Ud over at stille de nye Digital Post snitflader til rådighed, har KOMBIT fået opgaven med at koordinere og skabe overblik over fagsystemleverandørernes planer for omlægningen til Næste generation Digital Post (NgDP). Status er, at omlægningen per 30. november 2021 for stort set alle leverandørers vedkommende bliver en-til-en i forhold til den hidtidige løsning. Aktiv anvendelse af de nye muligheder i MeMo-formatet må komme på et senere tidspunkt.
En af de store udfordringer i forbindelse med kommunernes omlægning til NgDP er at få skabt overblik over, hvilke brevdannende fagsystemer, der skal omlægges, og koordinere med leverandørerne, hvad de har tænkt sig at implementere. Samtlige danske kommuner har valgt at lægge denne leverandørstyringsopgave over til KOMBIT gennem en tilslutningsaftale.
”I tilslutningsaftalen ligger der en opgave for os med at koordinere og skabe overblik over leverandørernes ambitioner for omlægningen og også at sikre awareness omkring mulighederne for at koble sig på postkomponenterne i den fælleskommunale infrastruktur,” forklarer Jan Kjellerup, chefkonsulent i KOMBIT.
Udnyttelse af MeMo-formatet senere
KOMBIT har kortlagt ambitionerne hos 60 leverandører på en prioriteret liste fra kommunerne. Den 30. juni var KOMBIT klar med et overblik.
”Status er, at der stort set ikke er nogen leverandører, der per 30. november 2021 leverer noget, der ligger ud over en en-til-en omlægning i forhold til den hidtidige løsning. En udnyttelse af de nye muligheder i MeMo-formatet vil først komme senere,” siger Jan Kjellerup og fortsætter:
”Som jeg ser det, er leverandørerne på nuværende tidspunkt ikke klar til at træffe nogle fornuftige beslutninger om udnyttelsen af MeMo-formatet. De ved ikke, hvad kommunerne vil, og kommunerne ved det heller ikke endnu – og i øvrigt er der kommunalvalg om ikke så længe, hvilket betyder stor travlhed i kommunerne.”
Netop for på koordineret vis at skabe klarhed over, hvordan det nye format bør anvendes, er det aktuelle projekt i KL-regi ifølge Jan Kjellerup helt centralt på lidt længere sigt for kommunernes omlægning til NgDP:
”KL’s projekt, der identificerer de systemer og meddelelsestyper, hvor det giver mening og forretningsmæssig værdi at anvende de nye muligheder i MeMo-formatet, kombineret med de nye snitflader og leverandørstyringen, som vi står for, vil tilsammen bidrage til, at kommunerne kan nå de ønskede mål for effektivisering og kvalitetsforbedringer ved omlægningen til NgDP.”
Han ser en klar opgavefordeling mellem KOMBIT og KL:
”KOMBIT er en slags Banedanmark i den her sammenhæng. Vi lægger skinnerne ud i form af snitflader og leverandørstyring – i rammerne af KL beslutter kommunerne sig så for, hvad det giver mening at sende ud at køre på skinnerne.”
Mange leverandører tøver
KOMBITs leverandøroverblik afslører, at mange leverandører på nuværende tidspunkt ikke har konkrete planer om at omlægge deres systemer, så de kan benytte de to postkomponenter fra den fælleskommunale infrastruktur, SEND SF1601 og MODTAG SF1606. Og det til trods for, at kommunerne ønsker omkring 70 pct. af de aktuelt brevdannende systemer omlagt til at benytte de to postkomponenter.
”Leverandørerne ved selvfølgelig godt, at der her er noget, de skal kigge på, men de forholder sig i høj grad til den konkrete
efterspørgsel, der måtte komme fra de kommuner,
de er leverandører til. Vi kan fra KOMBITs side godt presse
på, men det er først og fremmest kommunerne, der skal efterspørge det hos deres leverandører,” forklarer Jan Kjellerup.
En en-til-en omlægning, hvor man efter ibrugtagningen af NgDP groft sagt er i stand til at gøre det, man kunne i det tidligere format, er ifølge Jan Kjellerup en meget begrænset udviklingsopgave for leverandørerne. En helt anderledes og større opgave er det, hvis de nye muligheder i MeMo-formatet skal anvendes aktivt:
”Hvis det enkelte fagsystem skal ”smage” på hver Digital Post meddelelse for at detektere information til eksempelvis en handleknap, en fremhævet information, et journalnummer eller lignende, så skal det jo programmeres, testes og implementeres. Der er her, det bliver et egentligt forretningsprojekt.”
Jan Kjellerup fortæller, at de nye snitflader, der bliver udviklet af IBM, vil være klar til omlægningen den 30. november og selvfølgelig fuldt ud compliant med MeMo-formatet, og at funktionaliteten til at understøtte sortering til fjernprint vil blive videreført som en del af infrastrukturen.
FAKTA om MeMo-formatet
- MeMo (MeddelelsesModel) er det nye format for afsendelse og modtagelse af meddelelser fra det offentlige udviklet til den Næste generation Digital Post (NgDP).
- MeMo, der har en XML-struktur, tilbyder langt flere strukturerede metadatafelter, end det var tilfældet i det tidligere format DP2’s attention.xml-fil. Felterne kan bruges til opmærkning af meddelelsen med eksempelvis tidsfrister, påmindelser, osv. Det muliggør, at man kan fremhæve vigtige informationer, som bedre sætter modtageren i stand til at agere på meddelelsen.
- MeMo muliggør også, at der i meddelelsen bliver indsat såkaldte handle- knapper, der linker til en kalenderaftale, betaling af en bøde, underskrivning af et dokument eller andet, der kan være relevant.
- Metadatafelterne i MeMo kan også anvendes til automatisering og effektivisering af afsendelse, modtagelse og distribution af Digital Post meddelelser. Det kan baseres på felter, der holder informationer fra KL Emnesystematik (KLE-numre), og som eksempelvis kan anvendes til automatisk journalisering og routing af meddelelsen til en bestemt sagsbehandler.
- Automatiseringen kan øge GDPR-compliance, da flere meddelelser vil kunne håndteres uden, at sagsbehandlere eller andre behøver at se indholdet af meddelelsen.
- MeMo er et såkaldt ”selvbærende” format, hvilket vil sige, at i MeMo adskilles meddelelsesdata fra selve infrastrukturen. Det betyder, at NgDP-løsningen ikke ændrer på meddelelsen i transporten mellem afsender og modtager, hvilket gør formatet løsningsuafhængigt.
- MeMo-formatet er blevet udviklet af Digitaliseringsstyrelsen og baserer sig på ønsker og erfaringer fra det nuværende format samt input fra workshops og høringssvar fra offentlige myndigheder og it-leverandører.