Brugerklubben SBSYS har valgt to leverandører til at drive udvikling, vedligehold og support af medlemmernes ESDH-løsning og integrationsplatform i de kommende fire år. Der var genvalg til Convergens/Dafolo på integrationsplatformen, SBSIP. Ny på holdet er Netcompany, som vandt udbuddet om ESDH-systemet SBSYS.
Forrige gang, SBSYS-løsningerne blev sendt i EU-udbud, var i 2016, hvor udbuddet blev fordelt på tre aftaler med fem leverandører. I den nye udbudsrunde, som blev afgjort ultimo oktober 2020, har Brugerklubben opdelt konkurrenceudsættelsen af sin løsningsportefølje i to ligeværdige udbudsrunder. Rammeaftalen på SBSIP er estimeret til 55 – 80 mio. kr. og rammeaftalen på ESDH er estimeret til 40 – 60 mio. kr.
Alle udviklings-, vedlighold- og supportaktiviteter af SBSYS og SBSIP samlet under hver sin aftale med gensidige forpligtelser og SLA’er på tværs af aftalerne til gavn for Brugerklubbens 40 medlemmer. Convergens fortsætter som leverandør på integrationsplatformen SBSIP, mens Netcompany overtager kontrakten om at videreføre SBSYS ESDH-systemet fra Miracle.
”Det var et tæt og kompetent opløb med skarpe bud, og alle var med til det sidste. Brugerklubbens udbudsgruppe, der består af medlemsrepræsentanter med forretningsviden og teknisk indsigt i arkitektur og it-sikkerhed, har siden sommerferien gennemført et solidt arbejde for at komme godt i mål. Trods Corona-restriktioner siden igangsættelsen af udbuddet er det lykkedes at gennemføre de mange møderunder, der skal til. Alle bud, såvel de indledende op til forhandlingsrunden som de endelige tilbud, er blevet grundigt analyseret og vægtet i forhold til leverandørernes besvarelser”.
”Vi er godt tilfredse med, hvordan forløbet har været og oplever, at vi står tilbage med to professionelle og dedikerede leverandører,” siger chefstrateg Jørgen Kristensen Rasch, Brugerklubben SBSYS.
Der har været god interesse for Brugerklubbens udbudsrunder fra kendte leverandører på det offentlige marked, men også it-leverandører uden branchekendskab har vist interesse som potentielle bydere.
To udbudskonsulentfirmaer
Brugerklubben, der består af 39 kommuner og en region, har sammen med udbudskonsulenter fra OptimumIT på den tekniske del og Tolstrup & Hvilsted på den juridiske del, beskrevet udbudsmaterialet.
Jørgen Kristensen Rasch: ”Kernen i Brugerklubben SBSYS´ udbud er, at vi som et offentligt fællesskab ejer og har ansvar for kode og løsningsplatform til vores ESDH-system og vores integrationsplatform. Vi skal sikre medlemmernes investeringer, når vi udfordrer markedet og os selv i en udbudsrunde. Derfor anvender vi udbudsforløbet til at gentænke de 39 medlemskommuners og Region Midtjyllands løsningsbehov.
”Vi har brug for ekstern bistand til at kigge os efter i kortene, styre processen og lande en rammeaftale, der fortsat kan øge medlemmernes digitaliseringsgrad. Begge aftalers leverancespor bygger på Brugerklubbens Udviklingsplan 2021 med tilhørende Roadmap samt genbrug af eksisterende byggeklodser og moduler, vi løbende har moderniseret”.
”I et traditionelt EU-udbud om et standardsystem, er det leverandøren, der ejer licenserne. Når kontraktperioden udløber, har kunden ikke længere rettighederne til dem. Så starter man som kunde i princippet forfra. Det undgår vi med vores forretningsmodel, og det er ret vigtigt, da omverdenens krav til løsningerne hele tiden forandrer sig i kraft af digitaliseringen. Brugerklubbens mål er at kunne tilpasse sig forandringerne med rettidig omhu.”
”Vores kode har nu en høj kvalitet, da den løbende er blevet omlagt og moderniseret, som beskrevet i det seneste udbud i 2016. Denne gang har vi beskrevet en leverancefase, hvor vi efterspørger nogle udviklingspakker, der kommer til at definere vores fremtid. Eksempelvis har vi en udviklingspakke om Næste Generation Digital Post (NGDP). En pakke der handler om omlægning til Fordelingskomponenten i KDI og flere pakker, der sigter på omlægning til autoritative kilder. Her byder leverandørerne så ind med beskrivelser af, hvordan de vil løse det. Leverandørerne tager udgangspunkt i de komponenter, vi allerede har og tegner løsninger med respekt for rammearkitekturen. Det vil sige mest muligt genbrug, serviceorienteret arkitektur og løst koblede forbindelser til samspil mellem fællesoffentlige løsninger og fagsystemer”.
ESDH
På ESDH-området vandt Netcompany over Miracle, der i 2016 tog over efter Ditmer.
”Vi har været rigtigt glade for samarbejdet med Miracle. De har udført et kæmpe stykke arbejde siden 2016 med at rydde op i kode, omlægge funktionalitet, udvikle API’er og sikre en fyldestgørende dokumentation.”
Brugerklubben benchmarker løbende koden for deres løsninger. Målet er at skabe sikkerhed for, at hver gang Brugerklubben tager en ny opdateret version af et program i brug, er den bedre end den foregående version.
””Vi vurderer, at den forbedrede kodekvalitet og gennemsigtigheden af SBSYS-løsningens opbygning ligger til grund for den øgede interesse for at byde på SBSYS denne gang og den skarpe konkurrence, det har medført,” siger Jørgen Kristensen Rasch.
”Vi imødeser et godt samarbejde med Netcompany om at udvikle, forvalte og ombryde SBSYS ESDH-løsningen, så den fortsat kan leve op til de krav, Brugerklubben stiller til en dokument- og sagscontainer, der skal fungere som en myndigheds/forvaltningskomponent i rammearkitekturen.”
Kontrakten er indgået den 9. oktober 2020. Stand Still perioden for klager udløb den 23. oktober. Parterne er nu i gang med afklaringsfasen, inden arbejdet med transition og leverancer for alvor sættes i gang.
FAKTA
Brugerklubben SBSYS i udbud med to platforme.
1) “Myndighedskomponent som er ESDH-systemet SBSYS med sager, beslutninger, dokumenter, og som er sikringen af ”redelig sagsbehandling i dialogen med borgerne og andre myndigheder”
2) “Integrationsplatformen, SBSIP, der stilles til rådighed for andre fagsystemer, som ikke er sagsbærende og som kan kommunikere kan med de nye services i Service Orienteret arkitektur. Integrationsplatformen sporer den kommunikation, der er på tværs af systemer.
”Der har været fuld opbakning til at investere de ekstra ressourcer, der skal til for at sikre medlemmerne maksimalt samspil med alle de data, der kommer udefra, som Grunddataprogram, KDI, Monopolbrudssystemer, Næste Generation Digital Post”.
Samtidig forvandles SBSYS’ myndighedskomponent til en åben og agil infrastruktur, som via en web-grænseflade understøtter medlemmernes behov for brugertilpassede, tværfaglige forløb og via web-API kan bistå andre digitale løsninger med dokumentation af sagsforløb og beslutningsgrundlag,” siger Jørgen Kristensen Rasch.
Alle udviklings-, vedlighold- og supportaktiviteter af SBSYS og SBSIP samlet under hver sin aftale med gensidige forpligtelser og SLA’er på tværs af aftalerne til gavn for Brugerklubbens 40 medlemmer. Convergens fortsætter som leverandør på integrationsplatformen SBSIP, mens Netcompany overtager kontrakten om at videreføre SBSYS ESDH-systemet fra Miracle.
”Det var et tæt og kompetent opløb med skarpe bud, og alle var med til det sidste. Brugerklubbens udbudsgruppe, der består af medlemsrepræsentanter med forretningsviden og teknisk indsigt i arkitektur og it-sikkerhed, har siden sommerferien gennemført et solidt arbejde for at komme godt i mål. Trods Corona-restriktioner siden igangsættelsen af udbuddet er det lykkedes at gennemføre de mange møderunder, der skal til. Alle bud, såvel de indledende op til forhandlingsrunden som de endelige tilbud, er blevet grundigt analyseret og vægtet i forhold til leverandørernes besvarelser”.
”Vi er godt tilfredse med, hvordan forløbet har været og oplever, at vi står tilbage med to professionelle og dedikerede leverandører,” siger chefstrateg Jørgen Kristensen Rasch, Brugerklubben SBSYS.
Der har været god interesse for Brugerklubbens udbudsrunder fra kendte leverandører på det offentlige marked, men også it-leverandører uden branchekendskab har vist interesse som potentielle bydere.
To udbudskonsulentfirmaer
Brugerklubben, der består af 39 kommuner og en region, har sammen med udbudskonsulenter fra OptimumIT på den tekniske del og Tolstrup & Hvilsted på den juridiske del, beskrevet udbudsmaterialet.
Jørgen Kristensen Rasch: ”Kernen i Brugerklubben SBSYS´ udbud er, at vi som et offentligt fællesskab ejer og har ansvar for kode og løsningsplatform til vores ESDH-system og vores integrationsplatform. Vi skal sikre medlemmernes investeringer, når vi udfordrer markedet og os selv i en udbudsrunde. Derfor anvender vi udbudsforløbet til at gentænke de 39 medlemskommuners og Region Midtjyllands løsningsbehov.
”Vi har brug for ekstern bistand til at kigge os efter i kortene, styre processen og lande en rammeaftale, der fortsat kan øge medlemmernes digitaliseringsgrad. Begge aftalers leverancespor bygger på Brugerklubbens Udviklingsplan 2021 med tilhørende Roadmap samt genbrug af eksisterende byggeklodser og moduler, vi løbende har moderniseret”.
”I et traditionelt EU-udbud om et standardsystem, er det leverandøren, der ejer licenserne. Når kontraktperioden udløber, har kunden ikke længere rettighederne til dem. Så starter man som kunde i princippet forfra. Det undgår vi med vores forretningsmodel, og det er ret vigtigt, da omverdenens krav til løsningerne hele tiden forandrer sig i kraft af digitaliseringen. Brugerklubbens mål er at kunne tilpasse sig forandringerne med rettidig omhu.”
”Vores kode har nu en høj kvalitet, da den løbende er blevet omlagt og moderniseret, som beskrevet i det seneste udbud i 2016. Denne gang har vi beskrevet en leverancefase, hvor vi efterspørger nogle udviklingspakker, der kommer til at definere vores fremtid. Eksempelvis har vi en udviklingspakke om Næste Generation Digital Post (NGDP). En pakke der handler om omlægning til Fordelingskomponenten i KDI og flere pakker, der sigter på omlægning til autoritative kilder. Her byder leverandørerne så ind med beskrivelser af, hvordan de vil løse det. Leverandørerne tager udgangspunkt i de komponenter, vi allerede har og tegner løsninger med respekt for rammearkitekturen. Det vil sige mest muligt genbrug, serviceorienteret arkitektur og løst koblede forbindelser til samspil mellem fællesoffentlige løsninger og fagsystemer”.
ESDH
På ESDH-området vandt Netcompany over Miracle, der i 2016 tog over efter Ditmer.
”Vi har været rigtigt glade for samarbejdet med Miracle. De har udført et kæmpe stykke arbejde siden 2016 med at rydde op i kode, omlægge funktionalitet, udvikle API’er og sikre en fyldestgørende dokumentation.”
Brugerklubben benchmarker løbende koden for deres løsninger. Målet er at skabe sikkerhed for, at hver gang Brugerklubben tager en ny opdateret version af et program i brug, er den bedre end den foregående version.
””Vi vurderer, at den forbedrede kodekvalitet og gennemsigtigheden af SBSYS-løsningens opbygning ligger til grund for den øgede interesse for at byde på SBSYS denne gang og den skarpe konkurrence, det har medført,” siger Jørgen Kristensen Rasch.
”Vi imødeser et godt samarbejde med Netcompany om at udvikle, forvalte og ombryde SBSYS ESDH-løsningen, så den fortsat kan leve op til de krav, Brugerklubben stiller til en dokument- og sagscontainer, der skal fungere som en myndigheds/forvaltningskomponent i rammearkitekturen.”
Kontrakten er indgået den 9. oktober 2020. Stand Still perioden for klager udløb den 23. oktober. Parterne er nu i gang med afklaringsfasen, inden arbejdet med transition og leverancer for alvor sættes i gang.
FAKTA
Brugerklubben SBSYS i udbud med to platforme.
1) “Myndighedskomponent som er ESDH-systemet SBSYS med sager, beslutninger, dokumenter, og som er sikringen af ”redelig sagsbehandling i dialogen med borgerne og andre myndigheder”
2) “Integrationsplatformen, SBSIP, der stilles til rådighed for andre fagsystemer, som ikke er sagsbærende og som kan kommunikere kan med de nye services i Service Orienteret arkitektur. Integrationsplatformen sporer den kommunikation, der er på tværs af systemer.
”Der har været fuld opbakning til at investere de ekstra ressourcer, der skal til for at sikre medlemmerne maksimalt samspil med alle de data, der kommer udefra, som Grunddataprogram, KDI, Monopolbrudssystemer, Næste Generation Digital Post”.
Samtidig forvandles SBSYS’ myndighedskomponent til en åben og agil infrastruktur, som via en web-grænseflade understøtter medlemmernes behov for brugertilpassede, tværfaglige forløb og via web-API kan bistå andre digitale løsninger med dokumentation af sagsforløb og beslutningsgrundlag,” siger Jørgen Kristensen Rasch.