Flemming Kjærsdam • 16 november 2022

Forretningsudviklingschef hos SKI Gudrun Klint: “Udvikling af it-løsning tog fire måneder”

I maj 2018 vedtog Folketinget en ny lov, hvor patienter til genoptræning skulle tilbydes frit valg af behandlere, hvis ikke deres kommune kunne stille med et tilbud om behandling inden for syv dage.

 

Loven var vedtaget. Men hele it-understøttelsen manglede. Kommunernes Landsforening bad i sommeren 2018 SKI – Staten og Kommunernes Indkøbsservice – om at stå for opgaven, der lå noget uden for SKIs sædvanlige opgaveportefølje. Derfor valgte SKI at etablere et datterselskab, Fritvalgservice, til at stå for opgaven wfor opgaven med at udvikle en nyintern it-løsning til kommunale indkøbere. Forretningsudviklingschef i SKI, Gudrun Klint, blev direktør og ansvarlig for at løse den.

”Det var et kapløb med tiden. Faktisk vidste vi ikke, inden vi gik i gang, hvordan vi skulle understøtte loven. Det måtte vi finde ud af undervejs. Efterhånden som vi havde talt med interessenterne, som i dette tilfælde var borgere, behandlere og kommuner, fik vi en ide om, hvordan den digitale service skulle opbygges. Slutresultatet var, at vi udviklede en it-løsning på fire måneder”.

Det hører absolut til sjældenhederne, at en it-løsning når så hurtigt i mål og ovenikøbet inden for deadline og budget. Dette projekt blev skudt i gang uden hverken kravspecifikation, egentlig projektledelse eller standardsoftware. Men: Det blev langt billigere end ventet. Gik i luften til tiden. Og fik ros med på vejen.

 

IT-udvikling – lige på og hårdt

Gudrun Klint: ”Vi måtte opfinde et kodningssystem til at beskrive præcist, hvilket behandlingsforløb borgeren var godkendt til. Vi skulle også opfinde et flow til godkendelse af behandlere – og et sæt kriterier til godkendelse. Vi skulle forstå behandlernes it-modenhed, kommunernes arbejdsgange og borgernes behov. Vi havde ikke den viden, der skulle til for at skrive en kravspecifikation til et it-system. Og vi havde ikke tid til at vente på at få den viden, og slet ikke til at skrive en specifikation. Vi skulle have en digital service i luften.” 

Mantraet for SKI var, at de gerne ville lave noget, der var lækkert og nemt at bruge for både borgere, behandlere og kommunale sagsbehandlere. De kiggede først efter en færdig standardløsning, der tilgodeser workflows for tre forskellige interessenter til håndtering af genoptræningsforløb. Der var løsninger på markedet. Men de skulle igennem en massiv tilpasning. Og det var der heller ikke tid til.

Løsningen blev fast track development. Her erstatter man specifikation med POC (Proof of Concepts) og man releaser en MVP (Minimum Viable Product). Pointen er, at man meget hurtigt bliver konkret og derfor kan vise slutbrugerne mellemstadier af processen – og få kvalificeret feedback fra dem på, hvad der virker i den virkelige verden - og hvad der ikke virker. Alle timer går til udvikling af selve produktet. Ingen timer går til at skrive referater, håndtere change-requests eller skrive e-mails. Softwareingeniører, udbudsjurister, behandlere arbejder tæt sammen. De taler sammen i stedet for at skrive til hinanden. Det går hurtigere, det skaber dialog, og det sparer på timerne.”

Arbejdet gik i gang i efteråret 2018 og i februar 2019 gik mingenoptræning.dk i luften. Der var afsat 15 mio. til etablering af løsningen og 5 mio. til årlig drift.

”Men sammenlagt fra 2018 til nu har vi anvendt under 5 mio. på it-løsningen. Vi stod noget forundrede tilbage, da vi evaluerede projektet. Det hele havde jo simpelthen kørt på skinner, selv om der var uhyggeligt mange ubekendte, da vi gik i gang”.

Sådan startede vores erfaring med Fast Track Development. Og nu er det en metode, vi kender, forstår og er trygge ved,” siger Gudrun Klint.

”Vores it-strategi er baseret på at anvende standardsystemer i videst muligt omfang, hvilket er helt fornuftigt. Men dér, hvor standardsystemerne kommer til kort, kan det blive meget dyrt at få dem til at løse en opgave, de ikke rigtig er gearet til, og det kan resultere i en løsning, hvor det kun er ekspertbrugere, der reelt kan anvende systemet.

Sådan et problem havde vi med indkøb af biler, som er udbudt i et dynamisk indkøbssystem. Det var vanskeligt for indkøbere, der ikke jævnligt brugte systemet, ligesom det var baseret på Word- og Excel skabeloner, man som bruger selv skulle tilpasse og udfylde. Det måtte  vi kunne gøre bedre”. ”Derfor var det naturligt at fortsætte succesen, da vi skulle i gang med at udvikle et guidet flow til indkøb af biler. Missionen var at tage livet af flest mulige regneark og gøre det muligt at indkøbe biler uden at være erfaren ekspert i offentligt indkøb.

Det lykkedes. Og på baggrund af pilotprojektets succes gik vi i gang med at udvikle et flow til indkøb af AV-løsninger, som heller ikke er en spor triviel opgave i de offentlige organisationer. Det lykkedes også. Og siden er det bare gået slag i slag. Fast track Development er blevet en central kompetence hos SKI. Det er meget enkelt. Og meget, meget effektivt.”

En af dem, der har kastet sig ud i det nye system, med indkøb af biler på 50.86, er Jesper Trolle Rasmussen, der er udbudskonsulent i Fødevarestyrelsen. Han har allerede gennemført to mindre indkøb af biler i det dynamiske indkøbssystem og skal snart i gang med sit tredje indkøb. Det tog ham under 20 minutter at komme i gang med sit udbud.

 

 

Fakta

Hvis du vil høre mere om de to projekter og metoden bag er der mulighed for at på OffDig 2023 i Odense 8/9 marts hvor Gudrun holder oplægget ”IT-udvikling – lige på og hårdt”.