Da IT- og digitaliseringschef Kim Ladegaard begyndte i Herlev Kommune i 2018, var det med udsigten til et serverrum, hvor kapaciteten på serverne var udnyttet maksimalt. Kommunen havde taget en beslutning om at skulle flytte fra den nuværende adresse til et nyt rådhus på to forskellige adresser senest ved udgangen af 2023. Derfor stod den dengang nyansatte it-chef i 2018 overfor den beslutning enten at opgradere serverrummet – vel vidende, at det siden skulle flyttes til en ny adresse inden for et par år. Eller lægge en helt ny strategi – der byggede på cloud. Det var det sidste, han gjorde.
Kim Ladegaard udarbejdede som nytiltrådt it-chef sammen med Digitalisering et løsningsforslag til ledelsen i kommunen med sine overvejelser.
”Det gav ingen mening for mig først at opgradere vores on-premise serverinstallation for siden at skulle flytte serverne i forbindelse med rådhusets flytning. Det er for kompliceret og omkostningstungt. Derfor traf Direktionen på baggrund af løsningsforslaget beslutningen om at lægge alle servere i Skyen,” siger Kim Ladegaard.
I fjerde kvartal 2021 er alle servere nu lagt i Skyen – bortset fra et enkelt system. Nøgleordet for it-afdelingen hedder «fleksibilitet», hvor data og systemer flyttes fra de fysiske servere i kælderen til de virtuelle servere i Skyen på Microsoft Azure-platformen. I løbet af de seneste tre måneder er desuden mere end 2.000 nye enheder – bærbare computere og smartphones – rullet ud og giver alle medarbejdere adgang til præcis de systemer som de har brug for.
”For at eliminere antallet af fejl i fremtiden, har vi skabt et digitalt økosystem. Derfor er det vigtigt, at både hardware og software er integreret i hinanden. Ud over cloudtransitionen skal medarbejderne have adgang til Microsoft 365-platformen, ligesom at alle nuværende computere og tablets skal udskiftes til Microsoft Surfaces”.
”Som IT-chefer kender vi alle Apples produkter. En af grundene til, de virker så godt er blandt andet, at Apple selv producerer softwaren og hardwaren. Det betyder, at der er utroligt få fejl og at der spares tid ved ændringer og opgraderinger. Min holdning er, at Microsoft er på vej i samme retning. De er ikke dér, hvor Apple er – endnu. Men de er på vej derhen. Hele vores cloudtransformation bygger på et økosystem med Microsoft hardware og software. Det vil sige, at alle medarbejdere bruger de samme Microsoft-enheder og har adgang til software og applikationer fra Microsoft Azure og Microsoft 365,” siger Kim Ladegaard.
Tre pilotforsøg
Kommunen gennemførte tre pilotforsøg. Det første pilotforsøg var Jobcentret, hvor deres systemer blev flyttet i skyen. Efter det gennemførte Digitalisering en bred pilot i organisationen med 45 medarbejdere fra forskellige afdelinger – administrativt personale, sosu-assistenter, fysioterapeuter, projektledere og plejepersonale for at teste enhederne af med det nye setup. Som styringsværktøj bruger Herlev Kommune blandt andet Microsofts Intune, som giver mulighed for at brugertilpasse de applikationer, som medarbejderne har brug for.
Herlev Kommune har lavet en intern abonnementsordning, hvorefter afdelingerne betaler for det udstyr som er udleveret til medarbejderne.
”Det bliver helt tydeligt for de enkelte afdelinger, hvad de får og hvad de betaler for. Der er fuldstændig transparens på området. Nu får vi samtidig alt udstyr registreret og har fremover bedre styr på vores enheder,” siger Kim Ladegaard.
Skyrådgivning
I kommunens rejse mod Skyen har Kim Ladegaard benyttet rådgivningsfirmaet Kostner, som er specialiseret i Microsoft licenser og rabataftaler.
”Vi tog Kostner med fra starten ved at bruge deres Finops-service. De analyserer økonomien i vores cloudrejse. Som IT-chef risikerer du at miste det økonomiske overblik, når der kommer mere end 2.000 nye enheder ud til medarbejderne, som har skræddersyet adgang til Microsofts mange forskellige produkter, og man samtidig også flytter servere i Azure. Det er nemt nok at oprette nye servere, licenser og services, men hvis man ikke holder en stram styring, risikerer man at økonomien i clouden løber løbsk. Vi har lavet en aftale med Kostner om at analysere økonomien i vores cloudrejse hver tredje måned og så kommer de med anbefalinger for at holde vores omkostninger nede. Allerede ved den første analyse, sparede de Herlev Kommune for 140.000 kr. – det var vel og mærke for den lille del af det som på det tidspunkt kørte i Skyen. Den besparelse kom inden, vi havde taget Microsoft 365 til flere tusinde medarbejdere i brug,” siger Kim Ladegaard.
Kostner har lagt masser af data om licensaftaler og omkostninger til services ind i en algoritme og kan så krydse dem op mod kommunens faktiske forbrug. Dermed kan algoritmen finde frem til ændringer, som kan påvirke omkostningerne for kommunen.
Stort potentiale
Der er stort potentiale i at udnytte mulighederne i Skyen, da den giver mulighed for at arbejde på andre måder.
”Nogen spørger om det ikke er dyrere at gå i skyen med alle servere end at have dem on-premise. Men der mener jeg, at man skal kigge på hele løsningen og ikke kun kigge på, hvad serverne koster. Man skal kigge på alle omkostninger og på, hvad organisationen får ud af at bruge hele palletten. Med det nye setup arbejder vi på at gå fra en forestilling om, at arbejdet er fysisk forankret til et sted. I stedet for vil vi kigge på det som en aktivitet, der kan udføres fra et hvilket som helst sted. Fleksibilitet er derfor ét af nøgleordene i vores digitale transformation,” siger Kim Ladegaard.