OS2 Kitos og Databehandlersekretariatet i Viborg udvider samarbejdet mellem de to platforme, der betyder, at der kan udveksles data om de involverede IT-systemer. I alt 55 kommuner er med begge steder og de vil få administrative lettelser og bedre data gennem det udvidede samarbejde.
Hidtil har DBS indhentet data manuelt fra OS2 Kitos. Nu udvides samarbejdet og udvekslingen af data bliver fremover understøttet af OS2 Kitos og DBS-portalen, og på den måde kan data kobles på tværs af de to platforme via en fælles brugergrænseflade. Den nye brugergrænseflade på KitOS, der gik i luften den 31. marts 2025. De administrative fordele vil især komme de 55 kommuner, der er medlemmer af DBS og OS2 Kitos, til gode.
OS2Kitos er et system, som de kommunale IT-chefer bruger til at have overblik over deres IT-portefølje. DBS er sagsbehandlingssystem for databehandleraftaler. Ifølge parterne er 55 kommuner medlemmer af både Kitos og DBS.
Ambitionen er, at kommuner, der er medlem af OS2 Kitos, fremover kun skal registrere data vedrørende it-systemer i OS2 Kitos.
Formand for styregruppen OS2Kitos, Jens Kjellerup: ”Der er ingen grund til, at kommunerne skal registrere deres it-systemer og se på data om dem to forskellige steder. Vi integrerer data mellem DBS og OS2Kitos. I Kitos kan medlemskommunerne se hvilke systemer, de har, og hvis man er medlem af DBS, kan man se hvilke af kommunens it-systemer DBS udfører det årlige tilsyn med. I Databehandlersekretariatet kan man direkte se de systemer, medlemmerne af Kitos benytter. Så behøver DBS ikke længere at skrive ud til kommunen for at spørge om, hvilke systemer de anvender. Det ved DBS på forhånd. Og kommunerne kan se, hvilke af kommunens it-systemer DBS fører tilsyn med. Så kommunerne skal ikke ind og finde informationerne to steder. Integrationen gør, at kommunerne kun skal kigge et sted. Der er administrative besparelser for alle og der er bedre datakvalitet”.
Chef Henrik Houmøller Sprøgel, Databehandlersekretariatet: ”Siden Det fælleskommunale Databehandlersekretariat (DBS) blev etableret i 2022, har DBS anvendt data fra OS2Kitos i arbejdet med at afgøre, hvilke it-systemer, DBS skal føre tilsyn med. DBS fører blandt andet tilsyn med de databehandleraftaler, som er indgået af ti medlemskommuner eller derover. Men nu formaliserer vi samarbejdet med OS2Kitos og automatiserer udvekslingen af data mellem de to systemer. Det vil forbedre datakvaliteten og især skabe administrative lettelser for de kommuner, der er medlemmer begge steder”.
Kitos bruges af 76 kommuner og 73 kommuner er medlemmer af DBS.
”Hidtil har DBS indhentet og overført data manuelt fra OS2Kitos. Med det nye samarbejde automatiserer vi dataudvekslingen, og derved bliver det muligt at koble data fra de to platforme via en fælles brugergrænseflade,” siger Henrik Houmøller Sprøgel.
OS2Kitos - Kommunernes IT OverblikSystem
76 kommuner deltager
• Overblik over it-system portefølje med it-systemer, lokalt systemansvar,
leverandør, kontrakt GDPR/Databehandling
• Udstiller kommunernes fælles system-og leverandørkatalog med
stamdata som løbende opdateres
• Mulighed for at kommunerne selv kan tilpasse visning og felter
• Kommunen kan udstille data via API
• Er integreret med Fælleskommunal Organisation (FKIOrg)
• Kan udveksle data med ISMS- ystemer (pt. Wired Relations &
OS2Compliance)
• Integration med DBS portalen første halvår 2025
• Dataudveksling og kvalitetssikring af stamdata laves i samarbejde med KL,
Kombit, Det Fælleskommunale Databehandlersekretariatet, samt Rigsarkivet
• Brugerklub med online arrangementer & videndeling året rundt.
• Ny brugergrænseflade pr 31.03.25
Erik Sørensen
Fhv. It- og digitaliseringschef i Viborg Kommune var den første bestyrelsesformand i Databehandlersekretariatet i 2022. Han er nu trådt af som formand på generalforsamlingen. Fremover er han udelukkende knyttet til et team i Viborg Kommunes HR-afdeling, hvor de understøtter rekruttering af fremtidens ledere i kommunen. Erik Sørensen siger dermed et endeligt farvel til IT- og digitalisering samt GDPR og i-sikkerhed.