OS2Kitos og KOMBIT har indgået en aftale om i fællesskab at etablere, implementere og vedligeholde entydig identifikation og navngivning af kommunale IT-systemer. Kommunerne har over 3000 forskellige IT-systemer registreret i Kitos og for at kommuner og KOMBIT kan genfinde informationer om disse, er det vigtigt, at navngivningen sker ensartet.
Formålet med den nye aftale er at sikre, at kommunerne effektivt kan administrere og styre kommunens IT-systemportefølje og den fælleskommunale infrastruktur. OS2Kitos – Kommunernes IT- Overbliks System - er det mest anvendte system til IT-porteføljestyring i landets kommuner. Knap 80 kommuner bruger i dag Open Source løsningen til at få overblik over IT-systemer, kontrakter, snitflader samt GDPR med databehandleraftaler og overholdelse af arkiveringspligten.
Det kan være i rollen som systemejer, digitaliseringschef, GDPR-person, kontrakt manager, arkivar eller andet, at man har brug for at finde data om det enkelte system i kommunen.
Projektchef Sisse Bang, KOMBIT: ”Det er en rigtig god aftale. Det handler i bund og grund om at effektivisere kommunernes grundlag for at kunne administrere og styre deres IT-systemportefølje. For at kunne det, skal der være genkendelighed i navngivning af systemerne. Det gælder uanset om medarbejderen går ind i OS2Kitos, anvender vores fælleskommunale administrationsmodul, eller om de går ind i vores Power-BI værktøj, Infrastrukturen i tal”.
Så første trin i den nye aftale er at etablere en fælleskommunal liste over logiske IT-systemer baseret på data fra OS2Kitos. Arbejdet med at gøre OS2Kitos til autoritativ kilde for denne liste er begyndt i 2024.
Lægger nye data på
I forlængelse af samarbejdet, ønsker OS2Kitos og KOMBIT i fællesskab at udforske mulighederne for at etablere og skabe yderligere værdi med fælles data om snitflader og forbrugsdata.
OS2Kitos er udviklet af fem kommuner tilbage i 2014. Det har været igennem en stor vækst i løbet af de seneste 10 år og er i dag et produkt i OS2-fællesskabets portefølje af open source systemer. Tidligere Chefkonsulent Jens Kjellerup, Ballerup Kommune er en af ophavspersonerne til Kitos.
Jens Kjellerup, Ballerup Kommune: ”OS2Kitos er et overblikssystem, men da der er mere end 3000 forskellige aktive IT-systemer i Kitos, er det en omfattende opgave at vedligeholde data om dem. Så snart en leverandør af et system laver en opdatering, får systemet i reglen et nyt navn. Eller hvis der sker et opkøb af et softwarehus, og de lægger deres systemer sammen, ændrer applikationen også typisk navn og funktion. Det betyder, at vi ikke har et sted, hvor data om alle systemer er opdaterede. Markedet for digitale løsninger i kommunerne bevæger sig enormt hurtigt. Derfor er KOMBIT og OS2Kitos blevet enige om at igangsætte samarbejdet om porteføljestyring umiddelbart efter sommerferien”.
Deler opgaven
Aftalen mellem OS2Kitos og KOMBIT betyder, at de to parter samarbejder om at sikre, at navngivningen altid er opdateret og retvisende.
Sisse Bang: ”Der skal være en rød tråd på tværs af de administrative systemer, som indeholder information om kommunale it-systemer. OS2Kitos er autoritativ kilde, og selv hvis kommunen ikke er OS2Kitos kunde, skal kommunens IT-systemer oprettes i OS2Kitos. Kommunernes IT-systemer er registreret som IT-systeminstanser i det fælleskommunale administrationsmodul. Fordi IT-systeminstanserne i dag kun navngives i et fritekstfelt, kan det være svært at gennemskue, hvilke kommuner der bruger hvilke IT-systemer. Så det kommunerne får ud af den her aftale er, at datakvaliteten løftes, hvilket KOMBIT, kommunerne og leverandørerne får glæde af.”
Chefkonsulent Mette Vinther Poulsen, KOMBIT: ”Vi prøver at gøre det nemmere for kommunerne ved at sikre ensartet navngivning. Det betyder, at kommunen får større indsigt i deres systemportefølje fordi, at IT-systemerne både er navngivet ens i OS2Kitos, det fælleskommunale administrationsmodul og Infrastrukturen i tal.”
OS2Kitos er som nævnt udviklet i 1. halvår 2014 og er drevet af Roskilde, Sorø, Ringsted, Syddjurs og Ballerup kommuner. I dag bruger næsten 80 kommuner løsningen.
Jens Kjellerup: ”Navngivningen er enorm vigtig for at skabe administrativ sammenhæng i den enkelte kommunes systemportefølje. Det gælder både arkitekturen, systemerne, snitfladerne, kontrakterne og databehandleraftaler. Det er det som Kitos kan. Det kan skabe den sammenhæng, og det gør det til et rigtig stærkt værktøj. Men det kræver, at vi kan stole på data om det enkelte system, og det er her KOMBIT kommer ind, fordi de har kontakten til leverandørerne”.
Vendt om
Så i stedet for at kommunerne sender manuelt opgjorde data til KOMBIT om hvilke it-systemer de anvender/ikke anvender, kan KOMBIT nu selv i Fælleskommunalt Administrationsmodul se hvilke kommuner, der anvender hvilke it-systemer. For at sikre fremdrift i opmærkningen i administrationsmodulet, vil KOMBIT i løbet af efteråret kontakte og mødes med leverandørerne.
”Leverandørerne skal opmærke deres IT-systeminstanser i Fælleskommunalt Administrationsmodul. Listen over IT-systemer som leverandøren anvender ved opmærkning, baserer sig på data fra OS2Kitos. Når leverandøren, KOMBIT eller kommunerne bliver opmærksomme på fejl eller mangler, skal det derfor rettes i OS2Kitos. Når opmærkningen er på plads, kan KOMBIT i administrationsmodulet se, hvilke kommuner, der anvender hvilke IT-systemer,” siger Mette Vinther Poulsen.
Det vil kunne give kommunerne fordele ved anskaffelsen af et nyt IT-system, ved at de kan finde andre kommuner, der bruger det samme system. På den måde kan de indgå i dialog med hinanden og dele erfaringer og viden om det enkelte IT-system. Det kan fx også ske med afsæt i KOMBITs værktøj Infrastrukturen i tal.
”KOMBIT tager vores systemkatalog i OS2Kitos, og spørger leverandører om informationerne passer med leverandørens informationer om kommunen. Så kan det være, at leverandøren siger, der er nogle ændringer. Der er noget her, der er anderledes, og så bliver informationerne opdaterede og ensartet navngivet,” siger Jens Kjellerup.
KOMBIT tager en dialog med leverandører om entydig navngivning og korrekt opmærkning af deres it-systeminstanser. Vi krydstjekker og drøfter ikke leverandørernes information om kommunen.