”Det er organisationen, der skal tilpasse sine arbejdsprocesser og ikke it-systemet, der skal laves om til de eksisterende arbejdsgange”. Herning Kommunes direktør for social, sundhed og beskæftigelse, Søren Liner Christensen, mener, at kommunerne har et medansvar for implementeringen af Kommunernes Ydelsessystem (KY) fra KOMBIT og Netcompany.
Der har lydt skarp kritik af den mangelfulde implementering af KY og KSD (Kommunernes Sygedagpengesystem) fra forskellige kanter, herunder fra en række pilotkommuner. Den kritik forstår Herning direktøren Søren Liner Christensen for så vidt godt. Han er bare ikke enig i kritikken. Han går mod strømmen. Han mener, at det er helt afhængigt af, hvordan man vurderer implementeringen af to meget komplekse fagsystemer, som er bundet op på omfattende, bagvedliggende lovgivning.
Herning Kommune gik for knap et år siden, som den første kommune i landet, i pilotdrift med KY. Dette fagsystem har nu været mindst fem år undervejs, som et af mange monopolbrudssystemer. KOMBIT udbød KY-systemet på vegne af alle 98 kommuner. EG vandt kontrakten i første omgang, men måtte undervejs give op og hentede assistance hos Netcompany. I dag er det Netcompany, der har ansvaret for implementeringen af KY.
”Det er en rejse for en kommunal organisation at tage et nyt fagsystem med den volumen i brug. I Herning Kommune har vi en tro på, at KOMBIT og Netcompany i de kommende releases vil fjerne flere af de driftskritiske fejl. Så vi er optimister. Vi er godt klar over, at der er kommuner, der har en anden holdning, end vi har. Men det er helt urealistisk at tro, at man kan køre store fagsystemer ind i driften uden, at der optræder fejl undervejs. Det har jeg aldrig oplevet tidligere.”
Medansvar
Når Søren Liner Christensen mener, at Herning Kommune skal påtage sig et medansvar for implementeringen af KY, skyldes det dels, at kommunerne ved lov er pålagt at indføre det nye system dels, at det er den enkelte kommunes evne til at håndtere forandringerne, der er afgørende for, om kommunen vil få udbytte af det nye system, når det tages i drift. Et fikst og færdigt system, der køres fejlfrit ind i driften, findes ikke. Og KY er utroligt komplekst på grund af lovgivningen bag og at der med jævne mellemrum sker politiske ændringer i lovene, som medfører ændringer i it-systemerne.
Søren Liner Christensen: ”Det er netop de nye arbejdsgange med KY, der bliver udsat for kritik af kommuner. Men det er en fejlagtig kritik. For grunden til, at vi anskaffer et nyt fagsystem, er for at gøre det bedre og mere effektivt fremover. Det forudsætter ændringer i arbejdsgangene”.
”En af de værste ting, du som leder i en organisation kan gøre, er at ændre it-systemet, så det indrettes til de eksisterende arbejdsgange. Hvis du først begynder at gå den vej, risikerer du, at det går rigtig galt. Så har du et nyt system med en gammel organisation. De, der vil ændre it-systemet, vil reelt gerne tilbage til de gamle arbejdsgange. Men når du anskaffer et nyt system, er det for at arbejde mere effektivt og få mere automatiserede arbejdsgange”.
”Så i virkeligheden forholder det sig omvendt. Det er din organisation, der skal ændre de eksisterende arbejdsgange, så de passer til det nye system. Det kræver ledelse, det kræver uddannelse af medarbejdere, så de lærer det nye system at kende, og medarbejdere, der arbejder sammen om at få de nye vaner ind i organisationen. Når jeg er optimist med hensyn til KY, er det fordi, vi er nået ret langt med at gennemføre disse forandringer i Herning Kommune,” siger Søren Liner Christensen.
Utrolig komplekst
KY kom i pilotdrift i Herning Kommune den 8. juni 2020. Dengang hed det fra KOMBIT´s side, at i juni 2021 vil alle kommuner være i drift på det nye kontanthjælpssystem. Sådan er det ikke gået. Men det er utroligt komplekst at planlægge integration og efterfølgende implementere den i egen organisation. Her handler det om at rulle det ud i organisationen, så medarbejderne reagerer i den rigtige rækkefølge. KY erstatter en række sociale ydelser, der under et, hjælper folk i retning af arbejdsmarkedet. Uddannelseshjælp og kontanthjælp, enkeltydelse, Administration af borgere, ledighedsydelse, ressourceforløbsydelse, revalideringsydelse, flekslønstilskud.
”Langt hen ad vejen er de største udfordringer ikke teknologiske. De største udfordringer er processerne rundt om det nye it-system, der skal tilpasses vores organisation. Derfor skal vi ændre vores egne processer for at få mest mulig værdi ud af vores investering. Modsat hvis du bruger kræfterne på at få det nye system til at virke som det gamle. Det går ikke. Du skal vide, hvordan det nye system er bygget, og hvordan du kan tilpasse din organisation til det”.
”Man må gerne pege fingre. Men det er ikke sikkert, det er systemet der er noget galt med. Vi har brugt utrolig meget energi på at forberede vores organisation,” siger Søren Liner Christensen.
Han forklarer, at det var en af grundene til, at Herning Kommune gik ind som pilotkommune for KY. Det byggede på en tro på at forberede sig bedre på at kunne tage det nye system ind.
Herning Kommune har 300 ansatte i beskæftigelsesafdelingen. Nogle er tættere på KY end andre. Nogle bruger KY til opslag, andre laver egentlig sagsbehandling. Det betyder at det er en kæmpestor forandringsproces.
”Det er beskæfigelseschefen, der har stået for at gennemføre de lokale forandringer. Og det er lykkedes. Det er en meget stor opgave – men måned for måned bliver antallet af fejl færre og færre,” siger Søren Liner Christensen.
Lander på ministerens bord
Sagen om KY har været udsat for så massiv kritik, at den er landet på Beskæftigelsesminister Peter Hummelgaards (S) bord.
Ministeren læner sig op ad et svar fra KL.
”Jeg kan som beskæftigelsesminister henholde mig til svaret fra KL, hvor jeg særligt hæfter mig ved, at det er KL’s vurdering, at situationen med fejl er under kontrol og inden for det forventelige niveau ved overgang til et nyt it-system. Desuden noterer jeg mig at fejl med betydning for udbetaling af hjælp til borgerne rettes hurtigst muligt, hvilket kommunerne har pligt til,” lyder det fra Peter Hummelgaard i et svar til SF’s it-ordfører Karina Lorentzen.