I en tid hvor offentlige administrationer landet over kæmper med at finde besparelser uden at gå på kompromis med servicekvaliteten, har Kalundborg Kommune taget et markant skridt fremad. Kommunens digitaliseringsprojekt, der blev accelereret i begyndelsen af 2023, har som målsætning at reducere omkostningerne med 20 mio, kr. inden 2027 – og det ambitiøse projekt har allerede vist mærkbare resultater.
331 konkrete potentialer for forbedringer. Det er, hvad man i Kalundborg Kommune har identificeret i et omfattende digitaliserings- og effektiviseringsprojekt, der som hovedformål vil forbedre eksisterende systemer, minimere ineffektive arbejdsgange og samtidig implementere nye smartere digitale løsninger. Kommunen har nu identificeret over 300 konkrete steder, hvor der er potentiale for bedre processer og effekter - med opbakning fra medarbejderne selv. Over en periode på fire år skal kommunen spare 40 årsværk i den offentlige administration, svarende til 20 mio. kr. om året. Spørgsmålet vi stillede os selv, var derfor, hvordan vi kunne kompensere for det.
Det er klart, at kommunens organisation ikke kan fjerne 40 årsværk og ledelsen så samtidig forventer, at de resterende medarbejdere kan løfte samme mængde opgaver. I dag har vi modne teknologier, som kan implementeres for at minimere ressourceforbruget, og vores forventning er, at vi gennem projektet her kan øge effektiviteten og gøre arbejdsopgaverne lettere at håndtere.
At projektet også gerne må resultere i øget arbejdsglæde og bedre ressourceudnyttelse hos kommunens ansatte har været endnu et fokuspunkt i digitaliseringsprojektet. Vi har vidst, at vi står overfor nogle udfordringer med at sikre sammenhæng på tværs af vores organisation. Derfor var det vigtigt for os at finde nye måder at udnytte de eksisterende IT-systemer – og samtidig bringe nye teknologier i spil.
Medarbejderinddragelse sikrer succes
Digitaliseringsprojektet har fra begyndelsen engageret forskellige fagområder gennem blandt andet workshops, og det har skabt et mærkbart ejerskab og engagement i processen. Vi har etableret digitale agenter ude i de enkelte enheder, og det har været en stor gevinst for processen. De fungerer nemlig som bindeled mellem teknologi og daglig drift, og har skabt en tættere relation og et større ejerskab i de enkelte afdelinger.
Det tætte samarbejde mellem IT-afdelingen og de øvrige fagområder er især én af forklaringerne på, hvorfor projektet har været en succes allerede. Digitalisering er ikke en opgave, der bor alene i IT-afdelingen. Digitalisering lykkes kun, hvis vi får involveret hele huset. Her er en engageret ledelse og fælles vilje til at drive samspil mellem enheder, det der giver styrke – både for organisationen og for den enkelte.
Konkret optimering gennem ny teknologi
Et eksempel på et tiltag, der har optimeret arbejdsgangen i kommunen, er udviklingen af en chatbot. Den hjælper nu medarbejderne med at finde information hurtigere og mere præcist, og det har samlet set forbedret både intranet-brugen og allerede synligt reduceret den tid, der bruges på administrative opgaver. Den ny teknologi forbedrer både service og sparer tid til administration.
Det faktum, at ledelse og medarbejdere hurtigt har kunnet se en effekt i organisationen, har haft betydning for motivationen. Det handler om momentum og at vise, at vi kan gøre en forskel med små, men effektive skridt.
For at etablere et tæt samarbejde mellem afdelingerne har kommunen fået ekstern hjælp til at styre projektet og sikre en neutral vurdering af organisationen. Implement Consulting Group blev inddraget, og netop den tilgang har vist sig at være givende. Det har været afgørende for os at få et eksternt perspektiv, så vi bedre kunne identificere blinde vinkler hos os selv. Konsulentfirmaet har haft en god forståelse for vores virkelighed. Vi har oplevet et samarbejde i øjenhøjde, uanset afdeling eller fagområde. Det har virkelig hjulpet os videre.
Læring og inspiration
Projektet har allerede nu resulteret i meget læring og fremtidige potentialer. Vi har fået flere konkrete gode råd undervejs. Det vigtigste er dog at sikre et fælles samarbejde på tværs i vores organisation.
Det er afgørende, at topledelsen er involveret, både for at styrke og udfordre indsatsen. Vi har lært værdien af at komme tættere sammen i organisationen, især i samarbejdet mellem IT og andre fagområder. Vi er blevet bedre til at inddrage hinanden.
Kalundborg Kommune håber, at vores projekt kan inspirere andre kommuner. Mange står over for udfordringer som besparelser, stigende krav fra borgerne samt behovet for løbende opkvalificering af medarbejderne og tilpasning af digitale løsninger.
Borgerne bliver stadigt bedre til at betjene sig selv med selvhjælpsløsninger, og det er sådan, de i fremtiden ønsker at interagere med kommunen.
Derfor er det vores opgave at være klar til at imødekomme borgernes behov. Samtidig er det essentielt, at vi skaber en attraktiv arbejdsplads, hvor medarbejderne kan arbejde smartere og mere effektivt, uden at de skal løbe stærkere.
Blå bog
Jan Lysgaard Thomsen har været kommunaldirektør i Kalundborg Kommune siden 2014. Jan er fhv. kommunaldirektør, Sorø Kommune (2009-2014) og økonomi- og personaledirektør, Albertslund Kommune (2000-2009).
Anne C. Dandanell har arbejdet i Kalundborg Kommune i 34 år, heraf de seneste 12 år som Digitaliserings- og IT-chef.