Microsofts nye licenspolitik rammer hårdt og præcist ned i kommunernes budgetter. I Herning Kommune koster det omkring 1 mio. kr. ekstra om året. ”Omvendt åbner licenserne fra Microsoft også nogle nye muligheder, som vi skal blive bedre til at udnytte,” siger afdelingsleder Kim Skotte Larsen, IT & digitalisering, Herning Kommune.
Store internationale tech-giganter som Microsoft, ændrer løbende deres licenser og licenspolitik og det fører til nye muligheder i kommunerne, men også til nye priser – der i reglen er højere. Herning Kommune, som har omkring 4.000 licensbetalende brugere oplever markante prisstigninger, uden at kommunens it-afdeling oplever, at den får mere for pengene.
Kim Skotte Larsen: ”Vi er nødt til at tænke os rigtig godt om, når der indgås nye aftaler med Microsoft. Inden længe kommer nye versioner og opgraderinger af operativsystemer, programmer og tjenester, og priserne stiger nærmest af sig selv.”
I mangt og meget minder prisstrukturen om den, de fleste TV-kunder kender fra prissætningen på TV-pakker. Man har en TV-pakke med 100 TV-programmer, men ser kun maksimalt 20 af dem. Hvis man forsøger at skære udgifterne til ved at ændre i pakkerne, forsvinder det ene program i den del af pakken, man ser allermest. Og så er man lige vidt.
”Det er helt sikkert, at vi ikke er gode nok til at udnytte de nye muligheder, som Microsoft lancerer, men omvendt er det også meget svært, at få ændringer i pakkerne, der passer til vores medarbejderes behov. Vi har som kunder den oplevelse, at vi reelt ikke får et valg. Det bliver nærmest dyrere at vælge fra. Derfor kunne vi trække på skuldrene og køre videre, men det kan også blive dyrt at gøre”.
Kim Skotte Larsen understreger, at Herning Kommune overordnet set er meget tilfreds med Microsofts produkter og services. Herning Kommune indkøber software på de to SKI-aftaler 02.06 (Standard Software). Sidstnævnte hedder Microsoft aftalen.
Jævnlige tilbagemeldinger
Herning Kommune er ikke alene om at blive ramt af ekstra udgifter til Microsofts licenser. Flere andre kommuner har meldt noget tilsvarende ud.
En del af prisstigningerne skyldes, at kommuner flytter data fra lokalt installerede licenser (on premise red.) og op i skyen. Det giver nogle muligheder for at ændre arbejdsgange, men også nogle større regninger.
Det skal dog siges, at kunder har en vis mulighed for at vælge licensniveau gennem forskellige grundpakker samt diverse tilkøbsmuligheder til disse.
Men det er en øvelse, som bliver mere og mere kompleks, da pakkesammensætning og priser styres suverænt af Microsoft og det sker løbende.
To aftaler
I Herning Kommune har man overordnet set to aftaler. En på skoleområdet, EES-agreement, som tæller antallet af ansatte. Kommunen betaler for medarbejdernes adgang og kan frit licensere Microsoft til skoleeleverne. Alle elever fra 3. klasse til de forlader folkeskolen har en bærbar enhed med adgang til Office. Der er omkring 10.000 på skoleområdet – heraf er langt hovedparten skoleelever. Ingen on-premise licenser.
Den anden aftale er på administrationen. Her har kommunen gentegnet kontrakten i foråret.
Herning Kommune fortæller, at deres E3-aftale i foråret 2020 med 3900 Office 365 licenser gælder de kommende tre år.
Denne aftale afløste et miniudbud med 4100 licenser, som kommunen gennemførte for tre år siden og som udløb i foråret 2020. Kommunen havde også en SKI-aftale på Windows 10, som blev justeret til miniudbuddet. Men da Windows 10 aftalen fra SKI – ikke blev indgået på samme tidspunkt som Office 365 miniudbuddet – bliver tilpasningen mellem de to aftaler ikke ”omkostningsneutral” for kommunen.
Så selv om kommunen nu har 200 færre licenser (3900 i stedet for 4100 red.) så bliver det på ingen måde billigere, da kommunen har foretaget justeringer mellem de to aftaler.
”Da den ene E3-aftale aftale udløber i foråret i 2020 og erstattes af den nyeste aftale – og vi samtidig har en Windows 10 aftale, der udløber på et andet tidspunkt, men som vi gerne vil have tilpasset ind i den nye aftale, så kommer problemerne. Windows 10 er i Microsoft termer et ”standardiseringsprodukt”, mens ”Office 365” – er ”onlineprodukter””.
”Når vi sætter disse to kategorier af aftaler sammen, kan vi ikke justere antallet af licenser ned i aftalens løbetid – altså i tre år. Det hedder, at når ”standardiseringsprodukter” sættes sammen med ”onlineprodukter”, bliver det standardiseringsprodukter – altså Windows 10 - der vægter mest.”
”Vi kan godt gå op i antal licenser, men ikke gå ned. Det er svært at forklare, men det er Microsoft, der bestemmer,” siger Kim Skotte Larsen.
I foråret, da Herning Kommune skulle vi finde ud af deres licenser de skulle købe hos Microsoft, introducerede Microsoft eksempelvis cal-licenser, der giver adgang til Microsofts servere i skyen. Det var Windows 10 licenser med ekstra sikkerhed. Microsoft har bundtet dette i det nye Office 365.
”Samlet set bliver det noget dyrere, men vi har også fået mere for pengene. Det har en fordel, men kun hvis vi udnytter det. Hvis vi havde fornyet aftalen – en til en – havde vi fået det billigere. Men vi har valgt nogle af de nyere services – og dyrere produkter. Det vil vi få brug for. Det handler om, at vi vil gerne have skubbet Teams mere ud i organisationen. Noget vi har haft stor nytte af under coronaperioden med virtuelle møder. Hermed får vi skabt mere effektivitet og fleksibilitet og skabt mere værdi. Men produkterne skal også implementeres,” siger Kim Skotte Larsen.
Når man sætter en prognose for medarbejderne de kommende tre år, så er den dyreste licens fem gange dyrere end nummer to kategori og 10 gange dyrere end den billigste. ”
”Samlet set bliver det 1 mio. kr. dyrere end tidligere, men det var det blevet uanset om hvilken aftale vi havde valgt at købe ind efter. De produkter, der er i Office 365, består af flere og flere produkter, der smelter ind i hinanden. Vi kan ikke undvære de programmer. Det er ret komplekst,” siger Kim Skotte Larsen.
Kim Skotte Larsen: ”Vi er nødt til at tænke os rigtig godt om, når der indgås nye aftaler med Microsoft. Inden længe kommer nye versioner og opgraderinger af operativsystemer, programmer og tjenester, og priserne stiger nærmest af sig selv.”
I mangt og meget minder prisstrukturen om den, de fleste TV-kunder kender fra prissætningen på TV-pakker. Man har en TV-pakke med 100 TV-programmer, men ser kun maksimalt 20 af dem. Hvis man forsøger at skære udgifterne til ved at ændre i pakkerne, forsvinder det ene program i den del af pakken, man ser allermest. Og så er man lige vidt.
”Det er helt sikkert, at vi ikke er gode nok til at udnytte de nye muligheder, som Microsoft lancerer, men omvendt er det også meget svært, at få ændringer i pakkerne, der passer til vores medarbejderes behov. Vi har som kunder den oplevelse, at vi reelt ikke får et valg. Det bliver nærmest dyrere at vælge fra. Derfor kunne vi trække på skuldrene og køre videre, men det kan også blive dyrt at gøre”.
Kim Skotte Larsen understreger, at Herning Kommune overordnet set er meget tilfreds med Microsofts produkter og services. Herning Kommune indkøber software på de to SKI-aftaler 02.06 (Standard Software). Sidstnævnte hedder Microsoft aftalen.
Jævnlige tilbagemeldinger
Herning Kommune er ikke alene om at blive ramt af ekstra udgifter til Microsofts licenser. Flere andre kommuner har meldt noget tilsvarende ud.
En del af prisstigningerne skyldes, at kommuner flytter data fra lokalt installerede licenser (on premise red.) og op i skyen. Det giver nogle muligheder for at ændre arbejdsgange, men også nogle større regninger.
Det skal dog siges, at kunder har en vis mulighed for at vælge licensniveau gennem forskellige grundpakker samt diverse tilkøbsmuligheder til disse.
Men det er en øvelse, som bliver mere og mere kompleks, da pakkesammensætning og priser styres suverænt af Microsoft og det sker løbende.
To aftaler
I Herning Kommune har man overordnet set to aftaler. En på skoleområdet, EES-agreement, som tæller antallet af ansatte. Kommunen betaler for medarbejdernes adgang og kan frit licensere Microsoft til skoleeleverne. Alle elever fra 3. klasse til de forlader folkeskolen har en bærbar enhed med adgang til Office. Der er omkring 10.000 på skoleområdet – heraf er langt hovedparten skoleelever. Ingen on-premise licenser.
Den anden aftale er på administrationen. Her har kommunen gentegnet kontrakten i foråret.
Herning Kommune fortæller, at deres E3-aftale i foråret 2020 med 3900 Office 365 licenser gælder de kommende tre år.
Denne aftale afløste et miniudbud med 4100 licenser, som kommunen gennemførte for tre år siden og som udløb i foråret 2020. Kommunen havde også en SKI-aftale på Windows 10, som blev justeret til miniudbuddet. Men da Windows 10 aftalen fra SKI – ikke blev indgået på samme tidspunkt som Office 365 miniudbuddet – bliver tilpasningen mellem de to aftaler ikke ”omkostningsneutral” for kommunen.
Så selv om kommunen nu har 200 færre licenser (3900 i stedet for 4100 red.) så bliver det på ingen måde billigere, da kommunen har foretaget justeringer mellem de to aftaler.
”Da den ene E3-aftale aftale udløber i foråret i 2020 og erstattes af den nyeste aftale – og vi samtidig har en Windows 10 aftale, der udløber på et andet tidspunkt, men som vi gerne vil have tilpasset ind i den nye aftale, så kommer problemerne. Windows 10 er i Microsoft termer et ”standardiseringsprodukt”, mens ”Office 365” – er ”onlineprodukter””.
”Når vi sætter disse to kategorier af aftaler sammen, kan vi ikke justere antallet af licenser ned i aftalens løbetid – altså i tre år. Det hedder, at når ”standardiseringsprodukter” sættes sammen med ”onlineprodukter”, bliver det standardiseringsprodukter – altså Windows 10 - der vægter mest.”
”Vi kan godt gå op i antal licenser, men ikke gå ned. Det er svært at forklare, men det er Microsoft, der bestemmer,” siger Kim Skotte Larsen.
I foråret, da Herning Kommune skulle vi finde ud af deres licenser de skulle købe hos Microsoft, introducerede Microsoft eksempelvis cal-licenser, der giver adgang til Microsofts servere i skyen. Det var Windows 10 licenser med ekstra sikkerhed. Microsoft har bundtet dette i det nye Office 365.
”Samlet set bliver det noget dyrere, men vi har også fået mere for pengene. Det har en fordel, men kun hvis vi udnytter det. Hvis vi havde fornyet aftalen – en til en – havde vi fået det billigere. Men vi har valgt nogle af de nyere services – og dyrere produkter. Det vil vi få brug for. Det handler om, at vi vil gerne have skubbet Teams mere ud i organisationen. Noget vi har haft stor nytte af under coronaperioden med virtuelle møder. Hermed får vi skabt mere effektivitet og fleksibilitet og skabt mere værdi. Men produkterne skal også implementeres,” siger Kim Skotte Larsen.
Når man sætter en prognose for medarbejderne de kommende tre år, så er den dyreste licens fem gange dyrere end nummer to kategori og 10 gange dyrere end den billigste. ”
”Samlet set bliver det 1 mio. kr. dyrere end tidligere, men det var det blevet uanset om hvilken aftale vi havde valgt at købe ind efter. De produkter, der er i Office 365, består af flere og flere produkter, der smelter ind i hinanden. Vi kan ikke undvære de programmer. Det er ret komplekst,” siger Kim Skotte Larsen.