnet levere lige så meget i en lige så god kvalitet, som før coronakrisen satte ind. Det er også det generelle billede, at der post-corona vil være mange flere, der kommer til at arbejde i en eller anden hybrid model, hvor hjemmearbejde og tilstedeværelse på arbejdspladsen vil supplere hinanden.
Erfaringerne viser dog også, at det er notorisk svært, nogle vil sige umuligt, at smalltalke til et online-møde. Den hurtige bemærkning, der lige letter stemningen, den indforståede bemærkning til sidemanden, en kort hyggesnak på vej ud til kaffemaskinen – alt det, der tilsammen udgør det sociale og relationelle aspekt af vores arbejdsliv, og som er med til skabe en bestemt kultur på en arbejdsplads, har haft trange kår i snart et år.
For nogle kan arbejdet på distancen derfor risikere at resultere i manglende arbejdsglæde og motivation, ensomhed og generel mistrivsel. Magasinet KITA har talt med tre kommuner om, hvordan de har valgt at imødegå de udfordringer, der kan ligge i kun at mødes med kollegerne online.
Sociale aktiviteter har effekt
”Vi har haft stor fokus på at erstatte vores normale arbejdsmæssige sociale aktiviteter med digitale, og jeg tror, at det har bidraget positivt til, at vi stadig oplever sammenhold, engagement og arbejdsiver i afdelingen,” fortæller Bo Fristed, chef for ITK (Innovation – Teknologi – Kreativitet) i Aarhus Kommune.
De sociale aktiviteter har været mange og forskelligartede: Månedlige ITKrea Goes Virtual-møder for hele ITK, hvor afdelingerne på skift har lavet et fælles socialt indslag, som for eksempel kunne være en gæt-en-medarbejder-fra-et-barndomsbillede-quiz eller en fælles virtual reality-oplevelse, morgen-kaffe online i større eller mindre grupper, fælles gymnastik/yoga via Teams, og en gang Walki-Talki, hvor man tager en gåtur i det fri og en snak med en makker over Teams på en mobil enhed – det er bare nogle af eksemplerne.
Sidst på året 2020 foretog man en social kapital måling, der underbyggede fornemmelsen af, at de mange aktiviteter havde en effekt.
”Tallene i social kapital-målingen ser på organisationsniveau rigtig fine ud, også hvis vi sammenligner med en tilsvarende måling i 2019. Så på den måde er vi ikke udfordret,” siger Bo Fristed.
Over tid har man kørt efter forskellige modeller med hensyn til at organisere arbejdet henholdvis hjemme og på kontoret.
”Vores organisation er opdelt i forskellige afdelinger, og i en periode havde vi en model, hvor hver afdeling havde en dag, hvor alle kunne være på kontoret samtidig. Efterfølgende – da der blev lukket mere ned – blev det fastlagt, at en tredjedel af medarbejderne kunne være på kontoret samtidigt og at afdelingslederne skulle koordinere. I hele perioden har medarbejdere med kritiske funktioner kunnet gå på arbejde,” fortæller Bo Fristed og fortsætter:
”Derudover har jeg haft den tilgang, at mine medarbejdere ikke skal blive syge eller risikere at opleve demotivation eller måske det, der er værre af at være hjemme. Derfor har enkelte medarbejdere – undtagelsesvist – kunne komme på kontoret.”
Mere plads til det sociale
på onlinemøderne
I Køge Kommunes IT- og Digitaliseringsafdeling gjorde man som så mange andre steder de erfaringer, at onlinemøder var virkelig effektive – men at der manglede et vigtigt element.
”Det gik op for mig og andre, at vi skulle give mere plads til det sociale i møderne. Det relationelle aspekt er bare meget vigtigt, ikke mindst for nye medarbejdere, hvor to startede lige før og en tredje under første nedlukning,” fortæller Ivan Harreskov, IT- og Digitaliseringschef.
IT- og Digitaliseringsafdelingen består af tre teams, som hver især har taget en række initiativer på den sociale front. Det kunne være fælles, virtuel frokost, virtuel fredagsøl inklusive spil, quiz eller lignende eller også bare et almindeligt online hyggemøde med nogle kolleger.
”Mange medarbejdere har trivedes rigtig godt med at arbejde hjemmefra, mens nogle har glædet sig meget til igen at kunne arbejde på arbejdspladsen og møde kollegerne i det fysiske rum,” siger Ivan Harreskov.
Han fortæller, at i de egentlige nedlukningsperioder har alle i princippet været sendt hjem, men der har typisk været to til tre personer fysisk på arbejde til at bemande en walk-in helpdesk funktion. Derudover har man givet medarbejdere, der af den ene eller anden grund ikke har trivedes med hjemmearbejde, lov til at møde ind på kontoret – naturligvis med overholdelse af afstandskravet og andre restriktioner.
”Vi har undervejs haft samtaler med folk, om hvordan de har det, og om det fungerer for dem med at arbejde hjemme. Indtrykket er, at man finder forskellige veje igennem den nye virkelighed, og at det overordnet set er gået godt. Men nogle har også meget tydeligt tilkendegivet, at de foretrækker at møde ind på arbejde,” fortæller Ivan Harreskov.
Mulighed for at møde ind fysisk
I afdelingen IDD (IT, Data og Digitalisering) i Svendborg Kommune har man også valgt en fleksibel tilgang, hvor man har fundet praktiske løsninger, hvis folk har haft behov for at møde fysisk ind på arbejde.
”Vi har fra starten italesat og haft en opmærksomhed på, om der var nogen, der havde det svært med at arbejde hjemmefra. Vi har flere lokationer, og der har folk efter aftale kunnet møde ind og arbejde sammen med andre kolleger. Og det er der bestemt nogle, der har benyttet sig af,” fortæller leder af afdelingen, Ulrik Hasselstrøm.
Derudover har der været gang i flere sociale aktiviteter som virtuelle frokoster og kaffemøder, og de enkelte teams i afdelingen har haft som opgave at lave sociale arrangementer både internt i teamet og på tværs af de enkelte teams. Derudover er der faste teammøder i afdelingen hver morgen, hvor der også har været en udvikling hen over året.
”Morgenmøderne handler selvfølgelig stadig om de opgaver, vi skal have udført, men møderne rummer nu også i højere grad det sociale aspekt, hvor vi giver mere plads til hyggesnakken. Vi har helt klart gjort os den erfaring fra den første periode med nedlukning, at det er meget vigtigt,” siger Ulrik Hasselstrøm, som lavede et lille survey i afdelingen for at få et fingerpeg om, hvordan medarbejderne havde det med at arbejde hjemmefra.
”Vi er 26 medarbejdere i afdelingen, og af dem angav fem, at de led under den sociale isolation, som hjemmearbejdet havde ført med sig. Det er jo relativt mange, og selvom det selvfølgelig kan være svært at adskille den isolation, der kommer fra hjemmearbejdet og den, der kommer fra de generelle coronarestriktioner, så viste det jo, at det var noget, vi skulle tage meget alvorligt,” fortæller han.
I surveyet angav seks medarbejdere, at de var meget tilfredse med at arbejde hjemme, og at produktiviteten kunne opretholdes.
Pres på medarbejderne
Det har også vist sig, at medarbejdernes engagement og ansvarlighed over for opgaverne i nogle tilfælde har kunnet øge presset på den enkelte under nedlukningen.
”Jeg har oplevet, at nogle medarbejdere har været kede af, at de på grund af hjemmearbejdet – for eksempel fordi de har hjemsendte børn, de også skal tage sig af – ikke har kunnet levere det, de egentlig skulle og følt sig nødsaget til også at arbejde om aftenen. Men der skal man som leder jo også være rimelig og få det til at glide så godt som muligt. Det har været vores overordnede tilgang,” fortæller Ivan Harreskov, Køge Kommune.
Ulrik Hasselstrøm, Svendborg Kommune, peger på, at presset på de enkelte medarbejdere også kan komme fra ledelsen.
”Vores udgangspunkt har været at følge retningslinjerne på det nationale plan, og på et tidspunkt har det jo lydt, at man som hjemsendt skulle tilstræbe at yde en 100 pct.´s arbejdsindsats, og hvis ikke det kunne lade sig gøre at udføre sin kerneopgave hjemmefra, skulle man møde ind på arbejde. Det har ikke kunnet lade sig gøre i praksis, netop fordi hele den sociale del forsvinder, så lige nøjagtig den udmelding pressede folk rigtig meget,” fortæller han.
Mere fleksibilitet i fremtiden
Fra alle tre kommuner lyder det, at erfaringerne fra nedlukningsperioderne vil sætte sine spor i fremtidens måde at organisere arbejdet på.
”Ultimo 2020 havde vi et strategiseminar i vores lille ledergruppe, hvor vi blandt andet gik i dybden med en vurdering af, hvor mange hjemmearbejdsdage de enkelte afdelinger forventer, at netop deres
medarbejdere vil have post-corona. Vores vurdering er, at vores medarbejdere i snit vil arbejde hjemmefra omkring en tredjedel af arbejdstiden,” fortæller Bo Fristed, Aarhus Kommune, og fortsætter:
”Helt konkret vil det betyde flere ting. Det vil eksempelvis være muligt at fjerne nogle skriveborde og give plads til en voksende afdeling samt skabe nogle fysiske rum til fordybelse. Det betyder også, at der er behov for at understøtte den nye måde at arbejde på, hvor vi i højere grad end tidligere vil opleve, at digitale møder ikke er enten-eller, men en kombination, hvor nogle deltager fysisk og andre virtuelt. Derfor har vi indrettet vores mødelokaler med nyt udstyr og indkøbt tre minimødelokaler til fire personer.”
Fra Ivan Harreskov, Køge Kommune, lyder det, at det er et ret udbredt ønske blandt medarbejderne at få den fleksibilitet i arbejdslivet som flere hjemmearbejdsdage kan betyde.
”Jeg tror bestemt, at vi fremover vil arbejde mere fleksibelt. Ånden er ude af flasken, og vi har meget konkret oplevet nogle af styrkerne ved at arbejde hjemmefra. Og det er helt tydeligt, at modenheden i forhold til at medarbejderne i udstrakt grad kan styre udførelsen af opgaverne selv er til stede. Vi skal derfor også tænker nogle nye tanker om ledelsesopgaven, så vi i endnu højere grad bliver fokuseret på resultaterne af arbejdet frem for at måle på tilstedeværelse.”
Ulrik Hasselstrøm, Svendborg Kommune, er helt sikker på, at hjemmearbejde bliver en integreret del af den måde, arbejdet vil blive udført på post-corona.
”Hvis man er klar over, hvad opgaven og ens rolle er, så vil jeg jo hævde, at den frihed og glæde, der ligger i at tage et større ansvar og i højere grad styre opgaveløsningen selv, giver en forbedret work-life balance og faktisk også en større effektivitet.”
Han peger på, at et af de vigtigste læringspunkter fra nedlukningen har været en erkendelse af, at det faktisk er muligt at gøre at tingene mere agilt og hurtigere.
”For at få det hele til at spille, har den enkelte medarbejder fra start været tvunget til at træffe nogle beslutninger og sige, at ’nu prøver vi det af!’. Mange tunge arbejdsgange er naturligt blevet disruptet, og der har vist sig en villighed til at turde tage ansvar for prøve noget nyt, uden at det har været oppe på utallige møder. Og at tage det ansvar er jo i høj grad med til at øge arbejdsglæden.”
Erfaringerne viser dog også, at det er notorisk svært, nogle vil sige umuligt, at smalltalke til et online-møde. Den hurtige bemærkning, der lige letter stemningen, den indforståede bemærkning til sidemanden, en kort hyggesnak på vej ud til kaffemaskinen – alt det, der tilsammen udgør det sociale og relationelle aspekt af vores arbejdsliv, og som er med til skabe en bestemt kultur på en arbejdsplads, har haft trange kår i snart et år.
For nogle kan arbejdet på distancen derfor risikere at resultere i manglende arbejdsglæde og motivation, ensomhed og generel mistrivsel. Magasinet KITA har talt med tre kommuner om, hvordan de har valgt at imødegå de udfordringer, der kan ligge i kun at mødes med kollegerne online.
Sociale aktiviteter har effekt
”Vi har haft stor fokus på at erstatte vores normale arbejdsmæssige sociale aktiviteter med digitale, og jeg tror, at det har bidraget positivt til, at vi stadig oplever sammenhold, engagement og arbejdsiver i afdelingen,” fortæller Bo Fristed, chef for ITK (Innovation – Teknologi – Kreativitet) i Aarhus Kommune.
De sociale aktiviteter har været mange og forskelligartede: Månedlige ITKrea Goes Virtual-møder for hele ITK, hvor afdelingerne på skift har lavet et fælles socialt indslag, som for eksempel kunne være en gæt-en-medarbejder-fra-et-barndomsbillede-quiz eller en fælles virtual reality-oplevelse, morgen-kaffe online i større eller mindre grupper, fælles gymnastik/yoga via Teams, og en gang Walki-Talki, hvor man tager en gåtur i det fri og en snak med en makker over Teams på en mobil enhed – det er bare nogle af eksemplerne.
Sidst på året 2020 foretog man en social kapital måling, der underbyggede fornemmelsen af, at de mange aktiviteter havde en effekt.
”Tallene i social kapital-målingen ser på organisationsniveau rigtig fine ud, også hvis vi sammenligner med en tilsvarende måling i 2019. Så på den måde er vi ikke udfordret,” siger Bo Fristed.
Over tid har man kørt efter forskellige modeller med hensyn til at organisere arbejdet henholdvis hjemme og på kontoret.
”Vores organisation er opdelt i forskellige afdelinger, og i en periode havde vi en model, hvor hver afdeling havde en dag, hvor alle kunne være på kontoret samtidig. Efterfølgende – da der blev lukket mere ned – blev det fastlagt, at en tredjedel af medarbejderne kunne være på kontoret samtidigt og at afdelingslederne skulle koordinere. I hele perioden har medarbejdere med kritiske funktioner kunnet gå på arbejde,” fortæller Bo Fristed og fortsætter:
”Derudover har jeg haft den tilgang, at mine medarbejdere ikke skal blive syge eller risikere at opleve demotivation eller måske det, der er værre af at være hjemme. Derfor har enkelte medarbejdere – undtagelsesvist – kunne komme på kontoret.”
Mere plads til det sociale
på onlinemøderne
I Køge Kommunes IT- og Digitaliseringsafdeling gjorde man som så mange andre steder de erfaringer, at onlinemøder var virkelig effektive – men at der manglede et vigtigt element.
”Det gik op for mig og andre, at vi skulle give mere plads til det sociale i møderne. Det relationelle aspekt er bare meget vigtigt, ikke mindst for nye medarbejdere, hvor to startede lige før og en tredje under første nedlukning,” fortæller Ivan Harreskov, IT- og Digitaliseringschef.
IT- og Digitaliseringsafdelingen består af tre teams, som hver især har taget en række initiativer på den sociale front. Det kunne være fælles, virtuel frokost, virtuel fredagsøl inklusive spil, quiz eller lignende eller også bare et almindeligt online hyggemøde med nogle kolleger.
”Mange medarbejdere har trivedes rigtig godt med at arbejde hjemmefra, mens nogle har glædet sig meget til igen at kunne arbejde på arbejdspladsen og møde kollegerne i det fysiske rum,” siger Ivan Harreskov.
Han fortæller, at i de egentlige nedlukningsperioder har alle i princippet været sendt hjem, men der har typisk været to til tre personer fysisk på arbejde til at bemande en walk-in helpdesk funktion. Derudover har man givet medarbejdere, der af den ene eller anden grund ikke har trivedes med hjemmearbejde, lov til at møde ind på kontoret – naturligvis med overholdelse af afstandskravet og andre restriktioner.
”Vi har undervejs haft samtaler med folk, om hvordan de har det, og om det fungerer for dem med at arbejde hjemme. Indtrykket er, at man finder forskellige veje igennem den nye virkelighed, og at det overordnet set er gået godt. Men nogle har også meget tydeligt tilkendegivet, at de foretrækker at møde ind på arbejde,” fortæller Ivan Harreskov.
Mulighed for at møde ind fysisk
I afdelingen IDD (IT, Data og Digitalisering) i Svendborg Kommune har man også valgt en fleksibel tilgang, hvor man har fundet praktiske løsninger, hvis folk har haft behov for at møde fysisk ind på arbejde.
”Vi har fra starten italesat og haft en opmærksomhed på, om der var nogen, der havde det svært med at arbejde hjemmefra. Vi har flere lokationer, og der har folk efter aftale kunnet møde ind og arbejde sammen med andre kolleger. Og det er der bestemt nogle, der har benyttet sig af,” fortæller leder af afdelingen, Ulrik Hasselstrøm.
Derudover har der været gang i flere sociale aktiviteter som virtuelle frokoster og kaffemøder, og de enkelte teams i afdelingen har haft som opgave at lave sociale arrangementer både internt i teamet og på tværs af de enkelte teams. Derudover er der faste teammøder i afdelingen hver morgen, hvor der også har været en udvikling hen over året.
”Morgenmøderne handler selvfølgelig stadig om de opgaver, vi skal have udført, men møderne rummer nu også i højere grad det sociale aspekt, hvor vi giver mere plads til hyggesnakken. Vi har helt klart gjort os den erfaring fra den første periode med nedlukning, at det er meget vigtigt,” siger Ulrik Hasselstrøm, som lavede et lille survey i afdelingen for at få et fingerpeg om, hvordan medarbejderne havde det med at arbejde hjemmefra.
”Vi er 26 medarbejdere i afdelingen, og af dem angav fem, at de led under den sociale isolation, som hjemmearbejdet havde ført med sig. Det er jo relativt mange, og selvom det selvfølgelig kan være svært at adskille den isolation, der kommer fra hjemmearbejdet og den, der kommer fra de generelle coronarestriktioner, så viste det jo, at det var noget, vi skulle tage meget alvorligt,” fortæller han.
I surveyet angav seks medarbejdere, at de var meget tilfredse med at arbejde hjemme, og at produktiviteten kunne opretholdes.
Pres på medarbejderne
Det har også vist sig, at medarbejdernes engagement og ansvarlighed over for opgaverne i nogle tilfælde har kunnet øge presset på den enkelte under nedlukningen.
”Jeg har oplevet, at nogle medarbejdere har været kede af, at de på grund af hjemmearbejdet – for eksempel fordi de har hjemsendte børn, de også skal tage sig af – ikke har kunnet levere det, de egentlig skulle og følt sig nødsaget til også at arbejde om aftenen. Men der skal man som leder jo også være rimelig og få det til at glide så godt som muligt. Det har været vores overordnede tilgang,” fortæller Ivan Harreskov, Køge Kommune.
Ulrik Hasselstrøm, Svendborg Kommune, peger på, at presset på de enkelte medarbejdere også kan komme fra ledelsen.
”Vores udgangspunkt har været at følge retningslinjerne på det nationale plan, og på et tidspunkt har det jo lydt, at man som hjemsendt skulle tilstræbe at yde en 100 pct.´s arbejdsindsats, og hvis ikke det kunne lade sig gøre at udføre sin kerneopgave hjemmefra, skulle man møde ind på arbejde. Det har ikke kunnet lade sig gøre i praksis, netop fordi hele den sociale del forsvinder, så lige nøjagtig den udmelding pressede folk rigtig meget,” fortæller han.
Mere fleksibilitet i fremtiden
Fra alle tre kommuner lyder det, at erfaringerne fra nedlukningsperioderne vil sætte sine spor i fremtidens måde at organisere arbejdet på.
”Ultimo 2020 havde vi et strategiseminar i vores lille ledergruppe, hvor vi blandt andet gik i dybden med en vurdering af, hvor mange hjemmearbejdsdage de enkelte afdelinger forventer, at netop deres
medarbejdere vil have post-corona. Vores vurdering er, at vores medarbejdere i snit vil arbejde hjemmefra omkring en tredjedel af arbejdstiden,” fortæller Bo Fristed, Aarhus Kommune, og fortsætter:
”Helt konkret vil det betyde flere ting. Det vil eksempelvis være muligt at fjerne nogle skriveborde og give plads til en voksende afdeling samt skabe nogle fysiske rum til fordybelse. Det betyder også, at der er behov for at understøtte den nye måde at arbejde på, hvor vi i højere grad end tidligere vil opleve, at digitale møder ikke er enten-eller, men en kombination, hvor nogle deltager fysisk og andre virtuelt. Derfor har vi indrettet vores mødelokaler med nyt udstyr og indkøbt tre minimødelokaler til fire personer.”
Fra Ivan Harreskov, Køge Kommune, lyder det, at det er et ret udbredt ønske blandt medarbejderne at få den fleksibilitet i arbejdslivet som flere hjemmearbejdsdage kan betyde.
”Jeg tror bestemt, at vi fremover vil arbejde mere fleksibelt. Ånden er ude af flasken, og vi har meget konkret oplevet nogle af styrkerne ved at arbejde hjemmefra. Og det er helt tydeligt, at modenheden i forhold til at medarbejderne i udstrakt grad kan styre udførelsen af opgaverne selv er til stede. Vi skal derfor også tænker nogle nye tanker om ledelsesopgaven, så vi i endnu højere grad bliver fokuseret på resultaterne af arbejdet frem for at måle på tilstedeværelse.”
Ulrik Hasselstrøm, Svendborg Kommune, er helt sikker på, at hjemmearbejde bliver en integreret del af den måde, arbejdet vil blive udført på post-corona.
”Hvis man er klar over, hvad opgaven og ens rolle er, så vil jeg jo hævde, at den frihed og glæde, der ligger i at tage et større ansvar og i højere grad styre opgaveløsningen selv, giver en forbedret work-life balance og faktisk også en større effektivitet.”
Han peger på, at et af de vigtigste læringspunkter fra nedlukningen har været en erkendelse af, at det faktisk er muligt at gøre at tingene mere agilt og hurtigere.
”For at få det hele til at spille, har den enkelte medarbejder fra start været tvunget til at træffe nogle beslutninger og sige, at ’nu prøver vi det af!’. Mange tunge arbejdsgange er naturligt blevet disruptet, og der har vist sig en villighed til at turde tage ansvar for prøve noget nyt, uden at det har været oppe på utallige møder. Og at tage det ansvar er jo i høj grad med til at øge arbejdsglæden.”