11 sjællandske kommuner lander stor kontrakt om nyt løn- og personalesystem ’Opus’ fra KMD til en samlet kontraktsum på 876,5 mio. kr. Der er i alt godt 9.000 medarbejdere i de 11 kommuner, der dagligt kommer til at bruge den nye løsning.
Siden 2017 har syv kommuner været kunder på det samme digitale løn- og personalesystem. Nu er yderligere fire kommuner blevet en del af det digitale fællesskab – DIGIT – som netop har landet en stor kontrakt hos leverandøren KMD.
En af fordelene ved, at så mange kommuner går sammen, er større købekraft og flere muskler at spille med, når systemet skal udvikles – til gavn for både kvalitet, arbejdsglæde og videndeling på tværs af kommunegrænser, forklarer direktør for Kultur- og Økonomiforvaltningen i Køge Kommune, Lene Østergaard Lunde, som er formand for styregruppen bag udbuddet i de 11 kommuner.
“I realiteten drejer det sig om 9.000 medarbejderes mulighed for at arbejde i et system, der passer til opgaverne. Hvis hver kommune havde lavet sit eget udbud, ville resultatet for den enkelte kommune være dårligere end det, vi kan skabe sammen. Når kommunerne samler sig om opgaven, bidrager det til større kvalitet og i sidste ende større arbejdstilfredshed for den enkelte medarbejder, der arbejder i systemet,” siger hun.
Flere fordele
Ifølge Lene Østergaard Lunde har de syv kommuner, der har været med siden 2017, set en række fordele ved at arbejde efter de samme processer. Når yderligere fire kommuner kommer med i det fællesskab, bliver gevinsten endnu større:
“Hvis du blot sparer fem minutter på en proces hver dag hos 9000 medarbejdere, frigør det samlet set meget arbejdstid. Det er i virkeligheden her, den største gevinst ligger. Samtidig vil det være en fordel, hvis der er medarbejdere, som skifter job til en anden kommune, fordi de så vil kunne tage deres kompetencer med sig i det nye job,” siger Lene Østergaard Lunde.
Hun tilføjer, at samarbejdet blandt de 11 kommuner handler om andet end at købe ind.
“Vi ønsker at udnytte mulighederne i digitalisering og effektivisering af en række arbejdsgange. Derfor arbejder vi ikke kun sammen om selve indkøbet af et nyt system men også om, hvordan vi anvender det. Ved at bruge kompetencerne på tværs af de 11 kommuner, sparer vi dels tid i den enkelte kommune, ligesom vi bliver bedre i fællesskab,” siger Lene Østergaard Lunde.
Den nye aftale mellem DIGIT og KMD løber samlet set over 11 år. Kommunerne kommer på det nyindkøbte system i tre bølger, således at den reelle kontraktlængde for hver kommune er otte år.
Både det nuværende og det tidligere fælles udbud viser, at der er fordele ved at arbejde sammen såvel på prisen for systemet som i anvendelsen. Den kommune, der sparede mest i det seneste udbud, reducerede omkostningerne til økonomi- og personaleadministration med op mod 6 mio. kr. om året.
DIGIT ønsker ikke at oplyse, hvem der har budt på opgaven. Men fortæller, at der er meget få leverandører, der reelt har de fornødne kompetencer til at kunne byde ind.
Fakta
De 11 kommuner i DIGIT består af
Greve, Guldborgsund, Holbæk, Kalundborg, Køge, Lejre, Næstved, Ringsted, Roskilde, Slagelse og Vordingborg.