Øget anvendelse af brugervenlige, digitale samarbejdsværktøjer til dokumenthåndtering udgør ifølge ESDH-rapporten fra Devoteam Management Consulting potentielt en risiko for brud på compliance. I Aarhus Kommune har man udviklet en systemguide til at lede brugerne på rette vej, men overvejer også systemmæssig understøttelse.
Coronakrisen har betydet et boom for samarbejdet på de digitale platforme i kommunerne. Særligt MS365/Microsoft Teams er blevet bragt i spil, og det har betydet en voldsom stigning i antal dokumenter, der bliver delt på platformen. Ifølge ”ESDH|ECM Rapporten 2020 - Hvor er den digitale arbejdsplads på vej hen?” fra Devoteam Management Consulting opstår der dermed en risiko for brud på compliance, da dokumenter, der egentlig skulle oprettes og håndteres i dedikerede ESDH-systemer, i stedet lever deres liv på samarbejdsplatformen.
”ESDH-systemerne er jo udviklet med afsæt i forvaltnings- og offentlighedslovens krav om, at det offentlige skal kunne dokumentere sine beslutninger. Det er vigtigt, at man kan finde historikken bag en beslutning, og ESDH-systemerne indeholder en lang række funktioner, der sikrer den rette journalisering og arkivering af dokumenterne. Samarbejdsværktøjerne er derimod udviklet ud fra et krav om optimal brugervenlighed og indeholder ikke tilsvarende funktionalitet, og dermed opstår der en risiko for manglende compliance,” forklarer Per Gulløv Lundh Eeg, Managing Partner i Devoteam.
Øget brug giver øget risiko
Rapporten er udarbejdet på baggrund af en række kvalitative interviews med private og offentlige virksomheder, interviews med de førende ESDH-leverandører og analyse af de førende systemer samt erfaringer fra Devoteams kundeprojekter i årets løb. Per Gulløv Lundh Eeg understreger, at man ikke har konkrete eksempler fra danske kommuner på manglende compliance på grund af den øgede anvendelse af samarbejdsplatformene.
”I rapporten identificerer vi en risiko for manglende compliance, som ganske enkelt er blevet større på grund af den stærkt øgede brug af samarbejdsværktøjerne. Vi har ingen grund til at tro, at de dokumenter, der indeholder selve myndighedsafgørelsen ikke skulle ligge på rette sted i et ESDH-system. Risikoen er nok mere, at de beslutningsdokumenter, der ligger bag en afgørelse og dermed udgør historikken i en sag, kun ligger i en mappe på samarbejdsplatformen,” siger Per Gulløv Lundh Eeg og fortsætter:
”I Microsoft Teams opretter man jo typisk et team/kanal til et dedikeret formål, for eksempel et anskaffelsesprojekt. Og når projektet er afsluttet, nedlægger man projektet og dermed de dokumenter, der kun findes i Teams. Dermed mister man jo historikken bag en given beslutning, med mindreman (manuelt) overfører dokumenterne.”
Samarbejdsfunktioner i ESDH-systemerne?
Rapporten fra Devoteam peger på, at ESDH-systemerne i dag ikke er gearet til digitalt samarbejde. Og når det samarbejde i stor udstrækning flytter over på samarbejdsplatforme, kræver det, ifølge Per Gulløv Lundh Eeg, at man som offentlig myndighed skal være ekstra opmærksom på den governance, der skal definere rammerne for dens arbejde. Leverandørerne af ESDH-systemerne er opmærksomme på problemstillingen, og der ligger samarbejdsfunktioner i udviklingsplanerne for de fleste løsninger, eksempelvis muligheden for samtidig redigering i et dokument som i Google Docs og mulighed for at samarbejde med eksterne partnere uden at kompromittere sikkerheden og compliancekravene.
Tætte integrationer?
En anden strategi fra leverandørernes side er, ifølge Per Gulløv Lundh Eeg, at udvikle tætte integrationer mellem ESDH-systemerne og eksempelvis MS365, som er dominerende i de danske kommuner. I Norge, som vi ofte sammenligner os med, er billedet noget anderledes, da flere kommuner har valgt at implementere en integration mellem Google G Suite og deres ESDH-system.
”Danmark er jo i høj grad et Microsoft-land, og endnu har vi til gode at se en dansk kommune anvende Google G Suite som samarbejdsplatform inklusive samtidig redigering i dokumenter i Google Docs. Billedet er anderledes i Norge, hvor flere kommuner, eksempelvis Norges tredjestørste kommune Trondheim, har udskiftet deres on-premise kontorpakke med G Suite. Og her er det værd at huske på, at Norges compliancekrav på mange måder ligner de danske,” fortæller Per Gulløv Lundh Eeg.
Politikker og systemunderstøttelse
Anders Jørgensen, chef for It og Digitalisering Aarhus Kommune, kan godt se den potentielle risiko ved at bryde compliance jo mere, man begynder at anvende nemme og brugervenlige løsninger. Han peger dog på, at den problemstilling har man altid skullet håndtere.
”Det har altid været en udfordring at få folk til at journalisere korrekt. Det var det, da filerne lå i Stifinder, og det er det fortsat, når de ligger i skyen. Det positive er, at vi nu trods alt arbejder i det samme dokument i stedet for at have 700 forskellige versioner flyvende rundt i indbakkerne. Omvendt er der en risiko for, at medarbejderne på den måde vælger det nemmeste system frem for det mest korrekte. Derfor skal vi selvfølgelig hjælpe dem, så de bliver skarpe på, hvornår og hvordan de skal journalisere.”
For at understøtte brugerne har man i Aarhus Kommune udarbejdet en systemguide, der giver anvisninger til hvilke dokumenttyper, der skal oprettes i hvilket system. Og grundprincippet er, at et journaliseringspligtigt dokument fra starten skal oprettes i ESDH-systemet og leve sit liv der, mens andre dokumenttyper kan oprettes på intranettet, i MS365/Teams, Outlook eller i andre relevante systemer.
”Aktuelt er det politikker og governance, der skal sikre, at medarbejderne opretter og arbejder med de rigtige dokumenter i de rigtige systemer. Vi kigger dog også på en mulig systemunderstøttelse eksempelvis ved hjælp af såkaldt sensitivity labeling, hvor der bliver tjekket på cpr-numre og bestemte ord, så brugeren kan blive promptet til at tage stilling til, om dokumentet nu også ligger det rigtig sted – og hvis ikke, skal sørge for at flytte dokumentet det rigtige sted hen,” fortæller Anders Jørgensen.
Danmark et lille marked
Aarhus Kommune er i øjeblikket i en udbudsproces med deres ESDH-system, og her vil det være en prioritet, at der er en tæt kobling mellem ESDH-systemet og MS365:
”Målet er, at samarbejdet om et dokument kan foregå i ESDH-systemet fra start til slut gennem en brugervenlig og tæt integration til MS365,” siger han og fortsætter:
”Jeg tror, at Danmark er for lille et marked til, at de danskudviklede ESDH-systemer, som vi arbejder med, kan udvikles til at give de funktionaliteter for samarbejde, som tilbydes af de helt store som Microsoft og Google. Det handler om at gøre brug af den funktionalitet som eksempelvis Microsoft tilbyder ind mod den virkelighed og de love, vi skal overholde.”
”ESDH-systemerne er jo udviklet med afsæt i forvaltnings- og offentlighedslovens krav om, at det offentlige skal kunne dokumentere sine beslutninger. Det er vigtigt, at man kan finde historikken bag en beslutning, og ESDH-systemerne indeholder en lang række funktioner, der sikrer den rette journalisering og arkivering af dokumenterne. Samarbejdsværktøjerne er derimod udviklet ud fra et krav om optimal brugervenlighed og indeholder ikke tilsvarende funktionalitet, og dermed opstår der en risiko for manglende compliance,” forklarer Per Gulløv Lundh Eeg, Managing Partner i Devoteam.
Øget brug giver øget risiko
Rapporten er udarbejdet på baggrund af en række kvalitative interviews med private og offentlige virksomheder, interviews med de førende ESDH-leverandører og analyse af de førende systemer samt erfaringer fra Devoteams kundeprojekter i årets løb. Per Gulløv Lundh Eeg understreger, at man ikke har konkrete eksempler fra danske kommuner på manglende compliance på grund af den øgede anvendelse af samarbejdsplatformene.
”I rapporten identificerer vi en risiko for manglende compliance, som ganske enkelt er blevet større på grund af den stærkt øgede brug af samarbejdsværktøjerne. Vi har ingen grund til at tro, at de dokumenter, der indeholder selve myndighedsafgørelsen ikke skulle ligge på rette sted i et ESDH-system. Risikoen er nok mere, at de beslutningsdokumenter, der ligger bag en afgørelse og dermed udgør historikken i en sag, kun ligger i en mappe på samarbejdsplatformen,” siger Per Gulløv Lundh Eeg og fortsætter:
”I Microsoft Teams opretter man jo typisk et team/kanal til et dedikeret formål, for eksempel et anskaffelsesprojekt. Og når projektet er afsluttet, nedlægger man projektet og dermed de dokumenter, der kun findes i Teams. Dermed mister man jo historikken bag en given beslutning, med mindreman (manuelt) overfører dokumenterne.”
Samarbejdsfunktioner i ESDH-systemerne?
Rapporten fra Devoteam peger på, at ESDH-systemerne i dag ikke er gearet til digitalt samarbejde. Og når det samarbejde i stor udstrækning flytter over på samarbejdsplatforme, kræver det, ifølge Per Gulløv Lundh Eeg, at man som offentlig myndighed skal være ekstra opmærksom på den governance, der skal definere rammerne for dens arbejde. Leverandørerne af ESDH-systemerne er opmærksomme på problemstillingen, og der ligger samarbejdsfunktioner i udviklingsplanerne for de fleste løsninger, eksempelvis muligheden for samtidig redigering i et dokument som i Google Docs og mulighed for at samarbejde med eksterne partnere uden at kompromittere sikkerheden og compliancekravene.
Tætte integrationer?
En anden strategi fra leverandørernes side er, ifølge Per Gulløv Lundh Eeg, at udvikle tætte integrationer mellem ESDH-systemerne og eksempelvis MS365, som er dominerende i de danske kommuner. I Norge, som vi ofte sammenligner os med, er billedet noget anderledes, da flere kommuner har valgt at implementere en integration mellem Google G Suite og deres ESDH-system.
”Danmark er jo i høj grad et Microsoft-land, og endnu har vi til gode at se en dansk kommune anvende Google G Suite som samarbejdsplatform inklusive samtidig redigering i dokumenter i Google Docs. Billedet er anderledes i Norge, hvor flere kommuner, eksempelvis Norges tredjestørste kommune Trondheim, har udskiftet deres on-premise kontorpakke med G Suite. Og her er det værd at huske på, at Norges compliancekrav på mange måder ligner de danske,” fortæller Per Gulløv Lundh Eeg.
Politikker og systemunderstøttelse
Anders Jørgensen, chef for It og Digitalisering Aarhus Kommune, kan godt se den potentielle risiko ved at bryde compliance jo mere, man begynder at anvende nemme og brugervenlige løsninger. Han peger dog på, at den problemstilling har man altid skullet håndtere.
”Det har altid været en udfordring at få folk til at journalisere korrekt. Det var det, da filerne lå i Stifinder, og det er det fortsat, når de ligger i skyen. Det positive er, at vi nu trods alt arbejder i det samme dokument i stedet for at have 700 forskellige versioner flyvende rundt i indbakkerne. Omvendt er der en risiko for, at medarbejderne på den måde vælger det nemmeste system frem for det mest korrekte. Derfor skal vi selvfølgelig hjælpe dem, så de bliver skarpe på, hvornår og hvordan de skal journalisere.”
For at understøtte brugerne har man i Aarhus Kommune udarbejdet en systemguide, der giver anvisninger til hvilke dokumenttyper, der skal oprettes i hvilket system. Og grundprincippet er, at et journaliseringspligtigt dokument fra starten skal oprettes i ESDH-systemet og leve sit liv der, mens andre dokumenttyper kan oprettes på intranettet, i MS365/Teams, Outlook eller i andre relevante systemer.
”Aktuelt er det politikker og governance, der skal sikre, at medarbejderne opretter og arbejder med de rigtige dokumenter i de rigtige systemer. Vi kigger dog også på en mulig systemunderstøttelse eksempelvis ved hjælp af såkaldt sensitivity labeling, hvor der bliver tjekket på cpr-numre og bestemte ord, så brugeren kan blive promptet til at tage stilling til, om dokumentet nu også ligger det rigtig sted – og hvis ikke, skal sørge for at flytte dokumentet det rigtige sted hen,” fortæller Anders Jørgensen.
Danmark et lille marked
Aarhus Kommune er i øjeblikket i en udbudsproces med deres ESDH-system, og her vil det være en prioritet, at der er en tæt kobling mellem ESDH-systemet og MS365:
”Målet er, at samarbejdet om et dokument kan foregå i ESDH-systemet fra start til slut gennem en brugervenlig og tæt integration til MS365,” siger han og fortsætter:
”Jeg tror, at Danmark er for lille et marked til, at de danskudviklede ESDH-systemer, som vi arbejder med, kan udvikles til at give de funktionaliteter for samarbejde, som tilbydes af de helt store som Microsoft og Google. Det handler om at gøre brug af den funktionalitet som eksempelvis Microsoft tilbyder ind mod den virkelighed og de love, vi skal overholde.”