KOMBIT er kendt for at gennemføre udbud på vegne af alle 98 kommuner, men i dette projekt har KOMBIT været sparringspartner med Rødovre Kommune om deres arbejde med at effektivisere kommunens IT-portefølje, så kommunens IT-løsninger understøtter kerneopgaven. Projektet er i Version 1.0 og afprøves i en del faglige områder.
KOMBIT er nok bedst kendt i de kommunale it-afdelinger for at være ansvarlige for en række løsninger så som Aula, Kontanthjælpssystemet eller Byg og Miljø, men med deres nye strategi fra 2024 udvider de paletten på, hvad de kan tilbyde kommunerne – det er blandt andet ikke længere nødvendigt, at alle kommunerne er med i et projekt.
”Vi kan godt lave differentiering, hvor vi går ud og laver noget for et mindre antal interesserede kommuner. Det kan være rådgivning, som vi gør sammen med Rødovre. I dette projekt har vi nemlig i samarbejde med Rødovre Kommune gennemført en prøvehandling, hvor vi på et udvalgt område har analyseret kommunens IT-portefølje. Det er en oplagt del af KOMBITs arbejde at være fødselshjælper til at hjælpe enkelte kommune med at effektivisere deres IT-portefølje,” siger chef for forretningsudvikling & indkøb Inge Speiermann-Vognsen, KOMBIT.
I samarbejdet med Rødovre Kommune, bruges der data fra OS2 Kitos (Kommunernes IT OverbliksSystem) som udgangspunkt for kommunens porteføljeanalyse. I alt 76 kommuner bruger OS2 Kitos.
Porteføljeanalysen i Rødovre Kommune tager udgangspunkt i afdelingerne Økonomi og Analyse samt på Ældre og Omsorg og omfatter 20 faglige områder.
Leder af Digital Udvikling Jan Lehmann, Rødovre Kommune: ”I Rødovre kommune havde vi et udtalt behov for at have en mere faktuel forretningsmæssig indsigt i vores it-systemportefølje. Vi har derfor kombineret data fra OS2 Kitos med målinger af brugernes tilfredshed og pejlemærker fra vores it-strategi. Det giver os et overblik både samlet og for de eneklte fagområder, og er med til at sikre, at vores IT-investeringer er i overensstemmelse med vores strategiske mål, og leverer de ønskede resultater, og udnytter ressourcerne effektivt og håndterer risici på en god måde,” siger Jan Lehmann.
Dashboard
Ud af data fra OS2 Kitos og målinger af brugertilfredsheden med de enkelte it-løsninger bliver der skabt et ”dashboard”. Det bruges som dialogværktøj mellem IT-afdelingen i Rødovre Kommune og systemejerskabet i de faglige områder til at tage en kvalificeret snak om konkrete IT-løsninger. Det faglige systemejerskab består typisk af fagchefen for området og systemadministratorer.
Rødovre Kommune har ligesom mange andre danske kommuner over 250 forskellige IT-systemer. Kommunen satte oprindeligt projektet i gang for at være sikre på, at de IT-løsninger den bruger, understøtter de opgaver den løser.
Derfor er der, ifølge Jan Lehmann, behov for, at både den centrale digitalisering og systemejerne får et samlet overblik. ”Det er vigtigt at få afdækket, om man har IT-systemer i forskellige forvaltninger, der kan det samme, eller sikre sig, hvornår det næste fagsystem skal i udbud, og hvornår forberedelsen til det kommende udbud skal gå i gang. Det overblik vil vi gerne have, og derfor har vi i samarbejde med KOMBIT startet projektet som et optimeringsprojekt,” siger han.
”Dashboard løsningen kan ikke stå alene. Det er vigtigt, at vi får en kvalificeret dialog med systemejerne om de systemer, der er i de enkelte faglige områder. Det er også vigtigt, at systemejerne ved, hvor tilfredse brugerne er med et bestemt system. Vi afholder to fastlagte møder årligt med hvert enkelt systemejerskab. Alle handleplaner for områderne samles og godkendes af ledelsen,” siger Jan Lehmann.
Pilotprojektet forventes afsluttet i 3. kvartal 2025. Jan Lehmann forventer at det er i drift i løbet af 2025.
Slutresultatet vil være en datamodel leveret at KOMBIT, der skal implementeres i kommunens BI løsning.
Det tredje ben
Der er også det Jan Lehmann kalder for det ”tredje ben” i projektet. At porteføljemødet med forvaltningen også afklarer de indbyrdes roller mellem forvaltningen og IT-afdelingen. Hvem har hvilket ansvar og hvilke opgaver i forhold til IT-systemet, ”det er vigtigt at få snakket ordentligt igennem”, siger Jan Lehmann.
”Vi gør jo alt det her for at optimere IT-porteføljen, så der i sidste ende kan leveres bedre og mere effektive tjenester til borgerne. Porteføljeanalysen indgår i en proces der sikrer, at kommunens ressourcer bruges bedst muligt, og at man er rustet til at håndtere fremtidige udfordringer. Det sker ved at porteføljens analyse bruges som dialogværktøj i samspillet mellem fagforvaltning og It-afdeling.
Jan Lehmann tilføjer, at de i projektets analysefase også drøftede problemstillingerne med medlemmerne i Den Storkøbenhavnske Digitaliseringsforening (DSD). Det bekræftede, at Rødovre bestemt ikke står alene med denne udfordring.
Inge Speiermann-Vognsen: ”Vi er kendt som en indkøbs- og drifts organisation, men KOMBIT blev sat i verden for at understøtte kommunernes kernedrift, og det kræver god og effektiv it. Derfor er det en del af KOMBITs DNA at rådgive den enkelte kommune og hjælpe den lokale it-drift til at blive mere effektiv, blandt andet ved at få fjernet dubletter – altså it-løsninger der har samme funktionalitet. Løsningen i Rødovre har et stort potentiale, der vil kunne bruges i mange kommuner.”
Chefkonsulent Jens Kastenskov, KOMBIT: ”KOMBIT arbejder også med porteføljestyring for at optimere indsatsen med at håndtere de mange genudbud der skal gennemføres i de kommende år. De erfaringer har vi bidraget med, da vi sammen med Rødovre Kommune har udviklet dashboardet. Vi har også haft en god dialog med OS2 der har været behjælpelig med viden om Kitos, der har været nødvendig for at få de data, der er grundlaget for dashboardet. Vi har hørt fra andre kommuner, at de er interesserede i resultaterne fra Rødovre Kommune ved at optimere deres IT-portefølje, så vores fælles projekt rammer tilsyneladende et emne som mange kommuner finder interessant”.