I oktober 2023 træder fjerde generation af SKI-aftalen for indkøb af fagsystemer i kraft under navnet 02.19 Fagsystemer. Når kommunerne køber ind på aftalen, sker det via direkte tildeling til en af de 27 leverandører på det relevante ydelsesområde. SKI vurderer, at den offentlige sektor over de næste fire år vil købe fagsystemer for i omegnen af 2 mia. kr. på aftalen.
Det er ret komplekst at indkøbe et nyt fagsystem. Kompleksiteten i, hvad man skal tage stilling til, når man som kommune indkøber et fagsystem, kan SKI ikke ændre på, siger kontraktansvarlig i SKI, Anja Lodberg:
”Men vi kan reducere kompleksiteten i selve indkøbet og sørge for at hjælpe de kommunale ind-købere endnu bedre. Vi har gjort tildelingsprocessen enklere ved hjælp af et digitalt tildelingsværktøj. På baggrund af kommunernes konkrete behov genererer tildelingsværktøjet automatisk alle kontraktdokumenter, og det er en stor hjælp for indkøberne,” fortæller Anja Lodberg.
Fagsystemer er de store forvaltningsrettede it-systemer, som f.eks. arbejdsmarked, sundhed og dagtilbud. Og når kommunerne indkøber dem, kræver det både forberedelse og involvering af hele organisationen. Det fortæller indkøber Cansu Yurdaer fra Vejen Kommune, som har testet tildelingsværktøjet på den nye generation af SKI 02.19 Fagsystemer.
Nogle gange er det digitaliseringsenheden, andre gange er det DPO’en, der - foruden andre relevante afdelinger - skal inddrages, når Cansu Yurdaer fra Vejen Kommune indkøber et fagsystem til kommunens dagtilbud eller skoler.
”Der er så mange krav, man skal forholde sig til, når man indkøber fagsystemer, både med hensyn til sikkerhed og integrationer til andre kommunale it-systemer - for ikke at tale om dokumentation. Jeg har derfor brug for at involvere mange fra organisationen i indkøb af fagsystemer,” fortæller hun.
Hver gang hun skal forholde sig til et evalueringskrav eller mangler at udfylde noget, gør tildelingsværktøjet hende opmærksom på det. Og hun får mulighed for at tilføje noter om valg og fra-valg direkte i systemet.
”Vi skal stadig forberede vores behovsopgørelse op til indkøbet. Men tildelingsværktøjet kommer til at automatisere rigtig meget af det, vi skal håndtere og uploader det særskilt. Derudover fjerner værktøjet alt det, der ikke er relevant for leveringsaftalen. Og så er det guld værd, at vi får mulighed for at dokumentere alle krav i systemet via blandt andet notefunktionen og dermed understøtte vores behovsopgørelse,” siger Cansu Yurdaer.
Dynamisk indkøbssystem
I samråd med blandt andre kommunerne og markedet har SKI lavet et nyt set up, hvor rammeaftalen bliver mere specialiseret end tidligere og suppleres af et dynamisk indkøbssystem, der vil have endnu flere ydelsesområder end rammeaftalen og kan optage et ubegrænset antal leverandører. SKI forventer at, det dynamiske indkøbssystem vil være klart omkring årsskiftet 2023/2024.
Kommunerne kan bruge det dynamiske indkøbssystem, hvis de har specifikke behov eller krav, der ikke dækkes af rammeaftalen, eller hvis de brug for fagsystemer under ydelsesområder, der ikke findes på rammeaftalen.
”Den hurtige udvikling på it-området og det stigende behov for mere fleksibilitet betyder, at vi har skruet aftalen anderledes sammen end hidtil,” siger Anja Lodberg.
Bedre hjælp til opgørelse af behov og klare krav til snitflader
SKI har erstattet brugen af STORM (udvælgelsessystem red.) med user cases for hvert ydelsesområde. Hver user case beskriver den overordnede funktionalitet, der skal være tilgængelig i den
tilbudte service inden for ydelsesområdet, f.eks. ”Afvikling og dokumentation af prøver, tests og eksamener”.
Samtidig har SKI i tæt samarbejde med KOMBIT sikret, at det i højere grad bliver tydeligt for kommunerne, hvilke snitflader der er inkluderet i en service på den kommende rammeaftale.
”User cases skal gøre det nemmere for både kunder og leverandører at se, hvilke løsninger der bedst opfylder deres behov. Samtidig ved vi, at snitflader til andre kommunale it-systemer er en central del af at understøtte den fælleskommunale infrastruktur. Derfor har vi indarbejdet en række specifikke krav som mindstekrav, så de offentlige organisationer ved, hvad de kan forvente, når de køber fagsystemer via en SKI-aftale,” siger Anja Lodberg.
Kravene til snitflader tager afsæt i KOMBIT’s krav til, hvilke integrationer fagsystemer i den kommunale sektor skal opfylde for at kunne udveksle data.
FAKTA
Grønt indkøb af fagsystemer
På den kommende rammeaftale for 02.19 Fagsystemer har SKI indarbejdet relevante GPP-krav (EU’s Green Public Procurement-kriterier), og det bliver muligt for kommunerne at tilvælge et evalueringskrav, der sikrer, at leverandørens drift af den indkøbte service sker ved brug af energi fra vedvarende energikilder.
FAKTA
Fakta om 02.19 Fagsystemer
På rammeaftalen for 02.19 Fagsystemer kan kommuner og øvrige offentlige organisationer købe et bredt sortiment af standard fagsystemer som Software as a Service.
Aftalen er opdelt i 22 delaftaler (ydelsesområder) og har én til syv leverandører på hver delaftale. Hvert ydelsesområde svarer til FORM niveau 1.
Et dynamisk indkøbssystem, der træder i kraft ved årsskiftet, kommer til at supplere rammeaftalen. Det dynamiske indkøbssystem dækker de samme ydelsesområder som rammeaftalen samt yderligere en række ydelsesområder.