Efter sommerens økonomiaftale om etableringen af de nye fælleskommunale IT-serviceorganisationer har der været fokus på at organisere og skabe overblik over de opgaver og processer, der er nødvendige for at efterleve aftalen. Tidslinjen for at skabe de nye IT-serviceorganisationer er ambitiøs, og samtidig er den organisatoriske og tekniske opgave meget kompleks. Midt i alt det, er det vigtigt, at der fortsat er trivsel og motivation iblandt de medarbejdere i hver kommune, som er enten direkte eller indirekte berørt af opgaven.
I KL har vi nedsat et programsekretariat, der skal understøtte kommunernes arbejde med at danne de 4-5 nye enheder. Det vil bl.a. ske ved at KL samler kommunerne om opgaven, og søger at sikre koncepter, drejebøger, oplæg til beslutninger mv. alle de steder, hvor det kan give mening at vi gør det i fællesskab, samtidig med at vi er meget opmærksomme på at søge at sikre at kommuner og nye organisationer kan lære at hinanden, så alle ikke skal starte forfra.
Noget af det første, som programmet har kastet sig over, er at finde ud af, hvem og hvordan der træffes beslutninger. Vi har i dialog med kommuner og staten, arbejdet på at etablere samarbejdsstrukturer, hvor der afklares hvilke emner/programspor der er i fokus. Det vil skifte igennem programmets gennemførelse. Omdrejningspunktet for programmet er server- og netværksinfrastruktur.
Den kommende tid
KL vil først i det nye år sende inspirationsmateriale ud til alle kommuner, som kan danne fundamentet for de kommunale beslutningsprocesser.
Det er de enkelte kommunalbestyrelser, der skal træffe beslutninger om at gå med i og sammen med andre kommuner i en IT-driftsenhed eller serviceorganisation. Det bliver de enkelte forvaltninger, der skal lave oplæg til dette. Vi håber, at det fælles materiale, der udarbejdes, vil være en støtte til dette. Skal tidsplaner og aftaler holdes, skal alle kommunalbestyrelser i løbet af 2026 træffe beslutninger om at etablere og indtræde i de fælles IT-driftsenheder.
Målbillede-arbejdsgruppen bygger videre på de input, der kom ud af arbejdsgruppens første workshop i oktober. Det forventes, at arbejdsgruppen konkretiserer de tekniske drøftelser til nogle bud på vision og principper for etableringen af enhederne. Der ligger derfor en opgave i at få oversat de tekniske drøftelser til et sprog, som den kommunale styregruppe kan arbejde videre med og herefter give videre som anbefalinger til kommunerne. Derudover inddrages andre relevante aktører for at lære af deres erfaringer med henblik på at kunne skabe et målbillede, der kan indeholde forskellige scenarier, og kombinationer af forskellige scenarier og deres indbyrdes fordele og ulemper.
Generelt vil programmet forsøge at implementere en lærende organisation, der kan bredes ud til alle enheder og kommuner under transitionen. Bl.a. arbejder vi på at inddrage erfaringer fra andre, der har lavet store transitioner på IT-området. I sundhedsregi blev der bygget 5 supersygehuse på én gang, og det kan vi sikkert lære en masse fra.
Den ovenstående ”samarbejdsstruktur” skal ses som en ramme, der er tiltænkt at understøtte det arbejde, som kommunerne og de nye enheder skal stå for.
Den nationale styregruppe rådgiver og udstikker retning på centralt udvalgte områder. Finansministeriet, Ministeriet for Samfundssikkerhed, SAMSIK, Digitaliseringsministeriet og Statens IT er bl.a. medlem. Fra kommunerne er det repræsentanter fra København, Aarhus, Haderslev, Roskilde, Hjørring og KITA. De er udpeget af KKR-kredsene og sidder ligeledes i den kommunale styregruppe.
Den kommunale styregruppe er retningssættende for indholdet af samarbejdet og rådgiver om anbefalinger for juridiske modeller, ambitionsniveau for samarbejde, herunder økonomi og binding til samarbejdet. Der er 19 kommunaldirektører og 5 IT-chefer i denne gruppe - ligeledes udpeget af KKR-kredsene.
Indsatser
Arbejdet med at få kortlagt den nuværende IT-tilstand, og hvad enhederne skal kunne, er sat i gang, og der arbejdes desuden på anbefalinger til enhedernes organisering. I efteråret 2025 har særligt ”as-is” kortlægningen fyldt. For at kunne beskrive den opgave som IT-serviceorganisationerne skal løse, skal der være et overblik over, hvordan opgaven løses i dag af 98 kommuner. Det giver overblik over kompleksiteten samt en ide om de opgaver, der skal overdrages til de nye enheder. Det giver også en mulighed for at vurdere ”det gab” mellem kommende målbillede(r) og hver enkelt organisation. Der er ligeledes brug for at fakta om opgaven for at kunne drøfte opgaven mere nuanceret med staten.
Tidsplanen for 2026 vil særligt understøtte det arbejde, som der skal til for at danne enhederne.
De centrale spørgsmål om organiseringen af de nye enheder, herunder hvilken selskabstype der er den rigtige, hvordan enhederne skal sammensættes, og hvor ens de skal være. Overordnet arbejdes det pt med tre modeller.
1) En model, der belyser selvstændige organisatoriske enheder, som er uafhængige af hinanden, og med mulighed for, at der også kan være forskellige selskabskonstruktioner mellem de forskellige enheder.
2) En model, hvor enhederne bindes tæt sammen, evt. i form af et moderselskab med et antal datterselskaber. Denne model undersøges af hensyn til muligheden for, at der kan sikres ensartethed i enhederne, f.eks. ift. procedurer, teknologi, service, sikkerhedsniveau samt mulighed for, at enhederne kan tage over for hinanden i en beredskabssituation.
3) Derudover undersøges modeller, der bygger på, at én værtskommune, udbyder services til andre kommuner. I 2026 vil arbejdet med at formulere et målbillede og danne transitionsorganisationer have stort fokus. Der er mange hensyn at tage, især cybersikkerhed, økonomi, driftsstabilitet, realiserbarhed og tryghed for medarbejdere. Arbejdet med at skabe et målbillede er i en meget tidlig fase. Det er en udfordring at blive konkrete, før det er afklaret, hvem der skal arbejde sammen, om de nye enheder skal være ens, og før det er afklaret, hvad der skal bygges - og om der i det hele taget skal bygges.
Før selskabsformen, samarbejdsmodellen og driftsmodellen bliver besluttet, er det dog nødvendigt at tegne bud på fremtidige målbilleder.
Samarbejde og dialog
Så er vi tilbage ved sikkerhed og tryghed for medarbejderne. Alle forandringsprojekter skaber utryghed, særligt i den fase vi er i lige nu, hvor der stadigvæk udestår en masse beslutninger. Det kan være svært at se sig selv i et ukendt fremtidsbillede. Et element i at skabe tryghed er at have høj transparens i drøftelser og beslutninger og det forsøger vi at leve op til i KL.
Cirka hver anden uge afholder KL webinarer, der belyser de nyeste udviklinger i arbejdet og giver status for arbejder. Her kan deltagerne få en generel opdatering på programmets fremdrift og meget gerne byde ind med spørgsmål og inputs.
Dialogforum – du kan blive medlem
Programsekretariatet i KL har oprettet et dialogforum på Microsofts Viva Engage-platform, hvor programmet løbende deler resultater fra arbejdsgrupperne og uploader relevante filer, plancher fra webinarer mm. Ethvert medlem kan lave opslag samt deltage med inputs, og vi opfordrer alle fra kommunerne med interesse i de nye enheder om at melde sig ind – vi er over 200 medlemmer. VIGTIGT: Man bør huske at tilmelde sig email-notifikationer ved at følge guiden i det fastgjorte opslag inde på forummet.
Arbejdsgrupper
For at komme helt ned i dybden med de forskellige spor under programmet har programmet samlet arbejdsgrupper med deltagelse fra et bredt udsnit af kommunerne. Lige nu er der en arbejdsgruppe for As Is-overblikket og for målbilledet. To nye arbejdsgrupper, der skal arbejde med enhedernes organisering og økonomi, er også under opsætning. Fremadrettet vil arbejdsgrupper komme og gå, som planlægning og etablering skrider frem. Tag endelig fat i programsekretariatet, hvis du og din kommune, gerne vil deltage i arbejdsgrupperne.
Som tidligere nævnt, tager vi vigtigheden af transparens meget alvorligt i programmet. Det er derfor, vi har så mange kanaler for indflydelse, og det er derfor materiale fra styre- og arbejdsgrupper deles bredt med alle kommuner, bl.a. via dialogforummet.
BOKS
Medlemmer af den kommunale styregruppe
Assens Kommune
Esbjerg Kommune
Favrskov Kommune
Fredensborg Kommune
Gentofte Kommune
Guldborgsund Kommune
Haderslev Kommune
Helsingør Kommune
Herlev Kommune
Hjørring Kommune
Kalundborg Kommune
Kolding Kommune
Københavns Kommune
Næstved Kommune
Odense Kommune
Rebild Kommune
Roskilde Kommune
Silkeborg Kommune
Svendborg Kommune
Thisted Kommune
Viborg Kommune
Vordingborg Kommune
Aalborg Kommune
Aarhus Kommune