SKI Dynamisk indkøbs-system (DIS) er blevet populært i løbet af meget kort tid. 30 pct. af alt IT-indkøb går nu via DIS. Kommuner er blevet mere modne i deres IT-indkøb, siger SKI-konsulenter.
Kommunerne benytter sig i højere grad af de nye muligheder de har fået siden 2024 med Staten og Kommunernes Indkøbsservice (SKI) for at købe fagsystemer via det dynamiske indkøbssystem 02.19 Fagsystemer. I det dynamiske indkøbssystem, der er et supplement til rammeaftalen med samme navn, kan de stille særlige krav til leverandørerne og selv brugerteste systemerne inden de gennemfører deres indkøb. Produkterne, ydelserne og leverandørerne på feltet er altså dynamiske, mens de på de klassiske rammeaftaler er fastlagt på forhånd.
Ifølge Lars Greick, chefkonsulent i SKI og hans kollega Peter Godiksen, der bl.a. hjælper kommunerne med at bruge det nye dynamiske indkøbssystem for fagsystemer, er det godt 30 pct- af den samlede tildelte omsætning på fagsystemer via SKI, der nu købes hjem via det dynamiske indkøbssystem.
”Kommunerne har brugt rammeaftalen på området i mange år. Og selvom den fortsat trækker ca. 70 pct. af indkøbet af fagsystemer via SKI, er vores oplevelse, at flere kommuner er blevet mere individuelle og modne i deres it-indkøb og derfor i højere grad benytter det dynamiske indkøbssystem med den fleksibilitet og de faciliteter det indeholder,” siger de to konsulenter og uddyber:
”Hvor rammeaftalen giver faste og forudsigelige priser og færre transaktionsomkostninger, giver det dynamiske indkøbssystem mulighed for at rumme de indkøb, hvor de har særlige behov eller krav, der ikke dækkes af rammeaftalen.”
Ny opdateret version
Det dynamiske indkøbssystem 02.19 Fagsystemer trådte i kraft i april 2024 og kom i slutningen af marts i år ud i en opdateret version, der gør det nemmere at gennemføre et udbud via systemet, bl.a. med nye funktioner, bedre brugervenlighed og nemmere brug af evalueringskrav.
Det dynamiske indkøbssystem for fagsystemer supplerer den rammeaftale, der har ligget på området i mange år og nu er i sin fjerde generation. I rammeaftalen, som opdateres med fire års mellemrum, er antallet af leverandører, priser og betingelser låst fast inden for aftaleperioden. I det dynamiske indkøbssystem kan der løbende optages flere leverandører.
Hvor der til rammeaftalen for fagsystemer er tilknyttet i alt 27 leverandører, var der pr 1. april optaget 71 leverandører på det dynamiske indkøbssystem. Kommunerne får altså betydeligt mere at vælge imellem. Konkurrencen og mulighederne for innovation øges. Også selv om en stor del af de mange nye leverandører befinder sig indenfor nicheområder – f.eks. facility management.
Lars Greick og Peter Godiksen ser flere grunde til, at den nye fagsystem-
aftale som dynamisk indkøbssystem er efterspurgt.
• For det første har det dynamiske indkøbssystem tilknyttet en fastlåst leveringskontrakt, som er udarbejdet i samråd med bl.a. KL og en ekspertgruppe bestående af indkøbere og it-professionelle fra de offentlige organisationer samt leverandørerne på området. Vil man gennemføre et indkøb via systemet, er det juridiske klaret på forhånd. Der er en fast ramme, som både kommunerne og leverandørerne kan være trygge ved.
• For det andet er der tilknyttet use cases, der beskriver processer og sagsgange som kommunerne kan benytte eller gå ind og rette i, eller tilføje nye egne use cases, så det modsvarer kommunens specifikke og saglige behov.
• For det tredje har kommunerne mulighed for at stille specielle krav til servicen, som der kan være et politisk ønske om – f.eks. ekstra krav om digitale selvbetjeningsløsninger.
• For det fjerde er der udviklet et evalueringsværktøj, der understøtter kommunernes tildeling til en leverandør på baggrund af både pris og kvalitet.
• For det femte giver et indkøb via det dynamiske indkøbssystem for fagsystemer mulighed for brugertest i forhold til funktionalitet og brugervenlighed inden en ordre tildeles en leverandør. En brugertest kan dermed indgå som en del af evalueringen.
”Hvis en kommune står overfor at indkøbe en ny service, er det helt afgørende, at brugerne finder sig godt til rette med den service, leverandøren kommer med, og den sikkerhed giver kvalitetsevalueringen i det dynamiske indkøbssystem for fagsystemer mulighed for”, siger de to konsulenter.
Mulighed for fælles-indkøb
De peger samtidig på, at aftalen åbner for, at kommunerne kan gå sammen om at gennemføre fælles indkøb, så de på den måde bedre udnytter deres indkøbsmuskel. At kommuner går sammen om indkøb af fælles it-løsninger forekommer allerede i dag i betydeligt omfang, men det er indtil det dynamiske indkøbssystem 02.19 Fagsystemer trådte i kraft, sket uden om SKI, da rammeaftalen ikke tilbyder dette.
Inden for det dynamiske indkøbssystem for fagsystemer ses særlig efterspørgsel på økonomi- og lønsystemer, beskæftigelsessystemer, løsninger til institutions- og pladsanvisning, elektronisk sags- og dokumenthåndtering (ESDH), social omsorg og sundhed samt arbejdsmarkedssystemer.
Samlet set vurderer de to konsulenter, at den øgede brug af det dynamiske indkøbssystem er udtryk for, at kommunerne er blevet mere modne i deres tilgang og metodik i forhold til indkøb af komplekse it-systemer.
”Hvor de før ofte foretrak direkte tildelinger via rammeaftalen, ser de nu et øget behov for at købe fagsystemer, der kan tilpasses deres konkrete behov, fx ved at kunne udarbejde eller tilføje egne use cases eller stille yderligere krav til fagsystemerne”.
Gennemgående bruges der mere tid og flere ressourcer på at gennemføre indkøb via den dynamiske platform, fremfor rammeaftalerne. Hvor kommunerne på rammeaftalen har let adgang til de mest anvendte services og kan tildele direkte til en leverandør ud fra deres behov, kræver det dynamiske indkøbssystem mere.
”Man er nødt til at lave det, der hedder et konkret indkøb ud fra det specifikke behov man har, men de ekstra ressourcer hentes ofte hjem på, at kommunen får præcis den løsning, den har ønsket sig,” slutter de to konsulenter.