KL har igangsat et projekt, der skal hjælpe kommunerne med at få størst mulig forretningsmæssig værdi ud af de nye muligheder i MeMo-formatet. Det indebærer prioritering af de krav, der skal stilles til fagsystemleverandørerne samt forsøg på at skabe grundlaget for en standardisering af offentlige myndigheders opmærkning af Digital Post meddelelser.
Det nye format for Digital Post meddelelser, MeMo, tilbyder langt flere metadatafelter end det tidligere format og dermed bedre muligheder for at effektivisere post-flowet baseret på opmærkning af de enkelte meddelelser. Men inden det kan ske, er der flere forudsætninger, der skal være til stede. En af dem er opdatering af de mange brevdannende fagsystemer.
”Der har – lidt firkantet sagt – indtil videre været en situation, hvor kommunerne har spurgt leverandørerne, hvad de ville udvikle i forhold til det nye format, hvor leverandørerne så har spurgt tilbage: Hvad vil I have? Så der har vist sig et behov for, at kommunerne på en koordineret måde, dels kortlægger og prioriterer forretningsbehovene på de forskellige velfærdsområder, dels identificerer de forsendelsestyper, hvor det vil være mest relevant at anvende de nye muligheder i MeMo-formatet. Så grundlæggende handler projektet om at give kommunerne nogle værktøjer til at definere ambitionsniveauet,” forklarer Anders Lillienfryd Holte, chefkonsulent i KL.
Hvidbog
Omkring 20 kommuner deltager i projektet, og der er, ifølge Anders Lillienfryd Holte, en god spredning både med hensyn til geografi, størrelse, og hvor langt fremme man aktuelt er i forhold til implementering af Næste generation Digital Post (NgDP). Projektet løber i første omgang i to år til udgangen af 2022, men der vil formentlig være aktiviteter efterfølgende for nærmere at fastlægge standarder og governance på området.
Analysearbejdet er i fuld gang, og der er blevet afholdt workshops på alle velfærdsområder. Aktuelt har man identificeret over 500 forsendelsestyper inden for de domæner, der også anvendes i den fælleskommunale rammearkitektur: Arbejdsmarked og erhverv, Miljø, teknik og forsyning, Social og sundhed, Administration og organisation, Børn og unge samt Demokrati og involvering. Konkret vil projektet munde ud i en form for hvidbog, hvor forretningsbehovene er beskrevet.
”Resultaterne af analyserne i projektet forventes at ligge klar i slutningen af august eller i starten af september. I forhold til go-live på NgDP i november er timingen for projektet god, da overgangen til NgDP ligger højt på opgavelisten ude i kommunerne. Samtidig er det også målet, at projektet kan bidrage til at skubbe endnu mere til arbejdet med at implementere NgDP,” siger Anders Lillienfryd Holte og tilføjer, at november-deadlinen handler om at kunne modtage i MeMo-formatet, mens det først er i 2023, at alle skal kunne afsende i formatet.
Tværoffentlig governance
Det er ikke første gang, at kommunerne skal forsøge at lande på en fælles holdning til opmærkning af Digital Post meddelelser. I rammerne af initiativ 1.5 i den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi 2016-2020 var man igennem en lignende øvelse.
”En af konklusionerne fra det arbejde var, at det er nødvendigt med tværoffentlig governance, hvis man for alvor skal høste gevinsterne af smartere opmærkning af Digital Post meddelelser.
Men hvis det skal ske, skal vi først have et mere konkret grundlag at stå på i forhold til andre myndigheder. Og det grundlag skal dette projekt være med til at skabe. Når det gælder det videre arbejde i forhold til governance, er det så vigtigt, at Digitaliseringsstyrelsen kommer til at spille en markant rolle,” siger Anders Lillienfryd Holte.
Han anerkender, at der kan være en udfordring med hensyn til motivationen og incitamentet hos den enkelte offentlige myndighed til at bruge ressourcer på opmærkning af Digital Post meddelelserne:
”Det kan nogle gange være en udfordring, hvis den enkelte myndighed ikke umiddelbart selv får gevinsten ved foretage yderligere opmærkning af meddelelserne. Men der er rent faktisk rigtig gode muligheder for selv at få noget ud af det ved at spille de andre aktører i det offentlige bedre. MeMo-formatet giver for eksempel mulighed for bedre reply-data, som man så kan anvende til at optimere sit post-flow, når man modtager besvarelserne.”
Effektivisering
Automatisering og effektivisering er et vigtigt mål for indsatsen, men Anders Lillienfryd Holte mener, at kvalitetsløftet i forhold til borgerne er et lige så vigtigt element:
”Der er mulighed for at gøre det meget nemmere for borgeren eksempelvis at bekræfte en aftale, betale en bøde direkte fra et link i meddelelsen eller indsætte et møde i kalenderen. Det er i sig selv meget positivt, men rent faktisk kan denne kvalitetsforbedring også resultere i en effektiviseringsgevinst for kommunerne, der må forventes at skulle bruge mindre tid på påmindelser, rykkere osv.”
Aktiv anvendelse af KLE-numrene i opmærkningen af meddelelserne er et vigtigt element i forhold til målet om effektivisering. Her er der ifølge Anders Lillienfryd Holte dog en udfordring, der skal adresseres:
”Opgaven er at sørge for, at KLE-numrene bliver genkendt og mappet til de lister og feltværdier, der anvendes i regionerne og styrelserne. Det er noget, vi vil komme til at arbejde med på lidt længere sigt. Jeg oplever generelt, at der er en interesse og optimisme i forhold til at komme i mål med det arbejde, da alle godt ved, at der ligger et gevinstpotentiale her. Der blæser nogle positive vinde omkring det, og der er allerede gang i nogle dialoger med de forskellige myndigheder.”
Nøgleordet for Anders Lillienfryd Holte, når det gælder det tværoffentlige samarbejde, er standardisering:
”Vi har i en del år forsøgt at standardisere på det her område, men det er sværere, end man lige skulle tro. KL har store ambitioner på kommunernes vegne, da der helt klart er brug for meget bedre opmærkning i de meddelelser, der sendes mellem forskellige myndigheder. Meget Digital Post lander jo i hovedpostkassen, hvor det kan være svært at se, hvor det egentlig skal hen. Det betyder, at meddelelserne skal igennem mange hænder, hvilket ud over ressourceforbruget også kan være uheldigt i forhold til GDPR.”