Brugerklubben SBSY’S forretningsmodel har vist sig at være langtidsholdbar. I 2014 havde Brugerklubben SBSYS 20 medlemmer. I dag er den vokset til i alt 43 medlemmer. SBSYS er mere end fordoblet de seneste 10 år – 41 kommuner og to regioner – Region Midtjylland og Region Nordjylland. Senest er Hillerød Kommune kommet med i Brugerklubben.
Formand for Brugerklubbens Forretningsledelse Bent Højlund, Brugerklubben SBSYS: ”SBSYS er jo en brugerklub, som er fælles om at udvikle og vedligeholde et system. Hvert enkelt medlem har mulighed for at søge indflydelse på forretnings- og udviklingsplan på en årlig generalforsamling, og forudsætningen er, at vi alle er enige. Vi er en frivillig forening, der ikke kan pålægge hinanden udgifter”.
I 2003 blev fællesskabet grundlagt på Cafe Hack i Århus af tre amter og fire kommuner. Samarbejdet startede om et sagssystem til byggesager. Siden er mange andre sagsområder kommet med.
Foreningen består i dag af 43 myndigheder.
Sekretariatschef Gitte Amdi, Brugerklubben SBSYS: ”Der har været en del diskussioner om, hvor store vi kan være, når mekanismen er, at vi alle skal være helt enige. Der kan jo være en frygt for, at vi kommer til at tabe nogle, når vi kører stærkt med udviklingen og omstillingen. Men det har ikke hidtil været et problem, at vi har været ovaer 40 medlemmer”.
Bent Højlund: ”I dag breder vi os over meget mere, end da vi startede. Det startede med et fællesskab om at udvikle et ESDH-system, men i 2013 etablerede vi et større sekretariat og tog mere ansvar for vores ejerskab af koden og taktstokken over udviklingen. Det var også på det tidspunkt, at Brugerklubben gennemførte EU-udbud og fik formaliseret samarbejdet med vores leverandører. Det er den rejse, vi har gennemført og som stadig flere er taget med på”.
Bent Højlund fortæller, at Randers Kommune, hvor han til daglig er Chef for IT & Digitalisering, på det tidspunkt – i 2012 – foretog en markedsafdækning om et muligt nyt ESDH-system. Kommunen brugte dengang flere forskellige sagssystemer med ESDH-funktionalitet på forskellige sagsområder. Valget faldt på Brugerklubben, fordi det erstattede en række sagssystemer, da det er opbygget i moduler, og at man i Brugerklubben har stor indflydelse på udvikling af ny funktionalitet. Desuden er det Brugerklubben, der varetager udbudsforpligtelsen.
”Jeg er ikke specielt godt inde i priserne og brugsvilkårene for konkurrerende ESDH-løsninger. Men jeg tager det positivt, at vi har formået at fordoble antallet af medlemmer de seneste 10 år, fordi vi har et godt produkt og at medlemmer af Brugerklubben har indflydelse på forretningsudviklingen af produktet og prisen er fornuftig. Derfor opfatter jeg Brugerklubben SBSYS som værende konkurrencedygtig”.
Brugerklubbens medlemmer betaler i år 14,83 kr. pr. borger i kommunen, svarende til, at foreningen har indtægter for 33 mio. kr. i 2024. Kontingentet fastsættes årligt i forbindelse med Brugerklubbens generalforsamling.
De nye medlemmer
I 2016 gennemførte Brugerklubben SBSYS sine nye EU-udbud som rammeaftaler. Da det er Brugerklubben, som ejer både ESDH-systemet SBSYS og integrationsplatformen SBSIP betyder det, at de valgte leverandører, der indgår kontrakt med Brugerklubben, bygger ovenpå det, der er i forvejen. Senest i 2020, da Netcompany vandt kontrakten til ESDH-systemet og Convergens vandt aftalen til integrationsplatformen.
Ifølge formand Bent Højlund har det også været en ”vækstdriver” for Brugerklubben, at kommunerne får et medejerskab af et produkt, de selv har indflydelse på, og hvor udviklingen styres efter deres behov, fremfor at de køber en licens til at bruge et produkt, som en leverandør ejer og som leverandøren bestemmer udviklingen af.
Gitte Amdi: ”Det er en helt anden forretningsmodel. Vi tager et ansvar for vores produkt, fordi det er vores ejendom. De leverandører, som vandt rammeaftalerne i 2020, bygger det, vi efterspørger, frem for vi køber et færdigt produkt af dem. Vi køber timer og kompetencer af leverandørerne”.
SBSYS fortæller, at leverandørerne viser stor interesse for deres forretningsmodel, da Brugerklubben selv tager ansvar for produktet, og at der er transparens i samarbejdet.
Nyt udbud
Lige nu er Brugerklubben i gang med et nyt udbud, som forventes underskrevet den 1. december 2024. Udbuddet omfatter en firårig periode fra 2025-2028.
Gitte Amdi: ”Vi kan ikke sige så meget om det aktuelle udbud, da vi er midt i det. Men der er stor interesse, da vi er en attraktiv samarbejdspartner. Vi lægger vægt på at have et tæt samarbejde med leverandørerne. Vi vil ikke bare have en leverandør, der kører derudad, for vi vil gerne selv bestemme, hvad det er for ting, vi skal have udviklet og hvornår. Det er vores styrke, at vi engagerer medlemmerne til at finde ud af, hvad det er for nogle behov, der er ude på skrivebordet hos den enkelte sagsbehandler. Vores system skal understøtte deres arbejdsgange. Så vi giver plads til fagpersoner i projektgrupper, der definerer de behov, der tegner sig for fremtiden”.
Gitte Amdi fortæller, at der vil være konkurrence på de to nye rammeaftaler.
Brugerklubben køber ydelser til vedligehold, videreudvikling og support. Der er behov for nogle forskellige kompetencer til at varetage videreudviklingen af den del som ligger i SBSYS og nogle andre kompetencer, som ligger på platformen SBSIP. Det er to forskellige typer af teknologier, og derfor er det delt op i to forskellige udbud med to forskellige rammeaftaler.
Når løsningerne afvikles, skal kommunen have sin egen hardwareinstallation og standardsoftware til dette. Også backup drives af kommunen. Det er omkostninger som ligger udover kontingentet til Brugerklubben.
En af de store forandringer med ESDH-løsningen er udskiftningen af den gamle Windows klient, der omlægges til flere nye webklienter. Den udskiftning har været i gang de seneste fem-seks år og indenfor de næste par år vil der blive sagt farvel til den sidste Windows klient. Der er i alt 50.000 daglige brugere på ESDH-løsningen.
Fakta
Medlemmer af Brugerklubben SBSYS:
Albertslund Kommune, Ballerup Kommune, Brønderslev Kommune, Faaborg-Midtfyn Kommune, Faxe Kommune, Frederiksberg Kommune, Frederikssund Kommune, Gladsaxe Kommune, Gribskov Kommune, Halsnæs Kommune, Hedensted Kommune, Herlev Kommune, Herning Kommune, Hillerød Kommune, Hjørring Kommune, Holstebro Kommune, Horsens Kommune, Ikast-Brande Kommune, Ishøj Kommune, Jammerbugt Kommune, Lemvig Kommune, Lolland Kommune, Lyngby-Taarbæk Kommune, Læsø Kommune, Mariagerfjord Kommune, Odense Kommune, Odsherred Kommune, Randers Kommune, Rebild Kommune, Region Midtjylland, Region Nordjylland, Rudersdal Kommune, Rødovre Kommune, Skanderborg Kommune, Solrød Kommune, Sorø Kommune, Stevns Kommune, Struer Kommune, Tårnby Kommune, Thisted Kommune, Tønder Kommune, Vejle Kommune, Vesthimmerlands Kommune.