Først Roskilde Kommune, siden Næstved Kommune har meldt sig ud af den Midtsjællandske Digitaliseringsforening.
De 11 sjællandske kommuner i DIGIT landede den vel nok største IT-kontrakt med KMD i efteråret 2022 på 876,5 mio. kr. En aftale, der løber over i alt 11 år. Dermed fik 9.000 medarbejdere på tværs af de 11 kommuner et nyt løn- og økonomisystem. Sådan hed det i en pressemeddelelse fra DIGIT, som fortalte, at den større købekraft – gavnede kvalitet og arbejdsglæde og vidensdeling i de enkelte kommuner.
Den kæmpestore kontrakt opnåede ikke meget opmærksomhed. Den fløj under radaren i nyhedsstrømmen. I dag knapt to år efter kontraktindgåelsen og midtvejs i implementeringen af det enorme IT-system for 9.000 medarbejdere, befinder DIGIT sig i ny situation, da Roskilde og Næstved Kommune for nyligt har meldt sig ud af det midtsjællandske IT-fællesskab. DIGIT er ramt af udmeldelser.
Roskilde Kommune informerede DIGIT i foråret 2024, at det var slut. Magasinet KITA har forsøgt at få sat et interview op med IT- og digitaliseringschef Ole Bech, Roskilde Kommune, som var en af drivkræfterne bag stiftelsen af den midtsjællandske Digitaliseringsforening i 2016 med i alt 12 kommuner. Ole Bech var desuden den første sekretariatschef i foreningen, men nu er er Roskilde Kommune på vej helt ud.
I juni 2024 kom den samme melding fra Næstved Kommune. Det vil sige de to største kommuner i regionen har trukket sig med få måneders mellemrum.
Roskilde Kommune er foreningens største bidragyder med knap 14 pct. af budgettet. Da foreningen blev stiftet, hed det, at de 12 sjællandske kommuner havde lige så mange indbyggere som København. Underforstået at den samlede indkøbsmuskel i de 12 kommuner var mindst lige så stærk.
I 2023 udmeldte Odsherred Kommune sig også af DIGIT. Derfor er antallet af kommuner nu nede på ni kommuner fra 1. januar 2025.
Ærgrer sig
Direktør i DIGIT, Kirsten V. Jensen, Slagelse Kommune: «Ja det ærgrer mig, at Roskilde og Næstved Kommune har meldt sig ud. Men lige nu handler det om at få forhandlet en ordentlig aftale på plads med begge, så udtrædelsen sker på en god måde for alle parter.”
”Roskilde og Næstved er store og vigtige medlemmer, så det skaber måske lidt bølgegang i foreningen. Jeg ser lige nu to modsatrettede tendenser for DIGIT. Vi skal håndtere udmeldelsen af Roskilde. De er ude ved årets udgang. Omvendt har vi en bestyrelse bestående af tre kommunaldirektører, som stiller krav til os om, at vi rykker noget mere på udviklingsmål og bliver mere ambitiøse på en udviklingsdagsorden. Vi vil gerne bringe foreningen op på et niveau, hvor vi arbejder mere innovativt.”
IT- og digitaliseringschef, Henning Strøkjær, Guldborgsund Kommune og medlem af ledelsen i af DIGIT, bakker helt og fuldt op om DIGIT.
”Jeg synes jo ikke, vi kan undvære DIGIT. Vi skal styrke samarbejdet mellem kommunerne for at blive stærkere. Det kan godt være, at vi skal lave nogle tilpasninger i DIGIT. Men det skal vi jo altid gøre. Det er en del af samarbejdet.”
”Der er ingen tvivl for mig om, at det vi har nået indtil videre, synes jeg er en succes. Det kan godt være at nogle synes, vi skulle have nået mere. Men når jeg synes det er en succes, er det fordi vi har fået skabt nogle fællesskaber på tværs af kommunerne i løbet af de otte års samarbejde.”
Både Kirsten V. Jensen og Henning Strøkjær fortæller, at ved implementeringen af de store fagsystemer, som er blevet udbudt gennem DIGIT, blandt andet på Social- og Sundhedsområdet, ESDH og senest løn- og økonomisystemet bygger medarbejderne på de enkelte fagområder netværk på tværs af kommunerne. Ikke kun, mens implementeringen sker, men også efter systemerne er taget i drift, så samarbejder de og deler viden på tværs af kommunerne.
Henning Strøkjær: ”Jeg synes samarbejdet på tværs er en vigtig del af fællesskabet, som skaber gevinster i kommunerne. Dels fordi de arbejder på den samme måde, dels fordi de deler den viden, de bygger op”.
Intet nyt
Der er ikke nogen officiel begrundelse fra Roskilde Kommune om årsagen til deres udmeldelse af DIGIT. De kilder KITA har talt med – uden for Roskilde – taler om ”manglende ambitionsniveau”.
Kirsten V. Jensen: ”Jeg tager Roskilde og Næstved Kommunes beslutning til efterretning. Det er klart, at medlemskommunerne er forskellige i størrelse og forskellige i digital modenhed. Både med hensyn til hvordan man arbejder med digitalisering, automatisering og med organisering af projekter i det hele taget. Når en styregruppe på et givet fagområde er blevet enige om en proces, betyder det så, at alle kommuner i DIGIT skal implementere den. Ja, det betyder det. Derfor bliver samarbejdet ikke kun indkøb og implementering af et system. Det omfatter også processer, arbejdsgange og forretningsudvikling”.
DIGIT har en såkaldt ”musketéred”, der er nedfældet i vedtægterne for foreningen. Ved aftalen af KMD´s løn- og økonomisystem, som første gang blev indgået i 2018 blandt syv DIGIT-kommuner, var der tale om fire fælles processer. Ved det nye udbud i 2022 var der seks processer i 11 kommuner. Så digitaliseringen breder sig.
Henning Strøkjær: ”Med den ramme, der er, og de mennesker, der er, skal vi digitalisere mere. Det er derfor DIGIT er sat i verden. Men indtil nu har vi især harmoniseret og standardiseret i kommunerne. Nu skal vi til at digitalisere oven på alt det, der er blevet harmoniseret. Det er trin to i raketten.”
”Man skal ikke undervurdere vanskelighederne med at samarbejde. Det forudsætter, at man har nogle stærke kommunale aktører, der sidder for bordenden, som vi har i DIGIT. Jeg synes vi er nået ret langt på otte år. Det er langvarigt at digitalisere i fællesskab,” siger Henning Strøkjær.
De store systemer og udfordringerne
Men et er, at foreningen DIGIT og kommunaldirektørerne, som sidder i bestyrelsen, synes at det går godt. Et andet er, at foreningen har så meget økonomisk tyngde, at det kan være svært at skabe tilstrækkelig konkurrence inden for de store fagsystemer.
I 2020, da DIGIT skulle indkøbe et nyt Social- Sundheds og Omsorgssystem, ville de 11 kommuner gennemføre det som et ”mini-udbud” på SKI’s 02.19 rammeaftale.
Det var første gang, at flere kommuner gik sammen om at anvende SKIs rammeaftaler i et fælles udbud. Derfor var både SKI og Kammeradvokaten inde over materialet og processen sammen med Implement Consulting Group, der var rådgiver på opgaven. DIGIT valgte KMD. Men en tabende tilbudsgiver klagede til Klagenævnet for EU-udbud. Klagenævnet gav klager medhold. Og så måtte DIGIT i realiteten starte forfra på udbuddet.
I sidste ende vandt KMD Nexus kontrakten på 137 mio. kr. efter et ”udbud med forhandling”. Syv af de 11 kommuner havde i forvejen en løsning fra KMD, men efter kontrakten blev alle 11 kommuner kunder på den nye løsning.
Formand for styregruppen i DIGIT Kasper Sonne, Ringsted Kommune, sagde i 2022 til Magasinet KITA, at samlet set leverede KMD den bedste løsning med hensyn til kvalitet og pris. Ingen af de 11 kommuner kunne enkeltvis have opnået noget tilsvarende.”
Af andre større interne projekter i foreningen er IdM-løsningen til automatiseret styring af brugerrettigheder med genbrug af data fra kommunens lønsystemer. Løsningen byggede på Open Source via SoftCore fra Syddjurs Kommune og OS2Rollekatalog fra OS2Fællesskabet.
Et andet stort udbud med efterfølgende fælles forretningsudvikling var ESDH-løsningen e-doc fra Fujitsu i 2020. DiGITs styrke er, at når toget først sættes i gang, omfatter det alle relevante medarbejdere i alle 11 kommuner. Men kontrakterne er så store, at de tabende leverandører, ser en stor luns af markedet forsvinde som dug for solen i en årrække. Der kommer nogle gange klager og så skal foreningen bruge ekstra omkostninger til rådgivere og advokater.
Kontrakterne for IT-systemerne ligger i de enkelte kommuner. Men udbuddet sker gennem DIGIT.
Sekretariatet
I efteråret 2023 blev foreningen DIGIT´s sekretariat ramt af udskiftninger. Formanden for ledelsen i DIGIT Hanne Lindholm skiftede fra Ringsted kommune til en stilling i Guldborgssund Kommune. Det betød at Kirsten V. Jensen, Slagelse kommune fra september 2023 overtog formandskabet og Henning Strøkjær, Guldborgssund Kommune, indtrådte i ledelsen af DIGIT i november. I forhold til gældende aftaler om rotation skete det i begge tilfælde ”før tid”.
Det har, ifølge Kirsten V. Jensen, gjort, at sekretariatet, som leverer service og support til de enkelte projekter, har haft udfordringer i efteråret 2023.
Fra september 2023 og frem til udgangen af året trådte digitaliseringschef Ole Bech fra Roskilde Kommune ind og varetog ledelsen af sekretariatet, så perioden uden ledelse blev reduceret. I januar 2024 tiltrådte Maja Reichert Bressendorff som ny sekretariatschef i DIGIT.
Generalforsamlingen ejer DIGITs forretningsplan. Der er defineret en samlet plan frem mod 2030 – og generalforsamlingen træffer beslutning om igangsættelse af nye projekter. Hvert projekt i DIGIT organiseres med en styregruppe, hvori der sidder en fagchef fra det pågældende fagområde samt en repræsentant fra DIGITs direktion. Under styregruppen etableres en tværgående projektgruppe, som består af projektlederressourcer fra DIGIT-sekretariatet samt indstationerede medarbejdere fra en eller flere medlemskommuner.
Lige nu er der et nyt arbejdsmarkedssystem i kikkerten. Også en stor kontrakt. Men Folketinget er i gang med ny lovgivning på området. Derfor afventer DIGIT situationen om eventuel ny lovgivning før projekter igangsættes.
Fakta
De 11 kommuner i DIGIT består af Greve Kommune, Guldborgsund Kommune, Holbæk Kommune, Kalundborg Kommune, Køge Kommune, Lejre Kommune, Næstved Kommune (udmeldt fra 1. januar 2025), Ringsted Kommune, Roskilde Kommune, (udmeldt fra 1. januar 2025), Slagelse Kommune og Vordingborg Kommune.
Udover at udbyde fagsystemer, supporterer DIGIT også kommunernes fælles forretningsudvikling og andre mere løst formulerede samarbejder.
I forhold til datasikkerhed har de 11 kommuner bl.a. samarbejdet om implementering af NSIS revision ,og det kommende NIS2, hvor procesarbejdet sker gennem fællesskabet.