Skanderborg Kommune har i dette forår gennemført en omorganisering, som betyder, at digitaliseringen rykker ind i direktionen. Udgangspunktet for digitaliseringsstrategien er Byrådets vision fra 2018 og hedder «mennesker møder mennesker».
For de fleste vil øget digitalisering og digitale serviceydelser være i konflikt med byrådets vision om, at «mennesker møder mennesker». Digital selvbetjening foregår hjemme fra en computer og mødet med den kommunale medarbejder eller lægen kan ske virtuelt.
“Det modsætningsforhold mellem det digitale og det analoge møde arbejder jeg sammen med den øverste ledelse målrettet på at nedbryde, så digitaliseringen understøtter kerneopgaven for medarbejderne i kommunen og giver de borgere, som møder kommunen digitalt bedre muligheder for at være en ressource i eget liv,” siger Digitaliserings- og IT-chef Anders Schøler Kollin, Skanderborg Kommune.
Som nævnt har Skanderborg Kommune for nyligt gennemført en omorganisering, hvor digitaliseringen er rykket ind i direktionen og dermed frem i forreste geled. Kommunen har hentet en ny direktør Asbjørn Friis Jensen fra Favrskov Kommune. Han får ansvaret for Økonomi, digitalisering og ejendomme med et årsbudget på 1,7 mia. kr.
I den seneste digitaliseringsplan hedder det blandt andet:
“Fokus på digitalisering, digitalt lederskab og digitale kompetencer er tydeligt i direktionens udviklingsspor, som er den fælles retning for organisationen. Her beskrives, hvor vigtigt det er, at digitalisering ses i lyset af byrådets vision “mennesker møder mennesker”, så de digitale løsninger og muligheder tager udgangspunkt i borgeren og har fokus på, at borgeren kan mestre eget liv”.
Anders Schøler Kollin: “Vi arbejder hårdt på at koble digitaliseringen sammen med visionen ”mennesker møder mennesker” på en meningsfuld måde. Brugen af digitale løsninger tager altid udgangspunkt i borgerens behov, og som organisation skal vi styrke de muligheder, vi har med de eksisterende digitale løsninger og vores digitale kompetencer samt være nysgerrige på, hvad der kommer af nyt, så vi kan understøtte borgerne endnu bedre”.
“Der er store perspektiver i for det enkelte menneske at bruge de digitale værktøjer. Eksempelvis inden for velfærdsteknologi til at mestre sit eget liv frem for at være afhængige af systemet. Denne kobling mellem byrådets vision om “mennesker møder mennesker” og digitaliseringen i hele organisationen var et gennemgående tema på vores ledertræf i 2020,” siger Anders Schøler Kollin.
Digital ledelse skaber mening med digitalisering
Digitaliseringen bliver interessant for medarbejdere og borgere, når ledere evner at skabe mening med digitalisering. Det er vigtigt, at lederne kan forklare, hvorfor kommunen digitaliserer.
Digitalisering tænkes ind i kerneopgaven fra en start, og medarbejdere og borgere inddrages tidligt i udviklingsprocessen.
Med Digitaliserings- og IT-strategien skal borgere, virksomheder og medarbejdere i Skanderborg Kommune opleve bedre og mere sammenhængende digitale løsninger. Borgere og virksomheder skal opleve strategien direkte gennem de løsninger de anvender, men også indirekte gennem de kvalitetsløft strategien bidrager med i kommunens opgaveløsning.
På forkant med fremtidens velfærd
I foråret 2019 lancerede KL deres strategi ”På forkant med Fremtidens Velfærd”. Ifølge Anders Schøler Kollin var KL´s strategiplan en øjenåbner for direktionerne i kommunerne. KL´s strategi fremhævede de enorme udfordringer kommunerne stod overfor i de kommende år. Kommunerne ville få 80.000 flere ældre medborgere over 80 år frem mod 2025 og 50.000 flere skolebørn i samme periode. Begge dele lægger et seriøst pres på de kommunale services og på kommunernes økonomi og en måde at afhjælpe det på er ved at digitalisere.
Det var direktør Christian Harsløf, KL, der malede de demografiske udfordringer op for kommunerne på Digitaliseringstræffet i Odense i 2019 med ordene ”digitaliseringen trænger til et gearskifte. Tempoet skal op”. Og så kom tilføjelsen: ”Digitaliseringen skal ud af hænderne på it-folkene og gøres til en bred dagsorden” i kommunerne.
Anders Schøler Kollin: “Dét, der er rigtigt i det udsagn, er, at digitaliseringen er for vigtig en dagsorden til, at 22 medarbejdere i Skanderborg Kommunes it-afdeling kan løfte den opgave alene. Kommunerne skal forholde sig til digitaliseringen på alle ledelsesniveauer i organisationen og arbejde med digital ledelse. Vi får ikke rykket organisationen med kompetenceudvikling og med forandringer af processer, hvis det kun sker i it-afdelingen. Så kommer vi ingen vegne.”
”Men det er vigtigt, at digitaliseringscheferne ikke bliver skrevet ud af ligningen. Det kan godt være, at forretningen tror, at den kan drive digitaliseringen uden om digitaliseringschefen og digitaliseringsafdelingen. Her vil jeg gerne hæve fingeren, fordi koblingen over til digital infrastruktur, rammearkitektur og GDPR, er allesammen væsentlige elementer i digitaliseringen, hvor forretningen hurtigt kan komme i uføre med dårlige løsninger og ikke kan sikre en tværgående sammenhæng i organisationen. Det er her digitaliseringschefen og digitaliseringsafdelingen virkelig har sin berettigelse.”
”Vi har set initiativer, der er opstået ude i organisationen uden om it-afdelingen og uden, at digitaliseringschefen har vidst noget om det. Vi arbejder rigtig meget på, det ikke sker igen. En af de store faldgruber ved digitalisering er, når en løsning misser det tværgående perspektiv og den lokale rammearkitektur, så ender organisationen med en isoleret løsning uden sammenhæng med resten af løsningerne,” siger Anders Schøler Kollin.
En god digital brugeroplevelse
Som nævnt tidligere tager Skanderborg Kommunes digitale løsninger udgangspunkt i brugeroplevelsen. Her har kommunen valgt Servicedesign som metode, der sikrer systematisk inddragelse af brugere i udviklingen af services og ydelser.
”Vi er gået meget aktivt ind i KL´s spor om Servicedesign og få uddannet folk inden for området for at få tænkt borgerperspektivet ind i løsningen. Både i forhold til de interne brugere i kommunen og borgerne. Det er vigtigt at vende bøtten rundt og se løsningen udefra og ind. Vi har måttet lave løsninger om både to og tre gange, fordi vi efter at have testet det med borgerne har været nødt til at ændre det. Arbejdet med Servicedesign er en tidskrævende proces, men det er det eneste rigtige at gøre, fordi det på lidt længere sigt giver mere tilfredse brugere,” siger Anders Schøler Kollin.