Lyngby Taarbæk Kommunes It-afdeling investerede for halvandet år siden i et Asset Management System med det formål at automatisere “helbredstilstanden” på alle hardwareenheder hos kommunens ansatte. “Det er en voldsom forbedring og data fra 6000 enheder leverer overblikket i it-afdelingen,” siger IT-chef Mikkel Arp for Kultur, IT, Politik og Organisation, Lyngby-Taarbæk Kommune.
Echo-løsningen, der er købt hos Netcloud, er en software, der er installeret på enhedernes bundkort eller som overfører data om hardware via MDM systemet på smartphones og tablets. Når enheden tændes, - en smartphone, en iPad eller en bærbar pc – gøres data tilgængelige i it-afdelingen, som derved kender status på medarbejderens enhed. Hvordan har den det i dag? Har batteriet kapacitet nok? Har maskinen den nødvendige software? Er softwaren på maskinen opdateret?
“Inden vi anskaffede vores Asset Management System, fandt vi først fejlen på udstyret, når medarbejderen kontaktede os, eller der blev sendt en incident ind i vores supportcenter. Nu er flowet automatiseret fra it-afdelingen og ud til de 6000 brugere. Det er en kæmpe opgave for it-afdelingen at løse. Men med løsningen fra Netcloud er det blevet gjort væsentligt nemmere, fordi vi nu har fået et overblik, og fordi medarbejderne ved, at hvis vi kontakter dem, så er det fordi, vi har fundet noget, der skal rettes på deres enhed,” siger Mikkel Arp.
Med 6000 digitale brugere er der nok at se til for it-afdelingen. Ikke kun i den daglige drift. Data fra enhedernes bundkort hjælper også forvaltninger og it-afdelingen med at træffe vigtige beslutninger om indkøb af nyt udstyr og opgradering af programmer. Tidligere beroede den type beslutninger på kvalificerede gæt. Men med Asset Management løsningen ligger der data til grund for kommunens it-dispositioner. Ifølge it-afdelingens ledelse vil det både gavne it-budgettet fremover, og gøre brugerne mere selvhjulpne.
Der var særligt to ting, der udfordrede Lyngby-Taarbæk Kommune for halvandet år siden.
”Det ene var de Asset Management krav, vi skulle leve op til, og som vores revision flere gange spurgte ind til. Vi har hidtil baseret vores feedback til revisionen på, hvad jeg vil kalde kvalificerede gæt, fordi der ikke var tale om egentlige data”.
”Den anden udfordring var supporten af vores brugere, når de ringer eller
skriver ind for at oprette en sag, og vi skal vide, hvilket udstyr henvendelsen drejer sig om. I dag har vi “live” data om alle enheder direkte på skærmene i supporten, så supportmedarbejderen ved, hvem der bruger udstyret, og hvad status er, når vi snakker eller skriver med medarbejderen,” siger Mikkel Arp.
Finansielle fremskrivninger og kvalificerede beslutninger
Teamleder i Stab og Projekt, Nicolai Brendstrup, Lyngby-Taarbæk, er også tilfreds med, at der er kommet bedre styr på kommunens enheder.
”Nu ved vi, hvor den enkelte enhed er henne, hvem der har den, og hvornår den sidst har været online. Men kommunen bruger også de data, som løsningen leverer, til at fremskrive, hvornår maskinerne skal skiftes ud. Vi ved for eksempel, hvilke maskiner, der kan og ikke-kan køre Windows 11, samt hvornår de skal have mere RAM”.
”Data fra enhedernes bundkort betyder, at vi har kunnet tage kvalificerede beslutninger om, hvorvidt vi skal opgradere fra Windows 10 til Windows 11 eller tage det store skridt og køre med eLux ude på enhederne og dermed forlænge levetiden yderligere,” fortæller Nicolai Brendstrup.
”Når en medarbejder i supporten skal finde ud af, hvad der er galt med brugerens enhed, så undgår man de første to-tre spørgsmål, man ellers plejede at skulle arbejde sig igennem sammen med brugeren af enheden. Data om udstyret kommer automatisk op på skærmen. Både hvad det er for en type udstyr, hvor brugeren sidder henne, om vedkommende bruger internet via wi-fi eller med kabel. Vi sparer rigtig meget tid, fordi vi nu har alle disse informationer som live-data og får dem kørt direkte ind i vores servicedesk-system,” siger Nicolai Brendstrup
Forsvundet udstyr dukker op igen
En funktionalitet i Echo, som Lyngby-Taarbæk Kommune også har haft glæde af, er løsningens evne til at detektere forsvundet udstyr.
”Tidligere havde vi næsten dagligt udfordringer med udstyr, som vi ikke kunne lokalisere. Men efter at vi har fået Echo, ved vi, hvor alle enheder er. Løsningen varslede os om, at en maskine befandt sig i Californien i USA, fordi en medarbejder havde glemt at aflevere den. Vi fik udstyret retur, og det har en væsentlig indflydelse på vores it-økonomi,” fortæller Nicolai Brendstrup.
Mikkel Arp siger, at de informationer der ligger på alle enheders bundkort i virkeligheden er “guld” for it-afdelingerne. Men der er ikke særlig mange, der udnytter værdien af de data. Alle udleverede enheder bliver i dag automatisk oprettet i løsningen.
Noget andet er, at Echo også har åbnet for helt nye integrationsmuligheder på tværs af kommunens platforme. Det samlede overblik strækker sig nu hen over mobile enheder, Windows-maskiner og servere, og data er blevet struktureret og kan rapporteres og vises i realtid.
Nicolai Brendstrup fremhæver integrationen til kommunens service- og supportsystem som noget af det, der særligt fremmer effektiviteten.