Det Fælleskommunale Databehandlersekretariat (DBS) i Viborg har skruet op for produktiviteten inden for tilsyn med kommunale it-systemer, der indeholder personoplysninger. DBS er gået fra 30 tilsyn det første år til 800 tilsyn i år to. “Det er vi helt og aldeles tilfredse med,” siger sekretariatschef Henrik Houmøller Sprøgel, DBS.
Da DBS blev stiftet i begyndelsen af 2022, var det aftalt med kommunerne, at DBS skulle føre tilsyn, såfremt 20 eller flere kommuner brugte et system med en tilhørende databehandleraftale - dvs. et it-system med personoplysninger.
Sekretariatschef Henrik Houmøller Sprøgel, DBS: “Vi er kommet rigtig godt fra start. Vi har øget mængden af tilsyn fra 30 til 800 det første år. Og i 2024 udvider vi nu antallet af tilsyn, når 10 eller flere af medlemskommuner bruger et it-system med tilhørende databehandleraftale. Det vil reelt sige, vi fordobler antallet af tilsyn i forhold til det oprindelige aftalegrundlag i 2022. Det er forbundet med markante stordriftsfordele at løse opgaven i et kommunalt fællesskab”.
Som nævnt var det aftalt mellem DBS og kommunerne, at der skulle føres tilsyn, hvis 20 eller flere af medlemskommuner har et givet it-system med tilhørende databehandleraftale.
“Det betød, at vi fra starten af skulle føre tilsyn med 420 it-systemer. I 2023 har DBS gennemgået mere end 1.600 it-systemer, som anvendes i kommunerne. Cirka en tredjedel af dem indeholder ikke persondata, så her skal der ikke gennemføres tilsyn. For de øvrige cirka 1.000 it-systemer fører DBS tilsyn, og en meget stor del er færdiggjort. Det har vi kunnet gøre uden, at medlemskommunerne har skullet afsætte flere ressourcer til opgaven,” siger Henrik Houmøller Sprøgel.
Det er årsagen til, at DBS nu arbejder efter den nye målsætning at føre tilsyn med alle it-systemer med databehandleraftaler, der bruges af mindst 10 kommuner.
Bestyrelsesformand Erik Sørensen, DBS: “Vi har kunnet gå fra 20 kommuner til 10 kommuner – og gennemføre dobbelt så mange tilsyn af it-systemer uden at skulle bruge væsentlig flere ressourcer. Så vi kan godt sige, at vi har løst en væsentlig større opgave, end det var forudsat”.
“Det positive er, vi nu har dokumentation for vores produktivitet, at vi alene inden for det første år, har vi fået så meget styr på det her og fået sat standarder for tilsyn, at kommunerne får meget mere værdi for deres penge,” siger Erik Sørensen.
Nye beføjelser
I efteråret 2023 har DBS fået udvidet sine beføjelser. Nu skal DBS ikke kun føre tilsyn med databehandleraftalerne. DBS skal også forhandle databehandleraftaler på vegne af alle kommunerne.
“Vi er så småt gået i gang med at forhandle de første databehandleraftaler med leverandørerne på plads, men DBS har på nuværende tidspunkt ikke fået landet en endelig aftale med nogen leverandører. Det er en to-delt opgave, for dels skal DBS forhandle med leverandøren på vegne af kommunerne, men det er den enkelte kommune, der skal indgå aftalen med leverandøren. Så lige nu er vi er i gang med at finde ud af, hvordan kommunerne skal involveres i processerne,” siger Henrik Houmøller Sprøgel.
Da det er den enkelte Kommune, der formelt indgår databehandlerne med leverandøren, kan DBS ikke lave en K-98 aftale, der gælder for alle, da der er store indbyrdes forskelle mellem kommunerne. DBS kan indgå et forhandlingsoplæg, som en aftale, som kan kommunen kan lave en aftale udfra.
Nu er der 68 medlemmer – opgaven bliver billigere jo flere kommuner, der melder sig ind. Frederiksberg, Jammerbugt, Morsø, Herning og Vejen er de nye kommuner, der er kommet med i DBS.
Store fordele for kommuner og leverandører
DBS har som formål at sikre en ensartet praksis for tilsyn med databehandleraftaler, styrke kompetencerne på området og skabe en forbedret position for medlemskommunerne ved nye databehandleraftaler.
Erik Sørensen: “Leverandørerne viser stor interesse for at samarbejde med os. Det er kommet i de opfølgende dialoger vi har haft med leverandørerne. Det er en klar fordel for leverandørerne at løse opgaver om databehandleraftaler i et centraliseret forum frem for at skulle gøre det enkeltvist med kommunerne. Det er nemmere at tale med et sekretariat, der repræsenterer 68 kommuner, så skal de kun tage et sted hen. Det er klart det sparer tid. Og sparet tid er som bekendt penge for alle parter”.
DBS siger at opgaven med databehandleraftaler er en kompleks opgaver, som kan være svær at forstå og placere rigtigt i organisationen. Derfor giver DBS store fordele.
“DBS leverer værdiskabelse for kommunerne. Alene den produktivitetsgevinst der er skabt i det første leveår, ville ikke have kunnet realiseres, hvis kommunerne skulle løse opgaven med tilsyn og forhandling af databehandleraftaler individuelt. Det fører også til den konklusion, at DBS skaber kvalitet, da de specialister som sidder i Sekretariatet er en mangelvare, som det vil være svært for den enkelte kommune at tiltrække. Og den tredje faktor er robusthed. Hvis DBS mister en medarbejder til en privat virksomhed, så klarer vi os, Hvis det skete i en kommune, kunne det være et problem. Samarbejde med kommunerne er en grundsten i DBS. Vi kan ikke være kloge på alt. Derfor vil samarbejdet med kommunerne være helt afgørende i 2024,” siger Erik Sørensen.